Лабораторная работа №2 «Создание таблиц с помощью программ ms Excel и OpenOffice.Org Calc»

Целью лабораторной работы является изучение основных операций табличных процессоров MS Excel и OpenOffice.org Calc, а также наработка практических навыков по созданию и оформлению документов.

1. Что такое табличный процессор и для чего нужны Excel и Calc

Excel — табличный процессор, входящий в комплект Microsoft Office и предназначенный для обработки информации, представленной в табличной форме. В отличие от текстового процессора Word, предназначенного для оформления текстовых документов, Excel специализирован для выполнения вычислений с табличными данными. Excel имеет большое количество встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений. С другой стороны, Excel — это среда, ориентированная на непрограммирующего пользователя, что делает его популярным среди экономистов, бухгалтеров и других специалистов, обрабатывающих табличные данные.

Документ Excel называется рабочей книгой, состоящей из набора рабочих листов. Книга хранится в виде файла с расширением .xls. Одна книга может содержать до 256 рабочих листов.

В свою очередь, стоит выделить ряд достоинств, присущих MS Excel:

• Реализация алгоритмов в табличном процессоре не требует специальных знаний в области программирования. Большинство расчетов средней сложности может быть представлено в виде некоторого набора достаточно простых математических формул в ячейках, выполняемых шаг за шагом.

• Программа в табличном процессоре оперирует понятиями пространства и отношений, так как создается путём задания взаимосвязи ячеек, расположенных в пространстве листа. Такой подход использует интуитивные представления человека о пространстве и связи явлений. Обычное программирование требует написания последовательности строк текста, которые требуют внимательного прочтения для понимания работы программы.

• В отличие от обычного программирования, требующего строгой последовательности команд для работы программы, табличные процессоры “прощают” ошибки и незаконченность структуры. Какие-то части программы в электронной таблице могут работать, в то время, как другие части могут быть ещё не закончены, что значительно упрощает разработку и отладку программ, что особенно важно на стадии создания алгоритма.

• Вычисление результата в табличном процессоре может быть разбито на необходимое число шагов, каждый из которых может быть определён через формулу в своей ячейке. Ячейки же, в свою очередь, всегда открыты и доступны для пользователя, что позволяет контролировать результаты промежуточных действий и, при необходимости, изменять содержимое ячеек, гибко меняя алгоритм.

• Ячейки таблицы могут содержать не только формулы, но и простой текст, что позволят описывать и комментировать логику работы программы, располагая на листе текстовые комментарии.

• Весь процесс вычисления осуществляется в виде таблиц, поэтому все результаты и промежуточные данные так или иначе представлены в виде таблицы, которая сама по себе представляет ценность, если в результате расчета необходимо сформировать таблицу. Таким образом данные не требуют дополнительной обработки при “публикации” результатов.

• Современные табличные процессоры позволяют использовать средства оформления, такие как, например, цвет и шрифты, которые облегчают понимание программы и несут дополнительную смысловую нагрузку. Существует возможность внедрения в электронные таблицы различного вспомогательного содержимого: изображений, графиков функций и др.

Более кратко это всё можно описать одним основным принципом:

Всё, чем оперирует пользователь, содержится в едином пространстве таблицы: промежуточные и выходные данные, реализации алгоритмов для работы с этими данными, комментарии и документацию, средства графического оформления данных.

OpenOffice.org Calc — табличный процессор, входящий в состав OpenOffice.Org. С его помощью можно анализировать вводимые данные, заниматься расчётами, прогнозировать, сводить данные с разных листов и таблиц, строить диаграммы и графики.

Пошаговый ввод формул в ячейки электронных таблиц с помощью Мастера облегчает формирование сложных и вложенных формул, демонстрирует описания каждого параметра и конечный результат на любом этапе ввода.

Условное форматирование и стили ячеек позволяют упорядочить готовые данные, а сводные таблицы и графики показывают итоги работы.

Более двух десятков форматов импорта и экспорта файлов, включая функции импорта текста позволяют оперировать практически любыми данными. Также с помощью специального инструмента можно импортировать данные из других источников, например, баз данных, а можно создать обновляемый диапазон, чтобы импортируемые данные всегда были актуальны.

Поддерживаются связи между разными электронными таблицами и совместное редактирование данных (начиная с версии OpenOffice.org 3.0).

Доступны разнообразные настройки для печати готовых листов на принтере: масштаб, поля, колонтитулы. А встроенная проверка орфографии, как в текстовом редакторе, позволит улучшить качество готового отчёта.