Тема 5. Теория отбора

Тема 5. Теория отбора.

Теория отбора. Термин ввел В. Стасов.

Отбор - определение соответствия документов профилю комплектования и целесообразности их приобретения для фонда или хранения уже имеющихся документов в фонде (ГОСТ 7.76-96).

В теории отбора по отношению к документам отбор представляет собой целенаправленное сужение множества альтернатив до заданного их количества по критерию предпочтительности.

Цель отбора - принять решение о целесообразности включения документа в БФ, его местонахождении в том или ином структурном подразделении фонда или сохранении в БФ.

Отбор - процесс многоступенчатый. Различают первичный отбор, то есть отбор во внешнем потоке необ­ходимых для приобретения документов, и вторичный отбор, осуществ­ляемый в фонде библиотеки по результатам изучения его состава и ис­пользования с целью докомплектования и освобождения от непрофиль­ных и устаревших документов

Внешние факторы отбора.

Огромный, все возрастающий поток документов. Производство информации многократно опережает возможности ее современного нахождения, переработки и использования, информационный шум возрастает быстрее полезной информации. Негативные последствия этого состоят в затруднении поиска нужной информации.

Научная, художественная и др. неравноценность документов вынуждает отбирать наиболее важные по соответствующим критериям.

Усложняет отбор разнообразие документов различного содержания и формы, возрастание удельного веса нетрадиционных видов документов (напр., электронных).

Состояние книжного рынка: репертуар имеющихся в наличии документов текущего и прошлых лет издания, перспективы выпуска документов, наличие библиографических пособий в помощь комплектованию.

Доступность источников пополнения фонда.

Внутренние факторы учитывают профиль, состав, величину и степень использования фонда данной библиотеки, библиотечного фонда региона, страны; количество и характер отказов; финансовые возможности библиотеки; транспортные и информационные связи библиотеки с источниками пополнения фонда.

Вторичный отбор объективно обусловлен противоречием между статичностью сформированного фонда и динамичностью окружающего мира. Старение означает снижение с течением времени семантической ценности информации, т.е. актуальности, новизны, практической полезности и т.д.; физический износ материальной основы документа.

Объективные причины вторичного отбора: изменение профиля фонда, активности спроса, приводящее к появлению неиспользуемой части фонда. Низкий спрос может объясняться качествами документа, сложностью или примитивностью изложения материала, неудовлетворительным оформлением, неудобным форматом, низким качеством бумаги, отсутствием иллюстраций и др.

Субъективные причины проведения вторичного отбора: ошибки первичного отбора, вызванные уровнем квалификации библиотекаря-фондовика, влиянием его личного вкуса на приобретение и размещение документа; недочеты библиографических пособий, на которые опирается комплектатор; недоработки книгоиздательской системы.

Т.о., вторичный отбор придает формированию фонда законченность, позволяет библиотекарю активно управлять фондом, регулировать его состав и величину, уточнять профиль комплектования, получать данные для прогнозирования.

Итогом первичного и вторичного отбора в их совокупности является постоянное обновление библиотечного фонда, т.е. непрерывный процесс изменения качественно-количественных характеристик библиотечного фонда в соответствии с моделью.

Показателем степени обновления за расчетный период служит обновляемость.

Н=П/Фк100%,

где П - объем новых поступлений; Фк - конечный объем фонда вместе с новыми поступлениями и за вычетом исключенных документов за расчетный период.

Превышением поступления нужных документов над выбытием ненужных обеспечивается рост фонда.

Критерии отбора.

Т.к. фонд формируется на основе отбора, необходимо иметь представление о критериях (от греч. kriterion - мерило оценки) его качества и эффективности.

Социальный критерий качества отбора - это признак, на основании которого можно судить, целесообразно ли иметь данный документ в фонде.

Отбор представляет собой выделение из множества документов только тех, которые имеют ценность.

Ценность - это предпочтительность одного документа другому по некоторому существенному для библиотеки признаку, либо по их совокупности.

Критерии определяются многообразно в пределах трех основных видов:

• критерий соответствия вида и содержания документа профилю фонда;

• критерий информационной или эстетической ценности документа;

• критерий актуальности документа.

Ценность - категория относительная, т.е. для разных пользователей один и тот же документ может иметь различную степень ценности. Ценны документы, обладающие свойством актуальности, т.е. способностью удовлетворить информационную потребность в данный момент. Актуальность сохраняется в течение того времени, пока у пользователей имеется потребность в документе. После ее удовлетворения ценность документа резко снижается и он переводится на пассивный уровень хранения или исключается из фонда.

В основе предпочтения лежат и субъективные факторы: наличие или отсутствие в БФ аналогичного или взаимозаменяемого документа, вкус и квалификация библиотекаря и др.

Т.о., ценность представляет собой единство объективного и субъективного. При отборе библиотекарь исходит из степени объективной ценности документа, но учитывает и его субъективную ценность для пользователей своей библиотеки и приобретает (оставляет в фонде) лишь тот, которому свойственны максимальное количество объективных и субъективных качеств.

Поскольку отбор осуществляется в целях будущего использования документа, важно предвидеть степень этого использования. Чем точнее прогноз будущего спроса, тем точнее отбор. При прогнозировании учитываются приоритетность темы, тип документа, его автор, издательство и др.

Концепция полноты библиотечного фонда

Полнота фонда - степень охвата документов в библиотечном фонде, исчисляемая отношением имеющихся в фонде библиотеки документов определенной тематики (вида) к числу документов той же тематики (вида), вышедших в свет (Библиотечное дело: Терминологический словарь.-М.,1997).

В ходе отбора каждая библиотека стремится к наибольшей полноте по основному профилю своего фонда, все более уменьшая ее степень по мере комплектования второстепенными, третьесте­пенными и т. д. по важности (с точки зрения своего профиля) документами. В соответствии с этим определяют число степеней полноты. Так, Екатерина Трифоновна Селиверстова (Киев) пред­ложила терминологию и формализованный на основе закона Брэдфорда подход к степеням достижения полноты (1980):

- исчерпывающая — приобретение (сохранение) 100 % выхо­дящих в свет документов;

- максимально релевантная — до 75 %;

- ядерная (составляющая ядро фонда) — около 30 %;

- справочная (справочники, учебники, словари) — до 20 % общего числа документов по профилю фонда.

При этом возможна ситуация, когда в одном и том же фонде— для разных его структурных частей — присутствуют несколько или даже все виды полноты. Так, областная универсальная биб­лиотека исчерпывающе формирует фонд краеведческих докумен­тов, максимально релевантно — по основному профилю фонда, выборочно — по смежной тематике, например, общеобразователь­ной литературы, справочной — учебниками, словарями, энцикло­педиями и т. п.

Понятие оптимальности полноты распространяется на все существенные признаки фонда — прежде всего на количество и состав названий, а также на экземплярность, соотношение доку­ментов различных видов, типов, языка, возраста, принадлежности к структурному подразделению. Задача ФБФ состоит в том, чтобы фонд был оптимален во всех отношениях.

Избыточность и недостаточность БФ. Если полнота фонда намного превышает потребности пользователей, она считается избыточной, а если не обеспечивает их в оптимальных пределах - недостаточной.

Избыточная полнота фонда - наличие в фонде излишнего количества документов, которые не полностью соответствуют профилю библиотеки и читательскому спросу (Библиотечное дело: Терминологический словарь.-М.,1997).

Полнота достигается и при наличии и при отсутствии избыточности. Возможны ситуации, когда число одних документов избыточно, тогда как других - недостаточно; когда полнота части БФ избыточна, а фонд в целом - неполон.

Недостаточная полнота БФ в целом или любой его части всегда нежелательна. Избыточность же до определенных границ сказывается положительно. Избыточностью создается запас надежности БФ.

Полезная избыточность достигается увеличенным, по сравнению с сиюминутными потребностями, числом названий и экземпляров профильных документов.

Приобретая избыточные документы, исходят из перспектив расширения возможного числа пользователей ими, необходимостью их замены в связи с их изношенностью, невозвратом и др. Избыточные документы выделяют физически в качестве резервного фонда.

Однако за пределами рациональной величины избыточность нежелательна. Она создает информационный шум, переполненность хранилищ, увеличение затрат на содержание фонда. Из-за ошибок первичного отбора, изменения спроса, устаревания документов и др. очень важен вторичный отбор, в ходе которого создают обменный фонд.

Исчерпывающая и относительная полнота БФ.

Исчерпывающая полнота фонда - наличие в библиотечном фонде всех документов по его профилю. Является недостижимой задачей, т.к. действующие в информационных процессах закономерности рассеяния информации и трудности глобального охвата документов делают нереальной их концентрацию в одном фонде (Библиотечное дело: Терминологический словарь.-М.,1997).

Относительная полнота фонда - реально достижимая степень максимальной укомплектованности библиотечного фонда по его профилю с учетом действующей в библиотечно-информационных процессах закономерности рассеяния и концентрации информации. (Библиотечное дело: Терминологический словарь.-М.,1997).

В настоящее время работает концепция исчерпывающей полноты в рамках ограничения профилем фонда (т.н. рассеянная полнота, по Гегелю). Эта идея используется в практике комплектования ряда крупнейших библиотек (напр., ВПТБ, ВНТИЦ). Могут быть ограничения по тематике (РНТБ, БелСХБ, РНМБ и др.). Система бесплатного обязательного экземпляра в России создает библиотекам условия для обеспечения исчерпывающей полноты отечественных изданий в их фондах. В Беларуси нет закона об обязательном экземпляре. Порядок предоставления обязательного экземпляра определяется рядом постановлений Совета Министров, которые обязывают всех изготовителей печатной продукции рассылать обязательные бесплатные и платные экземпляры печатных изданий согласно Реестру. Сейчас в республике 82 организации получают обязательный бесплатный экземпляр.

Информационная и документная полнота БФ.

Полноту БФ можно рассматривать также как информационную и документную (Терешин В.И.). Понятие информационной полноты относится к семантическому содержанию документов, к объему той информации, которой располагает БФ. Понятие документной полноты распространяется на внешние характеристики БФ, прежде всего на число документов, заключающих в себе идентичную информацию. При хорошем отборе минимальным числом документов можно представить максимум информации (требование минимакса), при плохом отборе большое количество документов может содержать в себе мало информации - если она повторяется, непрофильна, устарела и т.д.

Если установлено, что с получением новых документов ранее приобретенные не увеличивают информационной полноты фонда, это не является основанием для их исключения. Эти документы могут повысить уровень полезной избыточности фонда.

Концепция информационной и документной полноты позволяет резко ограничить возможности удовлетворения информационных потребностей собственным фондом, одновременно широко используя совокупный информационный потенциал общества. Идея информационной полноты хорошо согласуется с концепцией рассеянной полноты.

Ядро БФ.

Ядро БФ - часть библиотечного фонда, включающая наиболее ценные в научно-информационном и художественном отношении документы по профилю библиотеки (Библиотечное дело: Терминологический словарь.-М.,1997).

Термин ввел в 1893 г. Н.А. Рубакин.

В 60-х гг. ХХ в. выработаны научные позиции по вопросу о величине, наполняемости, стабильности состава, обращаемости и других характеристиках фонда.

Цель создания ядра состоит в том, чтобы представить в фонде систему самых лучших профильных документов, своего рода модель обязательного культурного, научного, учебного или производственного минимума знаний каждого пользователя.

В ядро входят, в пределах профиля фонда, документы любого вида, возраста, любой отрасли знания и т.д., отвечающие основному критерию - повышенной, постоянной и устойчивой ценности, что возможно в случае, если ядро отвечает общему в интересах пользователей библиотеки. Т.о., ядро представляет собой типовую часть фонда родственных библиотек.

Отбор документов в ядро подчиняется всем принципам формирования библиотечных фондов. Ядру свойственно как пополнение новыми документами, так и исключение ветхих документов, а также замена лучшими изданиями. Обновление ядра происходит медленнее, чем обновление основного фонда, т.к. документы непреходящей ценности появляются не слишком часто.

Поэтому ядру библиотечного фонда свойственна относительная стабильность состава. Величина ядра зависит исключительно от числа произведений, бесспорно признанных шедеврами научной или художественной мысли. От числа пользователей зависит лишь экземплярность документов, входящих в ядро.

Физически ядро из фонда не выделяют. Важно лишь само его присутствие в библиотеке.

Ядро представляет собой центральную часть фонда, остальную же часть фонда, которая может быть меньше, но может быть и во много раз больше ядра, по предложению В. И. Терешина назвали сферой. Сфера БФ дополняет ядро и содержит литературу активного, но непродолжительного спроса. Основным критерием принадлежности документов к сфере являются узкие временные рамки использования. Сфера может быть источником пополнения ядра: наиболее ценные, выдержавшие проверку спросом, документы переводят через 3-4 года в ядро. Из сферы периодически исключаются устаревшие, непрофильные и другие документы.

В публичных библиотеках сфера намного больше ядра; в научных она может быть и меньше, и боль­ше, чем ядро, это зависит от основных задач, стоящих перед фон­дом. Так, фонд архива печати, депозитария, страховой фонд весь является ядерным. В то же время обменный фонд как таковой ядра не имеет вообще, хотя в нем могут находиться документы, относящиеся к ядру фонда других библиотек.

Ядро фонда публичной библиотеки.

Модели ядра БФ — это особые библиографические указатели наиболее ценной постоянного пользования литературы для фонда конкретной библиотеки. Первые указатели такого вида — типовые каталоги городских, районных, сельских и детских массовых библи­отек — были составлены в 50-х гг. Они содержали перечень обяза­тельных изданий, которые должны быть в ядрах фондов данных библиотек. Новая попытка составить подобные указатели была предпринята в 80-х гг.: РГБ подготовила ряд пособий по моделированию фондов ЦБС.

В последние годы совершенствовалась методика подбора документов в библиографические пособия фондового назначения. Одна­ко они пригодны лишь для фонда массовой библиотеки, и даже не всего фонда, а только для общей части ядра. Построить типовые (библиографические модели для местных частей фондов из-за многообразия их видов практически невозможно. Поэтому не существует библиографических моделей фондов для научных специальных библиотек. Наконец, все библиографические модели фондов ретроспективны: они рекомендуют издания, выпущенные в разные годы, имеющие разную степень новизны и читательского спроса. Между тем для формирования БФ важно не столько ретроспективное, сколько перспективное моделирование. В последние годы практикуются две формы перспективного библиографического моделирования фондов массовых библиотек. Первая разработана РГБ и заключается в централизованном отборе изданий для массовых библиотек. Во втором случае каждая библио­тека составляет библиографический список (или библиографическую картотеку) книг, выбранных из перспективных тематических издательских планов, для пополнения фонда в следующем году. Вторую форму широко используют научные и специальные библиотеки.

Публичная библиотека выполняет образовательную, информационную, досуговую функции. Соответственно ядро фонда должно содержать наиболее ценные и значимые документы различных видов и тематики.

В ядро фонда публичной библиотеки входят издания работ классиков различных наук, художественная классическая литература, лучшая научно-популярная литература, справочные издания, периодические издания.

В силу ограниченности возможностей пользователей и специфики индивидуальных информационных интересов объем ядра может превышать возможности его реального освоения каждым отдельно взятым читателем. Допустима вариативность выбора документов ядра.

По составу ядро ориентировано на обеспечение всех социальных функций, выполняемых библиотекой.

Поскольку ядро призвано удовлетворять общее в интересах пользователей, его содержание в пределах профиля не зависит от их состава, т.к. входящие в него произведения заведомо соответствуют их потребностям. Общее в интересах может проявляться в форме ровного, устойчивого, относительно постоянного использования тех или иных документов, а может характеризоваться и повышенным, но относительно кратковременным спросом наиболее популярных произведений. Последние в ядро не входят. Ядро состоит из произведений, апробированных временем. Обычно к ним проявляется относительно постоянный, но не сверхактивный интерес со стороны пользователей. Поэтому обращаемость книг ядра ниже общей обращаемости фонда. Исключение составляют фонды, предназначенные для детей: дети впервые обращаются к величайшим достижениям мировой культуры и науки, чему способствует знакомство с шедеврами мировой классической литературы и лучшими научно-популярными произведениями.

Другое исключение характерно для библиотек учебных заведений, где учебники и первоисточники относятся к ядру фонда.

По наполнению ядро фонда состоит из двух частей. Одна из них одинакова для всех публичных библиотек. Другая часть, также состоящая из самых ценных произведений, создается с учетом исторических, культурных, социально-экономических, национальных особенностей обслуживаемой территории.

Ядро фонда ЦБС.

Ядро единого фонда ЦБС должно быть представлено широким кругом документов, обеспечивающих выполнение функций библиотеки.

Документы ядра присутствуют в каждом структурном подразделении, но в ЦБ и библиотеках-филиалах оно имеет свою специфику. Фонд филиала должен включать наиболее актуальные, часто используемые документы. В филиалах в ядре представлены наиболее ценные, актуальные документы, поэтому обращаемость в филиалах должна быть относительно высокой. В ЦБ и филиалах присутствует однотипная часть ядра. Расхождения могут быть вызваны специфическими условиями отдельных библиотек, напр., наличием какого-либо предприятия, не имеющего своей специальной библиотеки. В этом случае потребность в отдельных темах вызовет необходимость иметь в составе фонда соответствующую литературу, в том числе и из состава ядра. Книжное ядро филиалов представляет собой самую постоянную часть их фондов.

Ядро ЦБ шире по составу за счет той его части, которая рассчитана на удовлетворение повышенных запросов пользователей всей ЦБС в целом. Вместе с тем ядро ЦБ нельзя отождествлять с ядром единого фонда. Между ними имеются различия количественные (ядро единого фонда формируется в расчете на удовлетворение запросов всех пользователей системы) и качественные (в ядро единого фонда могут входить документы, не являющиеся документами ядра ЦБ).

Ядро фонда научной библиотеки.

Применительно к фондам научных библиотек термин "ядро" начал применяться лишь в 1970-е гг.

Ядро фонда научной библиотеки включает нормативные документы по профилю, работы классиков науки, справочные, информационные издания, научные документы разного вида и периодичности в рамках профиля. В ядро входит также современные научные документы последних лет издания независимо от их вида.

Ядро фонда крупной универсальной научной библиотеки призвано наиболее полно отражать национальные, краеведческие документы и наиболее ценные зарубежные.

Наиболее разработана методика определения ядра фонда пе­риодических изданий специальной научной библиотеки. Научной основой для этого служит установленное Брэдфордом—Ципфом распределение, первая зона которого именуется ядерной. Выявить зарубежные издания этой зоны позволяет их ранжирование по частоте ссылок на них в ведущих отраслевых зарубежных жур­налах. О ней сообщают универсальный указатель библиографи­ческих ссылок (Science Citation Index—SCI), охватывающий две трети всех выходящих в мире научных журналов (США), и биб­лиографическое приложение к нему «Указатель цитируемости жур­налов". В последние годы научные библиотеки в комплектовании зарубежными научными периодическими изданиями используют преимущественно корпоративные формы работы. Созданный консорциум оплачивает льготный доступ к базам данных, как правило, полнотекстовым, и библиотека в течение определенного времени может использовать все предлагаемые ресурсы, превышающие во много раз стоимость подписки (напр., доступ к БД EBSCO предполагает возможность использования 5500 журналов). Отечественные периодические издания, входящие в ядро, каж­дая библиотека устанавливает путем изучения интенсивности спроса на них.