Методичні вказівки

Вивчити елементи інтерфейсу автоматизованої системи контролю і організації діловодства «АСКОД» (АСКОД – Інструкція користувача.doc).

Підготувати відповіді на контрольні запитання.

Підготувати бланк звіту з лабораторної роботи.

1.2.2 Характеристика автоматизованої системи контролю і організації діловодства «Аскод» компанії «Інфо плюс»

Автоматизована система контролю та організації діловодства АСКОД - це комплексне рішення, що забезпечує нагромадження і систематизацію неструктурованої інформації, підтримку орієнтованих на документи ділових процесів і можливості аналізу інформації.

Мета впровадження системи – автоматизація ділових процесів щодо обліку і опрацювання вхідної, вихідної, внутрішньої кореспонденції та звернень громадян, організація контролю за виконанням завдань, безпосередній контроль за виконанням документів та підвищення оперативності взаємодії між підрозділами установи.

Система АСКОД орієнтована на вітчизняне діловодство і підтримує виконання таких функцій:

• виконання уніфікованих технологічних процедур проходження, передачі і опрацювання документів у підрозділах установи;

• введення в базу даних, накопичення та надійне зберігання документів та реєстраційних карток з обов’язковим контролем щодо їх відповідності з наперед визначеними правилами введення інформації;

• автоматизованого контролю показників та ідентифікаційних кодів;

• компонування структури реєстраційної картки за допомогою різних полів та переліків;

• актуалізації нормативно-довідкової інформації (класифікаторів та довідників) на засадах загальноприйнятої системи класифікації і кодування;

• оперативного пошуку реєстраційних карток за будь-якими реквізитами карток;

• наскрізного контролю (відділ контролю, керівник, безпосередній виконавець); контроль термінів виконання документів, оповіщення виконавця і контролера про наближення термінів контролю, про невиконані в термін документи;

• спільного використання електронних і звичайних паперових документів;

• застосування електронного цифрового підпису;

• підтримки шаблонів друкованих документів, перехресних посилань між реєстраційними картками документів;

• формування, перегляду та друкування різноманітних переліків, таблиць та довідок у вигляді фіксованих форм з можливістю відбору даних за визначеними критеріями;

• генерації довільних аналітичних довідок за запитами користувача;

• відправлення, приймання та опрацювання кореспонденції засобами електронної пошти;

• створення тимчасових та використання встановлених схем розсилання доку-ментів у вигляді переліку адресатів з відповідними поштовими та іншими реквізитами. При цьому не виключається відправлення документа на одного адресата без встановлення схеми розсилання;

• забезпечення обробки відповідних квитанцій в режимі електронної пошти з метою контролю за проходженням документів та надання інформації про час отримання документів адресатами-користувачами АСКОД;

• створення та підтримку архівних даних за попередні роки;

• функціонування механізму управління ходом робіт (workflow), яких забезпечує опрацювання і передачу документів між користувачами системи;

• встановлення різних прав доступу користувачів. Здійснюється жорстке розмежування повноважень у системі, підтримка ролі, протоколювання та аудит дій користувачів;

• автоматична обробка звернень громадян, зафіксованих на офіційній Веб-сторінці у розділі „Звернення громадян”, за наперед визначеною комбінацією значень реквізитів реєстраційної картки;

• надання допомоги у вигляді підказок щодо призначення команд та кнопок, виведення на екран інструкцій.

Програмні, інформаційні та технічні засоби системи відповідають принципам гнучкості та адаптивності, що забезпечує можливість внесення змін в архітектуру їх окремих частин, а також зміни їх окремих функцій та розвиток системи відповідно до нових вимог - розширення системи іншими типами кореспонденцій, видами довідників, тощо.

Система АСКОД надає можливість компонування структури реєстраційної картки за допомогою різних полів та переліків.

Інформаційний обмін між компонентами системи, а також зовнішні інформаційні зв’язки здійснюються шляхом використання програмних і технічних засобів локальних мереж, електронної пошти і відповідних режимів функціональних інформаційно-програмних комплексів системи.

Функціональний режим користувача може мати свої особливості, пов’язані з специфікою функціональних обов’язків спеціаліста. Головна вимога до функціональних режимів системи - асинхронність, незалежність користувачів один від одного.

Рівень захисту інформації від несанкціонованого доступу відповідає вимогам відповідних нормативних документів щодо захисту інформації в органах виконавчої влади та самоврядування, які діють в Україні.

Наявність функції історії документа або моніторингу операцій над ним, дозволяє простежити дії, що проводилися над реєстраційною карткою та документом.

Захист баз даних, інформаційних потоків від несанкціонованого доступу в локальній та корпоративній мережах здійснюється засобами операційних систем зазначених мереж шляхом визначення різних рівнів доступу до інформації для кожного із користувачів, а також, при необхідності, спеціальними програмними засобами криптографії та кодування, які пройшли сертифікацію у відповідних компетентних органах.

Система забезпечує можливість використання електронного підпису, що є необхідною умовою функціонування АСКОД в режимі безпаперового документообігу.

Одна із переваг системи АСКОД - це використання типового рішення. Впроваджується не «чиста» система, а вже підготовлене для даного типу установ рішення з видами кореспонденцій, типами користувачів, деякими довідниками і т.п., характерними для даної установи.

Принципи роботи з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України, Цивільним Кодексом України, Законами України "Про інформацію", "Про захист інформації в автоматизованих системах", "Про державну таємницю", "Про зв'язок”, “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про електронний цифровий підпис”, а також іншими нормативно-правовими актами.

Облік та опрацювання вхідної кореспонденції, що надійшла шляхом звичайного поштового зв’язку або засобами електронної пошти, супроводжується автоматизованим заповненням (з використанням відповідних кодів):

• порядкового вхідного номера з початку року;

• дати реєстрації;

• переліку установ – кореспондентів;

• кому адресовано;

• найменування виду документа, а також його класифікації за номенклатурою (питанням, проблемою);

• стандартних текстів короткого змісту, резолюцій, доручень, тощо.

Облік та опрацювання вихідної кореспонденції супроводжується автоматизованим заповненням:

• порядкового вихідного номера з початку року;

• дати реєстрації;

• переліку адресатів;

• найменування підрозділу, прізвища відправника;

• ознаку ініціативності документа;

• класифікації документа по питанню, тощо.

Система АСКОД забезпечує облік, реєстрацію та опрацювання електронних копій документів, що надсилаються адресатам електронною поштою.

Система забезпечує можливість створення тимчасових та використання встановлених схем розсилання документів у вигляді переліку адресатів з відповідними поштовими та іншими реквізитами. При цьому не виключається відправлення документа на одного адресата без встановлення схеми розсилки.

Система забезпечує можливість запобігати редагуванню однієї реєстраційної картки кількома користувачами одночасно. Для цього призначений режим захоплення картки.

Під час реєстрації внутрішніх документів система забезпечує автоматизоване заповнення таких реквізитів електронної реєстраційної картки:

• вид документа;

• номер документа;

• дати реєстрації документа;

• назва або короткий зміст документа;

• дати надіслання документа виконавцям;

• перелік посадових осіб, на яких покладено контроль за виконанням документа;

• переліку виконавців;

• встановлені терміни інформування щодо виконання документа;

• класифікації питань за їх змістом;

• переліку електронних копій.

Облік та опрацювання звернень громадян супроводжується автоматизованим заповненням:

• порядкового вхідного номера з початку року;

• реквізити заявника;

• назви кореспондента, звідки переадресовано звернення;

• перелік категорій заявника;

• ознаки контролю Центральних органів влади;

• перелік попередніх звернень;

• перелік виконавця;

• стандартних текстів резолюцій, доручень тощо.

Форма реєстраційної картки, що виводиться на друкувальний пристрій, відповідає вимогам “Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях”, затвердженої Постановою Кабінету міністрів № 348 від 14 квітня 1997 р.

Контроль виконання здійснюється шляхом:

• Реєстрації та опрацювання переліку контрольних карток;

• Розсилки виконавцям в друкованому або електронному вигляді нагадувань про строки виконання документів;

• Формування довідок про документообіг та стан виконання документів

• Формування переліку “Контрольні терміни” - реквізити, які характеризують зміни контрольних термінів виконання документа і містять:

• Дату продовженого терміну виконання;

• Дату рішення про продовження терміну виконання документа;

• Прізвище посадової особи, що дозволила продовжити термін виконання;

• Причину перенесення дати – вводиться згідно переліку причин перенесення терміну виконання ( аргументована / не аргументована);

• Примітка – довільний текст, використовується за необхідністю.

На всіх етапах проходження та опрацювання службових документів та звернень громадян система забезпечує підтримку взаємних посилань документів. Забезпечується формування таких переліків посилань на відповідні документи.

Система АСКОД надає можливість автоматизованого формування визначеного переліку статистичних довідок щодо документообігу та стану виконавчої дисципліни за певний період часу.

Генератор довідок забезпечує формування довідок за запитами користувача на основі реквізитів реєстраційної картки та всіх переліків кількісних груп реквізитів, прописаних до реєстраційної картки за вказаними користувачем умовами.

Система АСКОД забезпечує облік, реєстрацію та опрацювання електронних копій документів, що надходять електронною поштою, а також створених методом сканування паперових документів (перегляд змісту, внесення дати та номера реєстрації, перенесення фрагменту тексту до реєстраційної картки, друкування документів):

• створення та супровід реєстру електронних копій документів по їх видах (вхідна, вихідна, тощо);

• перегляд;

• копіювання;

• друкування;

• копіювання фрагментів тексту документа у відповідне поле реєстраційної картки;

• розсилку електронних копій разом з відповідною реєстраційною карткою.

Електронний документ може складатися з будь-якої кількості файлів. Електронні копії документів готуються у форматі MS Word, чи MS Excel. Вони також можуть бути створені за допомогою сканера. Створена таким чином копія повинна мати формат MS Word, чи MS Excel, або pdf.

Розсилка реєстраційних карток та електронних копій документів здійснюється засобами електронної пошти або локальних мереж.

Режим електронної пошти забезпечує обробку відповідних квитанцій з метою контролю за проходженням документів та надання інформації про час отримання документів адресатами (користувачами АСКОД).

Відправлення кореспонденції (ініціалізація відповідного програмного модуля) здійснюється за наперед визначеним регламентом або з ініціативи особи, відповідальної за обробку електронної пошти системи АСКОД.

Підставою для автоматичної передачі документа до посадової особи є факт внесення особи в перелік виконавців на реєстраційній картці відповідного документа. В момент надходження на виконання чи розгляд до користувача доручення або документа, система видає звуковий і візуальний сигнал.

Функції АСКОД, що забезпечують застосування електронного цифрового підпису (ЕЦП) та механізмів захисту електронного документообігу засобами криптографії, відповідають вимогам «Технічних умов до системи електронного документообігу органу виконавчої влади» (ТУ У 30.0-33240054-001:2005), затверджених Наказом Державного департаменту з питань зв’язку та інформатизації Міністерства транспорту та зв’язку України 07.06.2005 р. на виконання постанови КМУ від 28.10.2004 р. № 1453 та вимогам Постанови Кабінету Міністрів України № 1452 від 28.10.2004 р. «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності» відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис".

Програмний модуль щодо застосування ЕЦП як у складі АСКОД так і у випадках автономного використання забезпечує:

• використання надійних засобів електронного цифрового підпису;

• використання процедури направленого шифрування змісту електронного документа;

• простоту і зручність її використання працівниками;

• автентичність документів;

• цілісність документів;

• конфіденційність документів;

• неспростовність отримання електронного документа.

Програмні засоби захисту інформації в процесі використання електронної пошти здійснюють зашифрування та вироблення ЕЦП електронних поштових повідомлень (їх тексту та вкладень), що передаються між користувачами автоматизованої системи контролю і організації діловодства АСКОД так і користувачами інших систем.

Виконання функцій адміністратора забезпечується програмним модулем, який рекомендується встановлювати тільки на робочій станції адміністратора системи. Більшість функцій спеціальних режимів блокують доступ користувачів до баз даних, тому роботу в таких режимах необхідно виконувати тоді, коли інші користувачі не працюють.

Робота системи у межах функцій адміністратора системи включає такі режими роботи:

• створення, редагування та видалення користувачів;

• визначення прав доступу (повноважень) користувачів;

• настройка функціонування системи АСКОД;

• робота з базою даних.

У системі АСКОД існує спеціальний механізм для контролю роботи користувачів з системою – “Монітор користувачів”. Він дозволяє переглядати список активних користувачів, тобто тих, хто в даний момент працює з системою, і аналізувати журнал реєстрації дій, що виконують користувачі, протягом будь-яких періодів часу (історію роботи користувачів).

Генератор звітів дозволяє завантажувати раніше створені звіти, виконувати побудову або корегування звіту, його попередній перегляд та друк, збереження звіту.

Для побудови форми звіту використовується візуальне середовище розробки довідки – дизайнер.

Форма звіту – це набір елементів, що описують, як повинен виглядати готовий звіт. Для групування елементів за їх розташуванням в готовому звіті застосовуються бенди (англ. band – смужка). Бенди поділяються на два види: службові (заголовок звіту, сторінки й ін.) і бенди, що створюють багаторядкову частину звіту (далі – дата-бенди). Дата-бенди підключаються до джерел даних, і їхній вміст виводиться стільки разів, скільки рядків даних міститься у джерелі.

Вікно генератора довідок представляє собою форму із двома закладками: "Перелік звітів " та "Майстер запитів".

1.3 Опис лабораторної установки

1.3.1 Відомості про розробника

Розробка системи виконана «Центром комп’ютерних технологій «ІнфоПлюс», м. Київ.

1.3.2 Призначення системи

Автоматизована система контролю і організації документообігу АСКОД призначена для автоматизації процесів обробки кореспонденції шляхом використання у документообігу сучасних комп’ютерних технологій. Система охоплює опрацювання вхідної, вихідної кореспонденції, внутрішніх документів та звернень громадян, контролю за їх проходженням і виконанням.

АСКОД реалізовано з використанням сучасних засобів проектування систем, виконаних у графічному WEB-інтерфейсі у 3-рівневій клієнт-серверній архітектурі.

Система АСКОД забезпечує:

• створення, накопичення і зберігання реєстраційних і контрольних карток документів та їх електронних копій;

• коригування та друкування реєстраційних карток;

• пошук документів за їх реєстраційними реквізитами;

• друкування журналів реєстрації службової кореспонденції та звернень громадян.

Контроль виконання документів здійснюється за допомогою постановки документів на контроль, створення контрольних карток та встановлення контрольних термінів виконання.

Із завершенням календарного року виконані картки переносяться до бази даних минулих років, де передбачено їх пошук за різними ключами, коригування та друкування.

Система АСКОД побудована на з використанням СКБД ORACLE.

Функціонування системи АСКОД дає можливість користувачам використовувати такі функціональні блоки:

• АСКОД Корпоративний (через клієнт-сервер, охоплює центральний офіс, канцелярію),

• АСКОД-WEB (доступ до бази даних через мережу в умовах віддаленого доступу, охоплює дирекції Банку),

• АСКОД-Lotus (через клієнт Lotus шляхом безпосереднього відкриття баз на сервері, використовується для реєстрації та опрацювання внутрішнього ділового листування)

Всі документи, незалежно від того, в якому блоці АСКОД вони були зареєстровані, розміщуються у єдиній базі даних АСКОД.

Перераховані вище блоки доступні користувачам у відповідності з регламентом робіт та визначеними правами використання функцій системи АСКОД та правами доступу.

1.3.3 Програмні засоби та особливості використання

Система АСКОД розроблена з використанням ліцензійних програмних засобів Borland Delphi, MS Visual Studio та СКБД ORACLE.

Система функціонує в середовищі версії Windows-2000, та Windows NT версії 5.0 і вище.

Клієнтська частина системи функціонує під операційною системою Windows 98/2000/XP.

Комп’ютери на яких встановлено клієнтську частину програмного забезпечення повинно базуватися на комп’ютерах такої мінімальної конфігурації:

• процесор не молодше Intel Pentium-II;

• оперативна пам’ять не менше 128 Мбайт;

• зовнішня пам’ять -“жорсткий” диск, об’ємом не меншим за 40 Гбайт.

Комп’ютери на яких функціонує серверна частина програмного забезпечення базуватися на комп’ютерах такої мінімальної конфігурації:

• процесор не молодше Pentium-4;

• оперативна пам’ять не менше 512 Мбайт;

• зовнішня пам’ять - RAID масив в складі мінімум трьох дисків об’ємом не меншим за 40 Гбайт, 40 Гбайт, 80 Гбайт відповідно.

Система АСКОД функціонує тільки в середовищі клієнт-сервер.

Система АСКОД-WEB функціонує тільки в середовищі 3-рівневий клієнт-сервер.

Інформаційне забезпечення системи АСКОД розроблено із врахуванням інформаційної сумісності всіх користувачів системи.

Забороняється:

• здійснювати будь-які дії з файлами, в яких знаходиться база даних;

• без попереднього узгодження з розробником вносити будь-які зміни до програмного забезпечення бази даних, системних таблиць сервера та ін.

1.3.4 Реєстрація користувачів при вході в систему

Запуск системи здійснюється шляхом відкриття сторінки аутентифікації в браузері за посилання, наданим Адміністратором. Для входу до системи користувач повинен вказати свої логін та пароль, які набираються у відповідних полях редагування (Рисунок).

Після ідентифікації користувач отримує доступ до головного вікна програми.

Рисунок. Сторінка аутентифікації

Автоматизована система контролю і організації документообігу АСКОД призначена для автоматизації процесів обробки кореспонденції шляхом використання у документообігу сучасних комп’ютерних технологій. Система охоплює опрацювання вхідної, вихідної кореспонденції, внутрішніх документів та звернень громадян, контролю за їх проходженням і виконанням.

АСКОД реалізовано з використанням сучасних засобів проектування систем, виконаних у графічному WEB-інтерфейсі у 3-рівневій клієнт-серверній архітектурі.

Система АСКОД забезпечує:

• створення, накопичення і зберігання реєстраційних і контрольних карток документів та їх електронних копій;

• коригування та друкування реєстраційних карток;

• пошук документів за їх реєстраційними реквізитами;

• друкування журналів реєстрації службової кореспонденції та звернень громадян.

Контроль виконання документів здійснюється за допомогою постановки документів на контроль, створення контрольних карток та встановлення контрольних термінів виконання.

Із завершенням календарного року виконані картки переносяться до бази даних минулих років, де передбачено їх пошук за різними ключами, коригування та друкування.

Система АСКОД побудована на з використанням СКБД ORACLE.

Функціонування системи АСКОД дає можливість користувачам використовувати такі функціональні блоки:

• АСКОД Корпоративний (через клієнт-сервер, охоплює центральний офіс, канцелярію),

• АСКОД-WEB (доступ до бази даних через мережу в умовах віддаленого доступу, охоплює дирекції Банку),

• АСКОД-Lotus (через клієнт Lotus шляхом безпосереднього відкриття баз на сервері, використовується для реєстрації та опрацювання внутрішнього ділового листування)

Всі документи, незалежно від того, в якому блоці АСКОД вони були зареєстровані, розміщуються у єдиній базі даних АСКОД.

Перераховані вище блоки доступні користувачам у відповідності з регламентом робіт та визначеними правами використання функцій системи АСКОД та правами доступу.