5. Правила ведення ділової бесіди.
Відмінність ділової бесіди від повсякденної (побутової) полягає у тому, що вона є цілеспрямованою із заздалегідь спланованим результатом і скерована на вирішення певних завдань, виробничих проблем і питань, пов'язана з необхідністю робити висновки на основі аналізу отриманої інформації. Також така бесіда дозволяє виробити певні рішення і реалізувати їх.
Ділові бесіди, завдяки ефекту зворотного зв'язку, дозволяють керівникові реагувати на висловлювання співбесідника відповідно до конкретної мети бесіди, її предмету та особистості співбесідника.
Ділова бесіда як форма взаємного спілкування має такі переваги:
-
Можливість диференційованого підходу до предмета обговорення.
-
Швидкість реагування на висловлювання співбесідника за допомогою пояснень, поправок тощо.
-
Розширення компетентності керівника за рахунок критичних оцінок, пропозицій і думок партнера.
-
Можливість диференційованого підходу до обліку та оцінки об'єктивних і суб'єктивних факторів під час вирішення проблеми.
-
Відчуття особистої значущості у вирішенні обговорюваних проблем і причетності до результатів отриманих у кінці бесіди.
Отже, слід пам'ятати, що:
-
Головне завдання проблемної бесіди — майбутня робота працівника, який чимось завинив.
-
Не потрібно проводити бесіду без належної підготовки.
-
Бесіда про дисципліну — не вистава, а довірча розмова.
-
Не можна приймати рішення наперед.
-
Якщо необхідно зробити індивідуальні винятки з правил, то про це потрібно повідомити інших.
-
Працівник повинен зрозуміти "оргвисновки".
-
Важливо погодити із працівником програму його подальших дій і термін її реалізації.
Питання для самоконтролю
-
З яких компонентів складається службова телефонна розмова?
-
В чому полягає робота секретаря за допомогою телефону?
-
Відтворіть технологію редагування документів.
-
Які вам відомі комунікативні засоби спілкування?
-
Які ділові якості прийнято виділяти у сформованій практиці оцінки праці секретарів?
-
Які переваги має ділова бесіда як форма взаємного спілкування?