5

Дисциплина Введение в специальность торс практическая работа 1

Тема: Изучение должностной инструкции в зависимости от категории секретаря.

Цель:Ознакомиться с должностными инструкциями секретарей различных категорий

Ход работы

Задание 1

Изучив материал, ответить на следующие вопросы:

1. Квалификационные требования к различным категориям секретарей: секретарь, секретар-руководителя, секретарь-референт, делопроизводитель, офис-менеджер, оператор ПК, ресепшионист

2. Требования к деловым качествам секретаря

3. Личные качества секретаря

Задание 2

Изучить унифицированную форму должностной инструкции (смотри методические указания)

Задание 3

Вариант 1

Изучить и оформить должностную инструкцию секретаря

Вариант 2

Изучить и оформить должностную инструкцию делопроизводителя

Вариант 3

Изучить и оформить должностную инструкцию офис-менеджера

Вариант 4

Изучить и оформить должностную инструкцию ресепшиониста

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Должностная инструкция– это нормативный документ, утверждаемый руководителем учреждения или его подразделением, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения со смежными работниками.

Должностная инструкция предусматривает равномерную загрузку работников служб документации в течение рабочего дня (месяца, года) при нормальной напряженности труда на каждом рабочем месте, распределение между исполнителями работ по сложности их выполнения и квалификации исполнителей.

Для деления предприятий по объему документооборота можно использовать такие категории:

1 категория – свыше 100 000 документов в год;

2 категория – от 25 000 до 100 000 документов в год;

3 категория – от 10 000 до 25 000 документов в год;

4 категория – до 10 000 документов в год.

Отнесение предприятия к перечисленным категориям следует учитывать при установлении структур служб документации, механизации и автоматизации работы с документами, а также при решении отдельных вопросов в документировании.

Унифицированная форма должностной инструкции

Наименование министерства, наименование предприятия

Гриф утверждения

Должностная инструкция

№__________

Место издания_____________

__________________________

(наименование категории)

Структура текста

1. Общие положения

2. Функции

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Обязанности

6. Взаимоотношения (связи по должности)

Руководитель ______________ Расшифровка подписи

(подпись)

Визы

1.Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов организации, принимается и увольняется приказом генерального директора.

1.2. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.3. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- действующим законодательством Российской Федерации;

-Уставом организации;

- Правилами внутреннего трудового распорядка ( Положением о персонале);

- положениями о структурных подразделениях организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь должен знать:

- структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии, имена, отчества руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;

- государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

- правила орфографии и пунктуации;

- Инструкцию по документационному обеспечению управления организации;

- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

- деловой этикет, этику делового общения;

- правила ведения телефонных переговоров;

- правила техники безопасности и противопожарной защиты;

- приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Секретарь должен уметь:

- составлять деловые письма ( в том числе на иностранном языке), проекты распорядительных документов, вести протоколы;

- переводить служебную переписку на иностранный язык коммерческого партнера;

- работать на компьютере в среде WINDOWS,WORD,EXCEL,LOTUS;

- пользоваться базой данных;

- пользоваться возможностями Интернета;

- принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;

- редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

- вести деловые переговоры;

- на случай отсутствия инспектора по кадрам выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности организации (оформление приказов по личному составу, оформление трудовых договоров и другой кадровой документации);

- работать с документацией конфиденциального характера.