Документооборот

Рисунок 1 - Технологическая цепочка обработки документов

Вскрываются все конверты, кроме конвертов с пометкой «Лично». После вскрытия конвертов проверяется правильность и целостность вложения.

Поставляется отметка о поступлении.

Задание: вспомнить и написать пример отметки о поступлении.

Конверты после вскрытия выбрасывают, за исключением писем от частных граждан, т.к. обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов с уже просроченным сроком исполнения (штемпель – доказательство дня получения).

После более детального ознакомления с документом, распределяют, кому какие документы передать. Для этого необходимо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между должностными лицами.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности предприятия в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию.

Остальные передаются непосредственно исполнителям.

Обработка, рассмотрение и передача документов проводится в день их поступления.

2. - Регистрация – это фиксация факта создания или получения документа путем присвоения документу регистрационного номера, записи установленных сведений об этом документе.

Сведения, которые нужно (обязательно согласно ГСДОУ, с. 12) выписать при регистрации:

• название вида документа;

• дата и регистрационный номер;

• входящий номер и дата поступления (из отметки о поступлении);

• заголовок к тексту,

• автор;

• задания, которые нужно выполнить по документу,

• как, когда решен вопрос (из отметки об исполнении).

Кроме того, могут быть и другие сведения, например:

• расписка в получении документа

• ход исполнения (дополнять по ходу исполнения)

• наличие приложений.

Существуют журнальная система регистрации, карточная, автоматизированная.

Регистрация документов должна быть только однократной (в службе ДОУ). При передаче зарегистрированных документов из одного подразделения в другое, они повторно не регистрируются.

Регистрируются все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.

Регистрация необходима для:

• учета количества документов,

• обеспечения сохранности документов,

• контроля исполнения документов,

• поиска в информационно-справочных целях.

3. – После регистрации документ в канцелярии не остается, его передают исполнителю. Во время исполнения документа служба ДОУ ведет контроль и информационно-справочную работу.

Контроль за исполнением документов существует нескольких видов:

• контроль по существу (оценка на сколько правильно, удачно решен вопрос). Ведет непосредственный руководитель или специально назначенные лица;

• контроль за сроком исполнения. Контроль за сроком исполнения ведет непосредственный руководитель и работник службы ДОУ. Перенести сроки может тот, кто их установил. В свою очередь этот контроль может быть:

• текущий (контролируется в тот же день, когда поручение должно быть исполнено.);

• предупредительный (предупреждают исполнителя за три дня до окончания сроков исполнения).

Информационно-справочная работа с документами, находящимися на исполнении заключается в том, что работники службы ДОУ должны знать:

• где, в какой стадии работы, у кого находится каждый документ,

• в каком документе можно найти информацию по конкретному вопросу.

По окончании исполнения на документе ставится отметка об исполнении (отметку об исполнении ставит лицо, ответственное за делопроизводство в данном структурном подразделении). Об исполнении документа сообщают руководителю и всем заинтересованным лицам, после этого документ подшивают в дело в этом же структурном подразделении.

4. Отправка. После регистрации сотрудники службы ДОУ запечатывают зарегистрированный исходящий документ в конверт и отправляют адресату.

Вопросы по теме: Что такое документооборот? Какие этапы в него входят? Что такое служба ДОУ? Чем она занимается? Что такое регистрация? Что необходимо сделать в процессе регистрации документов? Что происходит с документом после регистрации? Какие виды контроля за исполнением документов можно выделить? Кто их проводит? Что делают с документом после исполнения?