- •2 Краткий курс лекций с заданиями
- •2.1 Понятие документа, функции документа
- •2.2 Классификация управленческих документов. Организационно-распорядительная документация
- •2.3 Нормативно-правовая и методическая база, регламентирующая работу с орд. Этапы составления документов Нормативно-правовую и методическую базу составляют:
- •2.4 Реквизиты орд
- •На №______ от 00.00.0000.
- •2.5 Бланки документов
- •Требования по составлению документов. Документная лингвистика
- •Особенности официально-делового стиля:
- •2.7 Составление и оформление некоторых видов орд
- •2.7.1 Распорядительные документы
- •1.7.2 Организационные документы
- •2.7.3 Информационно-справочные документы
- •Служебные записки. Записки существуют двух видов: докладные записки и объяснительные.
- •2.8 Организация работы с документами
- •Документооборот
- •2.8.2 Формирование дел
- •2.8.3 Текущее хранение дел в структурных подразделениях
- •2.8.4 Номенклатура дел
- •Функции номенклатуры дел:
- •2.8.5 Подготовка дел к сдаче в архив организации
- •2.9 Электронный документ и электронная подпись. Правила работы с электронными документами
- •4 Основные вопросы к зачету
- •5 Рекомендуемая литература
- •5.1 Основная литература
- •5.3 Справочная и нормативная литература
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИТЕКТУРНО-СТРОИТЕЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Кафедра менеджмента
Ушакова М.А.
.
ДОкументирование управленческой деятельности
методические указания К САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ для студентов экономических специальностей и направлений дневной и заочной форм обучения
Тюмень, 2013 |
2 Краткий курс лекций с заданиями
2.1 Понятие документа, функции документа
Слово «документ» произошло от латинского «documentum», что означает «доказательство, свидетельство». В русский язык слово вошло в петровскую эпоху, документом стали называть деловые бумаги, имеющие правовую значимость.
Сейчас ГОСТ Р 51141-98 определяет «документ» как «материальный объект с информацией, зафиксированной любым известным человеку способом для её передачи во времени и в пространстве». Под это определение попадают не только бумаги с текстом, но и фотографии, книги, газеты, диски и другое.
Документированная информация – информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Основная функция документа – фиксация информации.
Кроме того, документ обеспечивает:
сохранение и накопление информации;
возможность передачи другому лицу;
многократное использование;
возвращение к информации во времени.
Информация, содержащаяся в документе, служит
основой для принятия управленческих решений;
доказательством исполнения управленческих решений;
источником для обобщений;
материалом для справочно-поисковой работы.
2.2 Классификация управленческих документов. Организационно-распорядительная документация
По происхождению документы делят на официальные и личные.
По степени подлинности:
черновой документ (отражают работу автора над документом),
беловой (составляются на основе чернового, но без пометок и помарок),
подлинный (сведения в документе соответствуют действительности),
подлинник (первый или единственный экземпляр документа),
копия (воспроизводит информацию другого документа, все его внешние признаки или их часть),
дубликат (повторный экземпляр, имеющий силу подлинника),
выписка (копия части документа).
По содержанию: документы научные, технические, статистические, финансовые, кадровые, …, организационно-распорядительные документы.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) – документы, создаваемые в процессе организационно-распорядительной и исполнительной деятельности на предприятии. В составе ОРД можно выделить:
организационные (устав, штатное расписание, положения, инструкции и другие);
распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения и другие),
информационно-справочные (справки, служебные записки, письма и другие).
2.3 Нормативно-правовая и методическая база, регламентирующая работу с орд. Этапы составления документов Нормативно-правовую и методическую базу составляют:
- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам к службам документационного обеспечения. (ГСДОУ) определяет основные правила работы документами в организации, в т.ч. содержит типовые положения о службе ДОУ, формы журналов и другое;
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов» содержит описание реквизитов, бланки, размеры полей и другое, касается только ОРД;
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения;
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 включают общий порядок подготовки и оформления документов, порядок работы с документами, много приложений. Можно использовать при разработке Инструкций по делопроизводству других бюджетных или коммерческих организаций;
Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ содержит виды информации по категориям доступа (свободно распространяемая, предоставляемая по соглашению участников отношений, подлежащая предоставлению, ограниченного распространения), информация, доступ к которой не может быть ограничен (состояние окружающей среды, библиотечные фонды и подобное), информация ограниченного доступа (гостайна, профтайна, персональные данные), требования к распространению информации, законность электронных сообщений и электронной подписи, государственные информационные системы;
Федеральный закон «О государственной тайне» от 21.07.93 № 5485-I – полномочия госорганов и лиц в отношении государственной тайны, перечень сведений, составляющих гостайну, сведения, не подлежащие засекречиванию, степени секретности и грифы, порядок отнесение сведений к гостайне, порядок засекречивание сведений и носителей и порядок рассекречивания сведений и носителей, допуск к засекреченным сведениям. Перечень сведений конфиденциального характера, утвержден Указом Президента РФ от 06.03.97 №188 (персональные данные, тайна следствия и судопроизводства, служебная тайна, врачебная, нотариальная тайна и подобное, коммерческая тайна);
Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ – понятие, условия обработки, условия занесения в общедоступные источники, использование персональных данных для продвижения товаров/услуг, биометрические персональные данные и их конфиденциальность;
Федеральный закон «О государственном гербе РФ» и Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба РФ, утвержден Постановлением Правительства РФ 27.12.95 № 1268;
Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ – понятие, виды электронных подписей, их использование, сертификаты ключей проверки электронной подписи, работа удостоверяющих центров;
- Методические указания по составлению текстов служебных документов (М.:ВНИИДАД, 1998).
Унификация ОРД необходима для:
совместимости документов;
снижения трудоёмкости обработки документов;
снижения трудоёмкости создания документов;
повышения качества оформления.
Вопросы по теме:
|
Этапы составления документов:
приступая к составлению документа, следует уточнить цель документа, круг вопросов, подлежащих решению, выбрать вид документа;
при составлении распорядительных документов следует изучить ранее изданные распорядительные документы как своей, так и вышестоящей организации (чтобы избежать противоречий и повторов);
приступают к сбору информации по существу конкретного вопроса;
собрав информацию, составляют проект документа; проект согласовывается, при необходимости редактируется;
окончательное оформление документа и его подписание.