Служебные записки. Записки существуют двух видов: докладные записки и объяснительные.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении, факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта или поясняющий содержание отдельных частей основного документа (плана, отчета, проекта).

Записки готовятся как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Докладные записки, информирующие руководство о ходе работ, представляются регулярно и сообщают о выполнении заданий, планов, указаний.

Оформляются на общем бланке с угловым расположением. Справа пишется адресат. На внутренних записках на бланке в наименовании организации допускается писать сокращенно, можно указать только структурное подразделение, или наименование организации можно вообще пропустить (если подразделений в организации не выделено)

Датой записки считается дата ее подписания.

Заголовок к тексту формулируется как обычно – одной фразой с предлога «О» или «Об». На записках формата А5 заголовок можно пропустить.

Текст может содержать две части: вводную и основную.

Вводная – излагаются факты, события, послужившие поводом для написания записки.

Основная – выводы, просьбы, предложения.

Части можно менять местами, одна из частей может быть опущена.

Подписывает записки обычно составитель, в некоторых случаях на внешних докладных записках требуется подпись директора.

Докладные записки могут быть внешними (направляются в другую организацию) и внутренними. Объяснительные записки могут быть только внутренними. Пояснительных записок не бывает.

Задание по теме: Выделить реквизиты докладной записки и оформить ее в соответствии со стандартом. Руководителю авторемонтного салона Тимошину. Обращаюсь к вам с настоящей докладной по следующему поводу. Контрольные испытания отремонтированных машин часто требуют задержки слесарей и шоферов на сверхурочную работу. Мы подчас сталкиваемся с трудностями по оформлению сверхурочных в бухгалтерии. Поэтому вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие необходимых мер по вышесказанному. Начальник мастерской И.М. Смирнов Ответить на вопросы: Какие виды служебных записок существуют, что такое докладная записка? Из каких реквизитов состоит докладная записка? Как составляется текст докладной записки? Кто подписывает докладную записку?

2.8 Организация работы с документами

1. Общие сведения о работе с документами. Документооборот

Организация работы с документами - создание оптимальных условий для всех видов работ с документами.

Существует три документопотока:

• входящая документация,

• исходящая,

• внутренняя.

Все организационно-распорядительные документы в организации проходят через службу ДОУ - службу документного обеспечения управления (канцелярия, секретариат, отдел делопроизводства).

На рисунке 1 представлена традиционная технологическая цепочка обработки вступивших в силу (согласованных, подписанных, утвержденных) документов.

1, 2 и 4 этапы выполняются в службе ДОУ, остальные – в структурном подразделении, где документ исполняется.

Документооборот - движение документов от создания или получения документа до окончания исполнения и подшивки в дело или отправки в другую организацию.

1. – При получении документов проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается автору.