2.5 Бланки документов

Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Формуляр – набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности или модель документа.

Документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Современный дизайн бланка, свой фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений об организации, правильное их расположение важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Существует 2 основных вида бланков:

• общий бланк (на нем оформляют все ОРД, кроме писем);

• бланк для писем.

Общий бланк состоит из следующих реквизитов:

• эмблема предприятия (товарный знак),

• название организации,

• название вида документа,

• дата, регистрационный номер документа,

• место составления.

Бланк для писем:

• эмблема предприятия (товарный знак),

• название организации,

• справочные данные об организации,

• код по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, код по ОКУД,

• дата, регистрационный номер,

• ссылка на регистрационный номер и дату входящего письма.

Бланки могут быть с угловым и продольным расположением реквизитов.

Другие виды бланков:

Бланки для конкретных видов документов – общие бланки с напечатанным наименованием вида документа. Целесообразно заводить, если их более 1000 в год.

Иногда используются бланки руководителя, или должностные бланки – вместо названия организации стоит должность этого должностного лица.

Предприятия, работающие с иностранными партнёрами должны иметь специальные бланки, на которых реквизиты на русском языке дублируются на языке партнёра или на английском.

Гербовые бланки являются полиграфической продукцией и подлежат специальному учету. Они нумеруются, при этом в учетно-регистрационной форме указываются: наименование вида гербового бланка, номер сопроводительного документа, наименование организации-поставщика бланков, количество экз., серии и номера бланков, кому и сколько бланков выдано, расписка в получении, отметка об уничтожении. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых шкафах. Уничтожение проводится по акту с отметкой в регистрационной форме. Отвечает за гербовые бланки отдел делопроизводства, персонально ответственные лица назначаются приказом. Проверка хранения, наличия и использования гербовых бланков поводится не реже одного раза в год комиссией, назначенной приказом. В случае обнаружения нарушений проводится служебное расследование. Копирование документов, оформленных на гербовых бланках допускается в случае заверения их гербовой печатью организации.

Задание по теме используя учебники по делопроизводству составьте 4 фирменных бланка для вымышленной или знакомой организации: - бланк для писем с угловым расположением, - бланк для писем с продольным расположением, - общий бланк (можно на примере приказа или другого документа) с угловым расположением, - общий бланк с продольным расположением.

6. Требования по составлению документов. Документная лингвистика

Употребление специальной лексики.

Специальная лексика – термины, жаргонно-профессиональные слова.

Термины - слова или устойчивые словосочетания, которым приписано определенное понятие. Важно хорошо знать значения используемых терминов, в сомнительных случаях рекомендуется посмотреть в словаре или заменить.

Профессиональная жаргонная лексика – форма профессионального просторечья (наличка, незавершенка), их использование недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.

Употребление устаревшей лексики.

Архаизмы – слова, вышедшие из употребления (архивариус, писарь, челобитная).

Историзмы – разновидность архаизмов – обозначают предметы, вышедшие из употребления (чернильница, пенсне, пресс-папье)

Употребление таких слов в управленческой документации недопустимо. Их следует заменять.

ВМЕСТО при сем направляем означенный сего года настоящим сообщаем настоящая справка составлена

СЛЕДУЕТ ПИСАТЬ направляем названный этого года сообщаем справка составлена

Употребление заимствованных слов.

Заимствованные – это слова, пришедшие из других языков, часто заимствуются вместе с новыми понятиями и предметами. Типичная ошибка – излишнее употребление заимствованных слов вместо уже существующих для обозначения привычных слов. Если для обозначения предмета/понятия существует русский эквивалент, то употребление иностранного слов не допустимо.

ВМЕСТО пролонгировать спонсор анонс эксклюзивный

СЛЕДУЕТ ПИСАТЬ продлить меценат, попечитель объявление исключительный

Ограниченная сочетаемость слов.

Сочетаемость слов зависит от стиля речи. Для официально-делового стиля:

ЖЕЛАТЕЛЬНО предоставить в пользование направить на рассмотрение передать в управление оказывать содействие осуществлять контроль выносить предложения предоставить кредит обладать правом вступать в силу пострадать в результате событий

НЕЖЕЛАТЕЛЬНО предоставить для использования выслать на рассмотрение передать для управления оказывать помощь вести контроль давать предложения выдать кредит владеть правом входить в силу пострадать в событиях

Конструкции с отглаголеным существительным.

Можно использовать для более активного выражения действия, например, «оказать содействие», вместо «посодействовать»,

«произвести уборку», вместо «убрать»,

«провести учет», вместо «учесть».

Ограниченное употребление глаголов в личной форме.

Часто в деловом общении пользуются безличными формами, например, «комиссией проведена проверка..», вместо «комиссия провела проверку..», «проектом предусмотрен..», «акт подписан.. и утвержден..».

Задание по теме: Приведите примеры специальной лексики из своей профессиональной сферы. Исправите предложения: «Говоря о городе, он развивается нормально». «Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок». «Здания, сооружения, оборудования и прилегающую территорию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС». «Направленный на испытания образец изделия КУ-300, который разработан нашим институтом, получил высокую оценку». Прокомментируйте правильность/неправильность словосочетаний: совместное сотрудничество, напрасно пропадает, практические мероприятия, взаимная помощь друг другу, прейскурант цен, памятный мемориал, автобиография жизни, хронометраж времени, внутренний интерьер.