2.4 Реквизиты орд

Реквизит - составная часть документа (элемент официального документа). Набор реквизитов (30 штук) описан в ГОСТ Р 6.30-2003.

1. Государственный герб РФ.

2. Герб субъектов РФ.

Гербы ставятся на документах учреждений и организаций, которым предоставлено такое право. Ставят над наименованием организации или слева от него.

3) Эмблема организации (товарный знак) - условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке.

4) Код организации - код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (код по ОКПО), обязательно проставляется в документах, предоставляемых в государственные органы.

5) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица выдают налоговые органы.

6) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) выдают налоговые органы.

7) Код формы документ - код формы по общероссийскому классификатору управленческой документации (код по ОКУД, нужен для автоматизированной системы обработки документов).

Код по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, код по ОКУД пишутся на письмах после справочных данных.

8 )Наименование организации пишется сверху в следующем порядке:

а) наименование вышестоящей организации (если таковая имеется);

б) название организации (без сокращений, как указано в учредительных документах);

в) название структурного подразделения (пишется в том случае, если автором документа является структурное подразделение, обычно на внутренних документах).

9) Справочные данные об организации пишется только на письмах после наименования организации, имеет в составе:

- почтовый адрес; - телефон/факс - адрес электронной почты; - банковские реквизиты (для писем по вопросам расчетно-денежных отношений).

10) Название вида документа пишется в новой строке после наименования организации на всех ОРД, кроме писем, должно быть выделено (например, ПРИКАЗ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), на письме вид документа НЕ пишется.

11) Дата. Датой документа принято считать дату подписания, придает юридическую силу подписи, для протокола – дата заседания, для акта – дата актируемого события. Варианты написания даты:

а) 03 февраля 2013 г. – этот формат чаще используется в финансовой и бухгалтерской документации,

б) 03.02.2013 (в конце точка НЕ СТАВИТСЯ, кроме тех случаев, когда дата стоит в конце предложения),

в) международный формат 2013.02.13 практически не используется.

12) Регистрационный № документа - номер, который присваивается документу при регистрации.

Должен быть таким, чтобы документ было легко найти. Похожие документы группируют, тогда номер будет состоять из нескольких частей.

Например, для исходящих писем: 34-8/15 означает что: это 34-ый документ в 8 структурном подразделении после исполнения будет подшит в 15 дело; для договоров – 121/18 (номер одной стороны / номер другой стороны).

13) Ссылка на номер и дату документа выглядит следующим образом:

На №______ от 00.00.0000.

Пишется только на письмах, после даты и регистрационного номера письма. Заполняется на ответных письмах, указывается дата и номер письма, на которое отвечаем.

14) Место составления или издания: город, район, область.

Используется в том случае, если из названия организации не понятно, где составлен документ. Например, г.Тюмень. Пишется по центру после даты и регистрационного номера документа.

15) Адресат – тот, кому адресован документ. Указывается в следующей последовательности:

организация (в им. п.), должность получателя (в дательном падеже), инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже, инициалы перед фамилией), адрес получателя (только на письмах).

Пишется на письмах, заявлениях, служебных записках в правом верхнем углу.

16) Гриф утверждения документа пишется в правом верхнем углу.

При утверждении документа должностным лицом		Если документ утверждается другим документом
УТВЕРЖДАЮ Должность Личная подпись И.О. Фамилия Дата			УТВЕРЖДЕН протоколом собрания акционеров №3 от 13.02.2012

17) Резолюция - надпись на документе, содержащая решение должностного лица по данному документу, его подпись, дату. Например,

Морозовой И.А. подготовить проект договора с АО «Вист» к 05.03.2012.

личная подпись

дата

18) Заголовок к тексту - краткое содержание текста. Грамматически согласуется с наименованием вида документа, точка в конце НЕ ставится, на документах формата А5 заголовок можно не писать. Например, о сроках поставки продукции.

Заголовок располагается перед текстом в левой части документа на нескольких строках или по центру документа.

19) Отметка о контроле ставится, когда исполнение документа берут под контроль. Пишется буква «К» вверху справа.

20) Текст – текст документа (подробнее – при рассмотрении конкретных видов документов).

21) Отметка о наличии приложений пишется во всю ширину листа под текстом:

Приложения:1. Название приложения, кол-во экз., кол-во листов,

2. Чертежи проекта в 2 экз. на 5 л.

На самом приложении сверху в правом углу пишут:

Приложение 1

к приказу № 2 от 03.04.99

22) Подпись – подпись должностного лица, пишется под текстом в следующем порядке:

Должность личная подпись И.О. Фамилия

Если документ подписывается группой лиц, то подписи идут в порядке иерархии должностей.

23) Гриф согласования пишется внизу документа под текстом и подписью на свободном месте в следующем виде:

а) СОГЛАСОВАНО

Должность личная подпись И.О. Фамилия

Дата

б) СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК №2 от 03.04.2013.

24) Виза согласования документа используется для внутреннего, рабочего согласования документов, оформляется в следующем порядке:

Замечания к документу (может и не быть)

Должность личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Ставится на последнем листе документа внизу.

25) Печать заверяет подлинность подписи должностного лица. Ставится так, чтобы захватывала часть должности в реквизите «подпись», должна быть хорошо читаема, не закрывать самой подписи.

26) Отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии подлиннику. Под реквизитом «подпись» пишется:

Верно

Подпись секретаря, дата

27) Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа (который составляет текст) и номер телефона. Необходим для запроса дополнительной информации, уточнения данных. Располагается на последнем листе документа в левом нижнем углу.

28) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает краткие сведения об исполнении документа и слова «В дело № ___», подпись и дату. Например: Отправлен факс от 01.02.99 №23

В дело № 54/22

Подпись и дата

Ставится ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. Пишется слева внизу на первом листе документа.

29) Отметка о поступлении документа. Ее ставят в отделе делопроизводства при получении документа. Реквизит содержит:

Входящий № ____

Дата поступления в организацию.

Ставится справа внизу на первом листе документа.

30) Идентификатор электронной копии документа содержит имя файла, дату и другие поисковые данные документа. Печатается как колонтитул на каждом листе документа по центру.

Задание по теме Используя учебники по делопроизводству в тетради написать примеры каждого реквизита, за исключением первого и второго. Изучить расположение реквизитов и написать реквизиты в нужной части листа и нужной последовательности. Внимание, набор реквизитов, располагающихся до текста, на письмах отличается от всех других документов. Кроме того, эти реквизиты могут быть с угловым и с продольным расположением. Это следует учесть при написании реквизитов. Рекомендуется писать на отдельных листах реквизиты, которые используются на письмах, и реквизиты, которые есть на других документах. (Смотри тему «Бланки»)

Правила оформления документов:

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 следует соблюдать следующие поля: сверху, слева и снизу - не менее 2 см., справа - не менее 1 см. Поля нужны для подшивки и архивного хранения.

Межстрочные интервалы: текст печатается через 1,5 межстрочных интервала, на документах А5 разрешается печать через 1 интервал, остальные реквизиты печатаются через 1 интервал, составные части реквизитов (адресат, грифы) отделяют друг от друга двумя интервалами, друг от друга реквизиты отделяют 2-3 интервалами.

На документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие нумеруют (первый лист не нумеруется, но считается). Номер страницы ставится арабской цифрой вверху по центру на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа.