- •Федеральное агентство по образованию
- •1.1. Язык как знаковая система
- •1.2. Функции языка
- •1.3. Формы существования национального языка
- •1.4. Литературный язык как высшая форма национального языка
- •1.5. Устная и письменная речь.
- •2.1. Функциональные стили современного литературного языка и их взаимодействие
- •2.2. Научный стиль
- •2.3. Официально-деловой стиль
- •2.4. Газетно-публицистический стиль
- •2.4. Разговорно-обиходный стиль
- •3.1. Характеристика понятия «культура речи». Нормативный, коммуникативный, этический аспекты культуры речи.
- •3.2. Языковая норма. Орфоэпические, грамматические, лексические нормы языка.
- •3.3. Коммуникативные качества речи: точность, понятность, чистота, богатство и разнообразие, выразительность речи
- •3.4. Тропы и фигуры речи
- •3.5. Этикет речевого общения
- •4.1. Понятие общения. Функции общения: коммуникативная, интерактивная, перцептивная. Основные единицы речевого общения.
- •4.3. Основные единицы речевого общения
- •4.3. Принципы организации речевого взаимодействия.
- •4.4. Эффективность речевой коммуникации
- •4.5. Роль невербальных средств в общении.
- •5.1. Традиции русской официально-деловой письменной речи.
- •5.2. Особенности официально-делового письма. Требования к деловому письму.
- •5.3. Композиция текста документа
- •5.4. Оформление реквизитов документов.
- •6.1. Типология документов
- •6.2. Основные виды распорядительных документов:
- •6.3. Основные виды справочно-информационных документов
- •6.4. Официальные письма. Виды официальных писем
- •6.5. Язык и стиль документов
- •6.6. Речевой этикет в документе.
- •6.7. Новые тенденции в практике русского делового письма
- •7.1. Особенности ораторского искусства
- •7.2. Оратор и его аудитория
- •7.3. Подготовка к выступлению
- •7.5. Методы изложения материала
- •7.6. Произнесение речи
- •8.1. Аннотирование и реферирование текста как процесс обработки первичных текстов
- •8.2. Реферат: структура, требования, языковые средства
- •Требования, предъявляемые к реферату
- •Язык реферата
- •8.3. Аннотация: структура, требования, языковые средства
- •Структура, содержание и особенности аннотаций
- •Литература
6.3. Основные виды справочно-информационных документов
Основные виды справочно-информационной документации:
• акт;
• справка;
• служебная записка;
• заявление.
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прилагается к письму-претензии или к рекламации). Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии. Присутствовали пишутся с пропиской буквы.
Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей, документов и их наличия и т. д.
Справка — документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Как правило, содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе, чаще всего — выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата в место рождения, стаж работы в последней должности или в целом, сведения об образовании и т. д.). Справки могут содержать сведения служебного характера, например, сведения о начислении заработной платы. Справки выдаются без оставления копий, кроме тех случаев, когда это диктуется соображениями служебного характера.
Как и любой документ, справка включает определенный набор реквизитов, оформляемых соответствующим образом.
Наименование документа оформляется заглавными буквами посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации. Основной текст излагается с соблюдением определенных правил последовательности, с использованием типовых моделей: «Дана... (фамилия, инициалы или полные имя и отчество) в том, что...»; «Настоящая справка выдана... (помимо фамилии могут быть указаны другие необходимые анкетные данные) в том, что...». Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один интервал ниже основного текста, например: Выдана для предоставления в кассу Аэрофлота. Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организации: Справка действительна в течение 10 дней со дня выдачи. Реквизит подпись включает должность, личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.
Служебная записка - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др. В докладной записке кратко освещаются конкретные служебные вопросы, раскрывается их действительное состояние. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания. Аналитические записки включают подробный анализ ситуации; излагаемые факты (данные, события) комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией. Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких тесно взаимосвязанных проблемах. При этом дается их сжатый комплексный анализ. Часто записки этого типа дополняются справками, детализирующими освещение наиболее важных сторон проблемы. Главное содержание информационно-статистических записок составляют цифры, данные, располагаемые наиболее наглядным, удобным для восприятия образом (в форме таблиц, графиков и т. п.). Служебные записки этого типа не содержат подробного анализа приводимых в них данных.
Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.
Заявление — внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство); заявление-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная записка).
Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос. При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его реквизитов. Например:
Декану Донского государственного технического университета (ФИО) от студента ... курса группы... (ФИО)
Заявление
Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля для
поездки домой по семейным обстоятельствам.
Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца.
25.03.2003.
(подпись)
Особенность официальных бумаг этого типа состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх в системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.