5.4. Оформление реквизитов документов.

При составлении документа особое значение имеют реквизиты.

Неправильное, неточное их оформление лишает документ юридической силы, что, в конечном итоге, снижает эффективность письменного делового общения.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.

Требования к содержанию и оформлению реквизитов документов определяются ГОСТами.

Основные реквизиты и правила их оформления:

Государственный герб Российской Федерации (для бланков государственных предприятий). Изображение герба помещается на верхнем поле управленческих документов. Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Эмблема. Эмблема организации — условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке, располагается слева от наименования организации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Над наименованием организации-отправителя может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства; в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Донской государственный технический университет (ДГТУ)

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке, например:

ТЕХКОН Официальный дилер ТЕРМО КИНГ по продажам и сервису на Юге России

Справочные данные об организации содержат сведения, важные для организации при информационных контактах: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты; номер счета в банке, наименование банка и т. д. Все указанные сведения даются по усмотрению организации.

Почтовый адрес отправителя должен соответствовать, почтовым правилам Министерства связи России. Бели организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, принятых в России) и на иностранном языке, чаще всего, английском (по международным правилам написания адреса).

Дата. Отмечается арабскими цифрами в день подписания или издания документа, его отправления иди получения. Например: 22.06.2003 (возможен обратный вариант 2003.06.22). В финансовых документах допускается использование словесно-цифрового способа передачи дат: 22 июня 2003 г.

Регистрационный номер документа, индекс письма, является условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации. Индекс исходящего письма может иметь вид 09-12/35, где: 09- - индекс структурного подразделения; 12 - номер дела по номенклатуре; 35 - порядковый номер письма по регистрационному журналу.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа. Обязательно дается в ответном письме и имеет следующую форму записи: на №02-05/71 от 27.05.2003.

Адресат. Документ может адресоваться в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае должностное лицо не упоминается, а наименование предприятия пишется в именительном падеже. Например:

Министерство общего я профессионального

образования Российской Федерации

Управление по работе с иностранными учащимися

Если документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то название организации ставится в именительном падеже, а название должности и фамилия адресата — в дательном:

Министерство общего и профессионального образования Российской Федераций Начальнику отдела статистики И.В. Васильеву

Если документ адресуется лицу с указанием статуса, то наименование организаций входит в состав наименования должности, а название организации отдельно не указывается:

Начальнику отдела статистики

Министерства общего и

профессионального образования

Российской Федерации

Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя.

Адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Данные Правила были утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные данные организации», «Адресат»):

наименование адресата (наименование организации для юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических яиц);

название улицы, номер доха, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка л т. п.); название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б. Черкасский пер., д. 5/2/6, Центр, Москва, 103012

При адресовании документа официальному лицу снача­ла указывается должность, фамилия и инициалы получателя, затем адрес организации, например:

Директору фирмы «Авис»

г-же И.А. Кондратьевой ,,_э

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

Самара, 443081

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя, например:

ул. Пушкинская, 23, кв. 45 Ростов-на-Дону, 344022 И.Н. Васильеву

Заголовок к тексту. Указывает на содержание документа с предлогом о без кавычек: о подготовке проекта договора. Не рекомендуется употреблять слова касательно (нас.), касается. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок в кавычки не выделяется, пишется со строчной буквы (в письмах - с прописной) и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Текст. Это содержание письма, которое может оформляться в виде таблицы, анкеты или свободного (комбинированного) изложения сути вопроса. При увеличении длины текста и включении в него нескольких вопросов, решений или выводов в нем выделяют разделы, подразделы, пункты. Нумерация производится арабскими цифрами. Обычно текст состоит из введения с объяснением причин написания письма, и основной части с изложением сути дела (обращения, управленческого действия, решения). Текст официального письма может включать приветствен­ное обращение и заключительную формулу вежливости, являющиеся этикетными элементами письменного офици­ально-делового общения.

Отметка о наличии приложения. При наличии их в документе делается запись в форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках уч­реждений, название учреждения в подписи не указывается, например: -

Главный инженер (личная подпись) Е.Н. Плесовских

При подписании документа несколькими должностны­ми лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фабрики Директор магазина (личная подпись) (личная подпись) В.М. Степанов А.П. Миронов

Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например: Васильев Виктор Иванович 32-45-78

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В состав реквизита входят: краткие сведения об исполнении, слова В дело и номер дела, в котором будет храниться документ.

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости - часы и минуты.

ЛЕКЦИЯ 6. ДОКУМЕНТЫ: ТИПОЛОГИЯ, ОБРАЗЦЫ, ЯЗЫКОВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

Основные вопросы, рассматриваемые в лекции

6.1. Типология документов 6.2. Основные виды распорядительных документов 6.3. Основные виды справочно-информационных документов 6.4. Официальные письма. Виды официальных писем 6.5. Язык и стиль документов 6.6. Речевой этикет в документе. 6.7. Новые тенденции в практике русского делового письма