Лабораторная работа Создание табличной базы данных сотрудников

Для учета данных о сотрудниках на предприятиях используют самые разнообразные методы. В одних организациях существуют журналы учета. Куда информация вносится вручную, в других применяются классические базы данных для учета кадров, в третьих используются СУБД Access. Но часто на предприятиях учет данных о сотрудниках ведется и в электронных таблицахExcel.

Списки

Аналогом простой базы данных служит список. Список – это группа строк таблицы, содержащая связанные данные. Отличительной особенностью списка является то, что каждый его столбец содержит однотипные данные, например перечень фамилий, цену за единицу товара и т.д.

Предположим, что перечень столбцов списка, который будет применяться при создании базы данных, набран в текстовом процессоре (рисунок 1).

1. Выделите перечень в документе Wordи скопируйте его в буфер обмена.

2. Перейдите в программу Excel, поместите курсор в ячейку А4 рабочего листа, (в строке 1 будут находиться имена полей табличной базы данных).

3. Вставьте текст, находящийся в буфере обмена.

Обратите внимание на то, что все заголовки оформлены в одном формате (порядковый номер, точка, пробел, текст заголовка, точка с запятой).

Однако из заголовка нам нужен только текст, образующий имя поля списка.

Определение длины текста заголовка

Поместите курсор в ячейку В4, и вызовите функцию ДЛСТР (рисунок 2).

Данная функция возвращает количество знаков в текстовой строке (рисунок 3). Таким образом, в ячейке А4 находится текст, содержащий 20 знаков.

Рисунок 1. Окно текстового редактора

Рисунок 2. Вызов функции ДЛСТР

Рисунок 3. Панель функции ДЛСТР

Удаление последнего знака из заголовка

Следующий этап – удаление знака «;» в конце строки.

Используем функцию ЛЕВСИМВ (текст; количество_знаков) (рисунок 4).

Рисунок 4. Панель функции ЛЕВСИМВ

Удаление начальных знаков из заголовка

Для удаления из исходного текста начальных знаков можно использовать текстовую функцию ПРАВСИМВ.

При вводе этой функции в ячейку D4 в качестве исходного текста задаем строку без одного последнего знака, полученную в результате преобразования в ячейке С4.

Количество знаков во втором аргументе не является одинаковым для всех формул диапазона D4:D24 и зависит от порядкового номера поля в исходном тексте. Для заголовков с порядковыми номерами от 0 до 9 во втором аргументе должно находиться число, равное количеству знаков, рассчитанному функцией ДЛСТР в ячейке В4, уменьшенное на 4 (порядковый номер – 1 знак, точка после порядкового номера – 1 знак, пробел после точки – 1 знак, знак «;», который уже удален функцией ЛЕВСИМВ, но учитывается функцией ДЛСТР в ячейке В, - 1 знак).

Таким образом, в ячейке D4 будет формула:

=ПРАВСИМВ(С4;В4-4)

В заголовках с порядковыми номерами от 10 до 99 необходимо вычесть уже пять знаков.

Рисунок 5. Фрагмент рабочего листа

Создание сложной формулы

для выполнения всех описанных выше действий можно создать одну формулу и разместить ее в одной ячейке (рисунок 6).

Рисунок 6. Рабочий лист со сложной формулой

Перенос заголовков из столбца в строку

1. Выделите и скопируйте в буфер обмена полученный после обработки текст из диапазона ячеек D4:D24.

2. Поместите табличный курсор в ячейку А1,которая будет служить началом строки заголовка списка

3. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Специальная вставка.

Рисунок 7. Команда Специальная вставка

4. В диалоговом окне Специальная вставка установите флажок транспонировать

5. Нажмите кнопку ОК.

Введите в список данные хотя бы о десяти сотрудниках (рисунок 8).

Задание: Выполните фильтрацию и сортировку

Рисунок 8. Лист с табличной базой данных сотрудников