Создание отчетов.
В Access отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать.
Ниже описаны способы создания простых отчетов с помощью мастера отчетов.
В предыдущих версиях программы Access при создании отчета пользователь мог оперировать только одной таблицей или запросом. В случае необходимости объединить в одном отчете информацию из нескольких таблиц или запросов приходилось собирать нужные данные в отдельном запросе. Теперь мастер отчетов позволяет использовать при создании отчетов несколько таблиц или форм.
Рассмотрим основные этапы процесса проектирования отчета. Предположим, что необходимо подготовить отчет, в котором будут просуммированы и сгруппированы данные об объемах продаж разным клиентам.
При создании такого отчета достаточно информации содержащейся в таблице Торговля. Однако для улучшения качества отчета вместо номеров записей, применяемых в данной таблице, укажем соответствующие фамилии клиентов из таблицы Адреса.
- Нажмите кнопку Создать на вкладке Отчеты окна базы данных.
- Запустите мастер отчетов.
- В первом диалоговом окне мастера скопируйте в список Выбранных полей поле Фамилия из таблицы Адреса, а также поле Продавец и Объем операций из таблицы Торговля.
- Перейдите во второе окно мастера отчетов.
- В этом окне изменяется представление данных в отчете путем выбора различных элементов в списке Выбор вида представления данных. По умолчанию данные отчеты группируются по полю Фамилия. Нажмите кнопку Далее, чтобы подтвердить предложенный вариант и перейти к следующему окну.
- В этом окне (рис. 15) можно добавить новый уровень группировки данных в отчете. В окне, которое открывается посредством кнопки Опции группировки, определяются уровни группировки числовых и текстовых данных. Числовые данные могут группироваться по десять, сто и т.д. Для текстовых полей представляется возможность группировки по первой букве, по первым трем буквам и т.д. В нашем случае дополнительная группировка не обязательна, поэтому нажмите кнопку Далее.
- В этом окне мастера определяется способ сортировки данных в отчете. Задайте сортировку данных в отчете по полю Продавец.
Рис. 14 Выбор способа представления данных в отчете Рис. 15 Выбор способа сортировки по полям для отчета
В отчете следует создать поля для итоговой информации. Параметры итоговой информации устанавливаются в диалоговом окне Итоги. В этом окне можно задать вычисления в отчете суммы нескольких значений Sum и среднего арифметического Avg, а также определение минимального Min и максимального Max значений.
- Нажмите кнопку Итоги… и в открывшемся окне активизируйте переключатель Sum для поля Объем операций, чтобы включить в отчет итоговые данные о продаже (рис. 14).
Рис. 16 Установка параметров вычислений в отчете Рис. 17 Выбор стиля оформления отчета
- В следующем окне выберите стиль оформления отчета и ориентацию его страниц при печати. Для оформления создаваемых мастером отчетов предназначены 6 стандартных стилей перечисленных в поле Макет. В левой части окна отображается образец отчета, оформленного посредством выбранного стиля.
- Поэкспериментируйте, создавая различные варианты форматирования отчета, и выберите понравившийся.
- В следующем окне выбора стиля отчета остановитесь на стандартном стиле оформления Деловой.
- В последнем окне мастера введите заголовок отчета Обзор операций с клиентами и нажмите кнопку Готово.
Рис. 18 Готовый отчет в режиме предварительного просмотра
В режиме предварительного просмотра отчет отображается в том виде, который он будет иметь на бумаге после печати. Масштаб отображения отчета в этом режиме изменяется при выполнении щелчка на документе.
Поскольку данные группируются по полю Фамилия, на странице отчета Фамилии клиентов будут печататься только один раз – как заголовки групп, за которыми следуют списки отдельных торговых операций. Аналогичные результаты можно получить, создав соответствующие формы, отчет более удобен для просмотра и анализа. Мастер отчетов позволяет создать стандартные итоговые отчеты. Составив такой отчет, вы можете отредактировать его по своему усмотрению. Создание нестандартных и более сложных отчетов лучше начинать с незаполненного шаблона.
Задание 1. Создать отчет об объемах продаж для каждого продавца с определением общей суммы.
Задание 2. Создать отчет на основе соответствующего запроса, выводящий данные суммарного объема продаж по месяцам в порядке возрастания поля месяц.