2. Организация текущего документооборота в учебно-методическом дюсш №5.

1. Зачисление учащихся

Входящие документы:

Заявление родителей, справка от врача

Исходящие документы:

Приказ о зачислении

2. Проведение соревнований.

Входящие документы:

положение о соревнованиях, календарь соревнований, приказ

Исходящие документы:

Отчет о соревнованиях (о выполнении разряда)

Приказ о присвоении разряда

Протокол (на каких именно соревнованиях получен разряд)

3. Выполнение нормативов.

Протокол (в нем фиксируются результаты сдачи нормативов)

4. Оздоровление учащихся.

Врач предоставляет данные о состоянии здоровья каждого учащегося по запросу тренера в свободной форме (средний уровень, высокий уровень,…). Тренер следит за данными в течении года и по запросу директора предоставляет отчет (в виде диаграммы) о том, как изменился уровень здоровья детей за определенный промежуток времени (то есть сколько было детей с низкими уровнем здоровья, высоким, и сколько стало, например, за год)

6. Выпуск/отчисление учащихся.

Входящие документы:

Приказ об окончании

Исходящие документы:

Разрядная книжка.

Потребителями этой информации являются педагогические работники и тренеры школы. Так как почти каждый учитель является классным руководителем, то поэтому, в конце четверти каждый классный руководитель сдает отчет о посещаемости и успеваемости учеников группы. Также, потребителем результатной информации является Завуч по учебно-воспитательной работе, который аналогичные отчеты, только для всей школы, составляет каждую четверть, а также должен постоянно владеть оперативной информацией о состоянии контингента школы.

Периодичность решения задачи - по четвертям и полугодиям.

Необходимость автоматизации работы школы проявляется в том, что документирование составляет значительный объём выполняемых работ персоналом. Задачу предполагается решать на IBM-совместимых ПК.

Пользователи системы:

Методист. Может вносить, редактировать и удалять данные по всем таблицам. Так же генерирует отчеты

• по численности занимающихся за определенный период

• по характеристике тренерско-преподавательского состава за определенный год

• по списку подготовленных разрядников за определенный период

• по результатам участия учащихся МОУ ДОД ДЮСШ №5 в соревнованиях международного, всероссийского, регионального и областного уровней за определенный год

• о проведенных соревнованиях за определенный год

• о результатах деятельности МОУ ДОД ДЮСШ №5 за определенный год

• по качеству спортивной подготовки

– информационные справки о МОУ ДОД ДЮСШ №5 за определенный период

Директор. Имеет доступ ко всем таблицам. Генерирует и анализирует отчеты перечисленные выше.

Тренер. Просматривает данные по здоровью учащихся по соревнованиям, по аттестации тренеров. Генерирует и анализирует отчеты

• по результатам аттестации тренеров

• отчет по уровню физического здоровья учащихся

После сбора информационного требования было составлено универсальное отношение предметной области.

2. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В настоящее время учебным заведениям приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности учреждения в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности учреждения на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика.

Автоматизация бизнес процессов современного предприятия является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно представить сегодня предприятие, на котором, ведется вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет — далеко не единственный пример приложения автоматизации на предприятии. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней предприятия. Исходя из этого становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно.

В данном дипломном проекте рассматривается автоматизация деятельности учебного процесса ДЮСШ №5, занимающегося подготовкой молодых спортсменов, что, естественно, накладывает свою специфику на задачу автоматизации. Автоматизация деятельности такого учреждения представляет из себя комплекс задач, каждая из которых представляет из себя законченный проект. Среди задач автоматизации можно выделить такие как:

• Учет успеваемости и посещаемости учащихся;

• Учет контингента;

• учет денежных средств, внесенных за обучение в школе;

• учет текущего состояния здоровья учащихся

Можно привести еще целый ряд подсистем в комплексе задач автоматизации деятельности учреждения. Следует отметить, что все задачи в комплексе задач связаны между собой, а операции, происходящие в школе, не могут относиться к какой-либо одной задаче. Так, например, операция зачисления учащегося в школу затрагивает как подсистему учета контингента, так и подсистему взаиморасчетов с учащимися (увеличение долга по оплате за обучение, или погашение задолженности), так и другие подсистемы. Таким образом, ни одна из задач не может рассматриваться как отдельная задача, а должна решаться только как часть комплекса задач автоматизации деятельности учреждения.

В данном дипломном проекте решается задача автоматизации учебного процесса ДЮСШ №5, что затрагивает следующие его подразделения:

• Учебно-методический отдел;

• бухгалтерия.

Автоматизация работы именно этих отделов является типовой задачей практически для любого учебного заведения, так как данные отделы присутствуют в каждом подобном учреждении. Систему автоматизации следует разрабатывать, конечно, как комплексную систему, связывающую воедино все отделы. Эта связь вытекает из естественной связи работы перечисленных отделов.

Кроме естественно-логической связи деятельности отделов друг с другом имеется еще несколько связей, которые объединяют деятельность всех отделов в единое предприятие

Первая их этих связей – это бухгалтерия. Бухгалтерия как бы подводит итог деятельности всего предприятия независимо от того, в каких отделах выполнялись операции. С точки зрения бухгалтера разбиения на отделы как бы не существует.

Вторая из связей всех подсистем в единое целое – это использование общих справочников. Все справочники системы являются общими и используются каждой подсистемой. Типичным примером является справочник Учащиеся – им пользуются бухгалтера при контроле оплаты за обучение и преподаватели, при оценивании результатов обучения. Список преподавателей также является общим справочником системы, используемым всеми ее пользователями. Ведение справочников следует выделить в отдельную подсистему общей системы автоматизации деятельности предприятия.

Подсистема получения аналитической отчетности также является связью, объединяющей деятельность всех отделов в единое предприятие. Функционалом этой подсистемы пользуются сотрудники всех отделов. Например, отчет «Список группы» является первейшим отчетом для классного руководителя, но он необходим также и заму по УВР при составлении отчета по контингенту школы, и бухгалтеру, при учете оплаты за обучение от учащихся.

Разрабатываемая система должна отвечать следующим принципам:

• Организационная масштабируемость. Ввод в действие системы в учреждении первоначально возможен на одном рабочем месте с дальнейшим, по мере необходимости, увеличением количества рабочих мест без потери накопленной в базе данных информации.

• Корпоративность. Обеспечение доступа пользователя, при наличии у него соответствующих полномочий, к функциям системы;

• Управляемость. При возникновении необходимости в структурной реорганизации учреждения – гибкая переналадка системы не приводит к остановке в ее работе.

• Защищенность. Обеспечение разграничения доступа к базе данных системы по правам пользователей.

Разработанная система должна работать без прерываний при возникновении критических ошибок, даже тех, которые возникают по вине пользователя или из-за ошибок во входных данных. Соответственно, секции программы, в которых возможно возникновение таких ошибок должны обрабатываться в программе особым образом. В случае возникновения ошибки после выдачи соответствующего предупреждения программа должна продолжить свою работу.

Программа должна обеспечить физическую и логическую целостность базы данных. При изменении или удалении данных программа должна поддерживать ссылочную целостность информации в базе данных.