1. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

Целью дипломного проекта является задача автоматизации ДЮСШ №5. Решением этой задачи предусматривается автоматизированная обработка данных, необходимая для повышения эффективности управления учебным процессом.

Теоретической основой исследования явилась работа руководства школы. В работе были использованы статистические данные и материалы ДЮСШ №5.

Для решения задачи необходимо собрать следующую информацию:

• данные о тренере группы (фамилия, имя, отчество, телефон, вид спорта);

• данные о группе (количество учащихся, адреса, телефоны, данные о посещаемости, успеваемости, о здоровье, социальном положении семьи, данные о родителях).

Информация об учащихся представляет собой совокупность всех оперативных сведений, а также процессов их обработки. Она должна отвечать следующим требованиям:

• простота - это значит, что информация должна содержать столько данных и в таком объеме, сколько необходимо в данном конкретном случае;

• наглядность - сведения должны быть представлены таким образом, чтобы дать возможность быстро определить главное, а не скрывать его за многословием;

• однозначность - сведения должны быть ясными, в их толковании нужно следить за семантической, синтаксической и логической однозначностью материала;

• сопоставимость - сведения должны проводиться в сопоставимых единицах и относиться к поддающимся сравнению объектам;

• актуальность - сведения должны быть, свежими, оперативными и своевременными, то есть предоставляться без опозданий.

Решение данной задачи обеспечивает:

• систематизацию информации по школе;

• сбор статистической информации по школе;

• осуществление контроля по посещаемости, успеваемости учащихся;

• осуществление расчета статистических данных;

• формирование необходимых выходных ведомостей;

• надежное хранение данных;

• улучшение организации работы с учащимися и родителями.

Ход решения задачи выглядит следующим образом:

При поступлении в ДЮСШ №5 родители ребенка предоставляют в приемную комиссию следующие документы: свидетельство о рождении, страховой медицинский полис, медицинскую справку (форма 0.86), 6 фотографий Зх4, заявление. После чего все его полученные документы подшиваются в Личное дело. По решению приемной комиссии учреждения издается приказ о зачислении абитуриента в ДЮСШ №5.

Вся поступающая в школу информация на каждого ученика обрабатывается вручную и хранится на бумажных носителях, то есть на каждого ученика заводится личное дело, в котором содержатся адресные данные ученика, данные о родителях и постоянно подшиваются иные текущие документы, касающегося этого ученика.

Если ученик переведен из школы в школу, то при подаче документов предоставляется личное дело ученика, а также характеристика на ученика. После того, как все данные занесены в личные дела, преподаватели и тренера работают непосредственно с Журналом, в который заносятся справочные данные (адресные данные, данные о родителях и Ф.И.О. учащегося), результаты успеваемости и посещаемости каждого ученика за четверть. Все Личные дела хранятся у директора, а журналы – в учительской. За правильность ведения личных дел и журналов отвечает Зам по УВР.

Кроме этого, тренера группы имеется дневник воспитательной работы, в который записываются данные о секциях и кружках, которые посещает учащийся и краткая характеристика на каждого ученика. В конце учебного года тренер составляет статистический отчет о состоянии дел в группе. На основе предоставленных отчетов, Завуч составляет сводный отчет по всей школе.

При поступлении ученика в школу используются следующие документы:

• свидетельство о рождении;

• медицинская справка.

При переводе ученика из другой школы используются следующие документы:

• свидетельство о рождении;

• медицинская справка;

• личное дело.

При переводе ученика в другую школу используются следующие документы:

• личное дело;

• медицинская справка;

• итог успеваемости по прошлым годам;

В результате решения задачи завучем по УВР и классными руководителями формируются следующие отчеты:

• «Поименная книга»;

• «Списки групп» (в количественных показателях);

• «Ведомость успеваемости по группам»;

• «Ведомость посещаемости по группам»;

• «Сводная ведомость по успеваемости по школе»;

• «Сводная ведомость по посещаемости по школе»;

• «Сведения о классных руководителях школы»;

• «Сведения о родителях»;

• «Сведения об учащемся».

Работа Зама по УВР заключается в следующем:

1. контроль за выполнением учебного плана и рабочих учебных планов, исполнение приказов руководства по учебному процессу и работе со спортсменами;

2. составление и оформление отчетных документов (контингент учащихся, сводные ведомости по результатам контрольных зачетов, списки, сведения о спортсменах и др.);

3. разработка докладных записок и проектов приказов по личному составу учащихся;

4. оформление документов для академических справок учащимся при их переводе в другие ДСШ.

5. контроль за формированием личных дел учащихся;

6. участие в работе приемной комиссии;

7. оформление заявлений об отработанных часах тренеров и преподавателей;

8. ведение личных карточек учащихся об оплате за обучения.

Помимо этого, каждую четверть производится комплексный анализ учебной деятельности в различных разрезах: по преподавателю, по дисциплинам, по предмету, строятся графики по динамике успеваемости, по преподавателям и другим показателям. На основании данных, получаемых в ходе учебного процесса, семестровых отчетах об успеваемости и посещаемости, по окончании каждого учебного года, составляется ежегодный отчет. В нем подводятся итоги работы и приводятся показатели успеваемости и посещаемости за учебный год.