5.2. Классификация документов первичного учета

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения хозяйственной операции, их группируют по однородным признакам. Классификация документа производится по следующим признакам (рис.5.2):

• назначению;

• объему содержащихся в них сведений;

• способу отражения в них хозяйственных операций;

• месту их составления;

• способу обработки.

Поназначениюбухгалтерские документы первичного учета делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные и строгой отчетности.

Исполнительные (оправдательные) документы оформляют уже совершенную операцию - накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, приходные кассовые ордера, наряды на сдельную работу; и служат основанием для отражения хозяйственной операции в синтетическом и аналитическом учете.

Документы бухгалтерского оформления составляются сотрудниками бухгалтерии организации с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов для отражения в бухгалтерском учете. К таким документам относятся: расчетно-платежные ведомости, ведомости начисления амортизации, бухгалтерские справки, расчеты бухгалтерии, накопительные ведомости.

Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления, т.е. содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную операцию – это приходные и расходные кассовые ордера, накладные.

Бланки строгой отчетности– это специальные документы, отпечатанные типографским способом, в котором предусмотрены необходимые реквизиты и выходные данные: краткое название типографии, место ее размещения, номер заказа и год его выполнения, тираж, с присвоением определенной серии и индивидуального номера. К таким документам относятквитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломы, абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов.

По объему содержащихся в документах сведений они делятся на первичные и сводные первичные.

Первичные документы содержат первоначальную исходную информацию о конкретных хозяйственных фактах - накладные, кассовые ордера, акты на списание основных средств, чеки.

Первичные документы группируют по видам документов и по видам учетных работ.

По видам- первичные документы группируют следующим образом:

Перечень первичных документов по видам

1. АКТЫ	7. КАРТЫ (КАРТОЧКИ)
- приема (передачи) основных средств	- лимитные карточки - заборная карта
- списания основных средств	8. ЗАЯВЛЕНИЯ
- приема-сдачи отремонтированных объектов	- на открытие счета - об отказе от акцепта
- приема материалов (оборудования)	9. ПОРУЧЕНИЯ
- о выявленных дефектах	- платежное поручение
- на замену	- сводное платежное поручение
2. ТРЕБОВАНИЯ	- платежное требование-поручение
- акт – требование на замену материалов	10. СЧЕТА - счет-фактура
- накладная	- счет (поставщика)
- требование на отпуск материалов	- счет платежное требование
- платежное требование	- лицевой счет
- требование-поручение	11. ДОВЕРЕННОСТЬ
3. НАКЛАДНЫЕ
- накладная (требование) на внутреннее перемещение	12. ОТЧЕТЫ - авансовый отчет
- накладная на отпуск на сторону	- материальный отчет
4. НАРЯДЫ	13. РЕЕСТРЫ (СПИСКИ, ОПИСИ)
- на выполненную работу	- реестр чеков
- на сдельную работу	- реестр невыданной зарплаты
5. ПРИКАЗЫ	- реестр платежных требований
- приказ (распоряжение) о приеме, о переводе, о прекращении договора, о предоставлении отпуска	- реестр приходных и расходных ордеров - инвентарный список
- приказ (накладная) на отгрузку	- инвентаризационная опись
6. ОРДЕРА
- приходный кассовый ордер
- расходный кассовый ордер
- приходный ордер

Классификация первичных документов по видам учетных работсогласно действующим инструкциям Госкомстата РФ и Центробанка РФ дана по следующим разделам:

• учет сельскохозяйственной продукции и сырья;

• учет труда и его оплаты;

• учет основных средств и нематериальных активов;

• учет материалов;

• учет безналичных расчетов;

• учет работ в капитальном строительстве;

• учет работы строительных машин и механизмов;

• учет работ в автомобильном транспорте;

• учет кассовых операций;

• учет торговых операций;

• отражение результатов инвентаризации.

Сводные первичные документы обобщают сведения, содержащиеся в первичных документах, - это отчеты о движении материальных ценностей, отчеты кассира, ведомости движения продукции, что позволяет осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей.

По способу отражения операций документы первичного учета подразделяются на разовые и накопительные. В разовых документах отражается одна хозяйственная операция - это расходные и приходные кассовые ордера, авансовые отчеты, требования-накладные, счета-фактуры. В накопительных документахотражаются ряд однородных повторяющихся операций, которые регистрируют по мере их совершения – это лимитно-заборные карты требования на отпуск материалов, платежная ведомость. Такие документы позволяют сократить их количество.

По месту составления документы первичного учета подразделяются на внешние и внутренние. Внутренние документы оформляются непосредственно в организации – это платежная ведомость, инвентаризационная опись, приходные и расходные ордера. Внешние - это счет-фактура, товарно-транспортная накладная, банковская выписка по расчетному счету, поступающие от других организаций и физических лиц.