Порядок выполнения работы
Создать таблицы для осуществления табельного учета с предложенными полями (см. рисунок 7), установить связи «один ко многим» по соответствующим ключевым полям.
Рисунок 7 – Таблицы для хранения информации о выполненной работе
Ввести данные в таблицы, для двух записей. В одной записи дочерней таблицы должны содержаться сведения о студенте: фамилия, имя, отчество. Табельный номер задается по номеру студенческого билета, значение даты приема должно соответствовать дате поступления в университет. Другие поля заполняются студентом самостоятельно, при этом данные ячеек таблиц должны быть логически взаимосвязаны.
Составить отчет в редакторе Word, включив в него рисунки таблиц в режиме просмотра из Access методом копирования экрана (кнопка PrtSc).
Ответить на контрольные вопросы.
Контрольные вопросы
Каков алгоритм построения базы данных?
Для чего предназначен режим конструктора таблиц?
Какое поле таблицы может выполнять роль ключевого поля?
Что означает тип связи между таблицами «один ко многим»?
В каких случаях применяется тип связи «один к одному»?
Лабораторная работа № 2 Конструирование формы в Access
Цель работы: получить практические навыки создания новой формы для ввода информации в базу данных с помощью Access.
Краткая теория
Формой называется объект базы данных, используемый для просмотра, ввода или изменения данных. По сравнению с ручным вводом данных, интерфейс, основанный на формах, позволяет автоматизировать процесс путем добавления в форму функциональных элементов, ввести проверку данных, настроить представление данных для просмотра.
Формы создаются на основе спроектированных баз данных. Access предоставляет разнообразные способы создания форм в зависимости от необходимой функциональности и сложности. В лабораторной работе будет изучен способ создания формы при помощи мастера форм. Использование мастера форм позволяет создавать довольно гибкие формы, используя поля из разных таблиц, различные виды форм и стили оформления. Детально рассмотрим такой способ создания формы, используя структуру базы данных, приведенную на рисунке 2.
Создание формы с помощью мастера форм.
Открыть созданную базу данных. В области переходов дважды щелкнуть на названии базы данных (на ярлыке). Перейти на вкладку Создание и в группе Форматы нажать кнопку Другие формы. В раскрывающемся списке выбрать инструмент Мастер форм. Откроется окно создание форм (рисунок 8). Затем следует переместить в список выбранных полей такие поля, которые будут необходимы для создания требуемой формы и нажать кнопку Далее. Откроется окно выбора внешнего вида формы. Существует четыре вида формы:
в один столбец – все поля созданной формы будут расположены в один столбец;
ленточный – поля формы будут расположены в одну или несколько строк;
табличный – форма будет выглядеть как обычная таблица;
выровненный – ленточная форма, поля которой выровнены по ширине.
Рисунок 8 – Окно создания форм
Из предложенных программой видов форм установить переключатель в положение нужной формы и нажать кнопку Далее. Откроется окно выбора стиля формы, после чего выбрать подходящую схему оформления и нажать кнопку Далее. Откроется окно для задания имени формы. В текстовом поле следует ввести имя новой формы и нажать кнопку Готово. Новая форма откроется в режиме просмотра (рисунок 9).
Рисунок 9 – Созданная форма в режиме просмотра
Созданная форма может быть доработана в режиме конструктора (в режим конструктора можно перейти при помощи кнопки Режим, которая находится на ленте Главная в верхнем левом углу), где в нее могут, быть добавлены элементы управления.
Элементы управления – это объекты пользовательского интерфейса, позволяющие вводить или отображать данные. Элементы управления находятся на вкладке Конструктор в группе Элементы управления.
Использование элементов управления в формах позволяет значительно расширить функциональность форм, а также добавить отображение необходимых данных. В режиме Конструктора форм можно снабдить проектируемую форму заголовком или пояснительным текстом, используя инструмент Надпись. Некоторые поля можно выделить с помощью элементов управления – Линия или Прямоугольник. При распечатке данных всегда полезно знать, когда данные были введены, установить эти параметры можно с помощью кнопки Дата и время.
Другим элементом управления при проектировании форм является Поле со списком. Этот элемент управления применяется, в том случае, когда требуется, чтобы значение поля в таблице не вводилось вручную, а выбиралось из известного списка значений. Как правило, этими списками являются различного рода справочные данные.
Поле со списком создается следующим образом. В режиме конструктора форм выделить правый прямоугольник того поля, которое будет оснащено элементом управления Поле со списком и, щелкнуть правой кнопкой мыши. Откроется меню, из предлагаемого списка следует выбрать Преобразовать элемент > Поле со списком. Далее через опцию свойства необходимо вызвать Окно свойств и находясь на вкладке Данные установить Тип источника строк – Список значений (рисунок 10). В свойстве Источник строк указать список значений в следующем формате – 1237; 1238; 1239.
Рисунок 10 – Окно свойств
Созданный элемент Поле со списком позволяет изменять шифр детали, находясь в режиме просмотра форм с автоматическим изменением его значений в связных таблицах.
Если, работая в форме, нужно вывести данные из другой формы или ввести их в другую форму, то можно создать в исходной форме командную кнопку, открывающую поля другой формы. Для создания такой кнопки нужно перейти на вкладку Создание и щелкнуть мышью на элементе управления Кнопка. Удерживая нажатой кнопку мыши, прочертить прямоугольник в том месте, где должна располагаться командная кнопка. Откроется меню Создание кнопок. Далее следует выбрать действие, которое будет выполняться при нажатии кнопки, например для открытия формы, выбрать в списке Категории – Работа с формой, в списке Действия – Открыть форму. Затем щелкнуть на кнопке Далее.
В следующем окне диалога предлагается выбрать открываемую форму из числа ранее созданных форм. Открываемая форма должна быть основана на связанной таблице, имеющей ключевое поле, связанное с ключевым полем таблицы исходной формы. Далее следует установить опцию Текст, ввести текст, который будет на кнопке и нажать кнопку Готово.
Командная кнопка действует следующим образом. После ввода в ключевое поле исходной формы его значения, нажатие этой кнопки выводит на экран подчиненную форму с данными, относящимися к ключевому полю. Подчиненной называют форму, вставленную в другую форму. Подчиненная форма создается при помощи кнопки Подчиненная форма, которая расположена на вкладки Конструктор в группе Элементы управления либо путем перетаскивания необходимой формы из области переходов в главную форму.
Форма ведомость ремонта автосцепки с элементами управления Поле со списком – шифр детали, Командная кнопка – справка, Подчиненная форма – участок дефектоскопирования приведена на рисунке 11.
Рисунок 11 – Итоговая форма с элементами управления