2.2 Новая технология выполнения выбранной функции управления
Рассмотрим функциональную схему учета Обобщенная схема автоматизации ООО “Форпост-Север” представлена на рис. 2.1. На вход автоматизированной системы поступают заявки в виде двух информационных потоков:
– потока заявок от потребителей на покупку товаров;
– поток поступающих товаров.
Рис. 2.1. Функциональная схема автоматизированного учета компании Детализация процесса
Детализация бизнес-процессов компании представлена на рис. 2.2.
Для закупки товара информационными потоками являются сопроводительные документы на товар и непосредственно сами поступающие товары. Закупка товаров осуществляется на основе анализа конъюнктуры рынка и в соответствии с действующим законодательством, закупку осуществляют сотрудники фирмы. Выходными потоками являются поток денежных средств поставщику, а так же поток товаров, которые были куплены.
Закупленный фирмой товар поступает на склад, и складские работники обеспечивают хранение товара в соответствии с нормативными документами, а так же сопроводительными документами на товар. Продажа товара осуществляется тех товаров, которые есть в наличии на складе, в соответствии с заявками на покупку товаров, а так же после оплаты счетов, выставленных при продаже товара
Учет товаров в процессе бизнес процессов компании представлен рис. 2.2.
Рис. 2.2 – Функциональная схема учета ООО “Форпост-Север” Детализация процесса
Для инициирования процесса учета входными информационными потоками для процесса являются:
Поток заявок от покупателей;
Поступление рекламаций от покупателей;
Поступление товаров от поставщиков;
Выходными информационными потоками для процесса являются:
Продажа товаров покупателям;
Оплата поставщикам;
Поток учетной информации;
Исполнителями являются:
Поставщики;
Покупатели;
Сотрудники фирмы (менеджеры, складской работник, отдел снабжения);
Банк;
Заказчик (юридическое лицо) делает заявку у менеджера (сбрасывает по факсу или договаривается по телефону) на нужную ему продукцию.
Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара нет, то оформляется заявка на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров.
Оформленная заявка поступает в отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и определяется примерная дата поступления товара на склад.
Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом. Снабженцы формируют заявки для получения товара менеджерам-поставщикам, оплачивают выставленные счета и доставляют товар, который поступает на склад фирмы.
После того, как заказчик совершил оплату согласно счету-фактуре, и оплату подтвердила банковская выписка, он может получить необходимый товар. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар. В настоящее время рассматриваемые процессы учета товаров не автоматизированы.
Для реализации выбрана задача – автоматизации учета товаров.