ДОУ-пособие ЮУрГУ-2013

12 − регистрационный номер документа;

14 − место составления или издания документа;

15 – адресат;

18 − заголовок к тексту;

20 − текст документа;

21 − отметка о наличии приложения;

22 – подпись.

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.

Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и так далее. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5. Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй – подшивается в дело.

Формуляр справки состоит из реквизитов:

03 − эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 − наименование организации (наименование структурного подразде-

ления); 10 − наименование вида документа;

11 − дата документа;

12 − регистрационный номер документа;

14 − место составления или издания документа;

15 – адресат;

18 − заголовок к тексту;

20 − текст документа;

22 – подпись;

25 − оттиск печати; Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в

именительном падеже) работника (или иного лица – учащегося, пенсионера и так далее), о котором сообщают сведения.

Доклад – последовательное изложение на собрании, заседании информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем

51

организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть – изложение основных фактов; выводы (в виде положений); рекомендации. Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Телеграмма – официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы – под чертой – указываются: адрес и наименование организации – отправителя телеграммы; наименование должности; подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; печать; дата.

Телефонограмма – официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.

При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверить правильность записи обратной связью; текст – не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.

Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:

08 − наименование организации (наименование структурного подразделения);

10 − наименование вида документа;

11 − дата документа;

12 − регистрационный номер документа;

14 − место составления или издания документа;

15 – адресат;

18 − заголовок к тексту;

20 − текст документа;

22 – подпись; должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона,

время передачи; должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема (приложение Ц).

1.13. Документы по личному составу

Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).

52

Необходимые функции по управлению личным составом в организациях осуществляют самостоятельные структурные подразделения (отдел персонала, отдел кадров), а в сфере малого бизнеса их выполняют отдельные работники (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или в порядке совместительства – секретарь руководителя организации, иногда главный бухгалтер.

Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Всю документацию по личному составу, в том числе организационнораспорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке – по этапам трудового цикла работника:

−документация, связанная с комплектованием персонала организации;

−документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

−документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

−документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, то есть с увольнением.

Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы:

−по учету кадров;

−по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г № 1 [9].

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационноправовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций.

Поскольку документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда не является распорядительной документацией, ее оформление мы рассматривать не будем. Что касается распорядительных документов по учету труда, то перечень унифицированных форм данного вида документов приводится в табл. 1.

53

Процесс управления персоналом организации кроме оформления первичной учетной документации включает также выполнение следующих работ:

−ведение трудовых книжек;

−формирование и ведение личных дел;

−подготовку и передачу дел в архив организации;

−хранение дел службы персонала в архиве организации.

Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением документов (рис. 3).

Таблица 1 Перечень унифицированных форм документов по личному составу

54

Резюме − сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с претендентом, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них (приложение Ш).

Рис. 3. Процесс документооборота при приеме на работу сотрудника

Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель.

Возможно оформление развернутого резюме − резюме хронологического вида. В отдельных случаях претендент составляет резюме функционального типа, подчеркивающего достижения профессионального характера.

Анкета составляется собственноручно поступающим на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.

Автобиография. Трудовым кодексом РФ не считается обязательным документом. Вопрос о предоставлении такого документа решается работодателем и поступающим на работу по взаимному согласию. В отдельных случаях (при оформлении на службу в таможенных органах) автобиография представляется в обязательном порядке.

55

Характеристика – официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. Характеристика подготавливается по запросу той организации, куда поступает на работу претендент. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника. Подписывается характеристика руководителем организации и заверяется гербовой печатью.

Характеристика как обязательный документ при приеме на работу ТК РФ не предусмотрен. Однако при отборе кандидатов на руководящие должности она находит широкое применение.

Близким характеристике по содержанию и назначению документом является рекомендательное письмо. Подготовка рекомендательного письма производится по инициативе кандидата, претендующего на вакантную должность. Письмо не носит официального характера.

Трудовой договор заключается между работодателем и работником. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации трудовой договор заключается в письменном виде на неопределенный срок или на срок до пяти лет (срочный трудовой договор). Права, обязанности и ответственность сторон, условия оплаты и организация труда устанавливаются самостоятельно сторонами соглашения. В договоре могут быть предусмотрены определенные льготы для создания дополнительных стимулов к труду.

По истечении срока действия срочного договора он автоматически продлевается на неопределенный срок, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений.

Рекомендуется к использованию форма трудового договора, унифицированная с формами документов по учету кадров Госкомстата РФ.

Поскольку трудовой договор в ряде случаев носит индивидуальный характер (руководящий состав, специалисты и так далее), в принципе, работодатель и работник могут составлять договор в произвольной форме. Непреложным является одно – он должен отвечать требованиям, установленным Трудовым кодексом РФ (глава 11).

Если труд работника, принятого на вакантную должность, связан с материальной ответственностью, то с поступившим на работу может заключаться письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Согласно ТК РФ (ст. 244) договор о полной материальной ответственности может быть заключен с работником, достигшим 18летнего возраста, занимающим соответствующую должность, указанную в специальном Перечне, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности считается дополнением к трудовому договору. В договоре указываются обязанности и ответственность работника, приводятся условия, которые обеспечивает работодатель, необходимые для нормальной работы и сохранности материальных ценностей.

56

При совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность.

Приказ о приеме на работу оформляется по форме № Т-1 и № Т-1а. Форма № Т-1 заполняется индивидуально на каждого принятого работника. Форма № Т-1а заполняется одновременно на нескольких работников, по содержанию она идентична форме № Т-1 и здесь не приводится.

Работник отдела персонала на основании приказа о зачислении работника на работу заполняет личную карточку, делает соответствующую запись в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или аналогичный документ по начислению заработной платы.

При поступлении на работу сотрудник организации, если это требуется по роду его деятельности, берет на себя обязательства, связанные с защитой коммерческой тайны.

Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера только о самом работнике. Личный листок составляет основу личного дела работника, и этим объясняется необходимость его оформления при поступлении на работу. Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных, сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании и другие

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.

Заполнение трудовых книжек производится на языке республики, автономной области, на территории которых расположено данное предприятие, организация, и на официальном (русском) языке Российской Федерации.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В настоящее время в Российской Федерации обращается два образца трудовых книжек – «старый», утвержденный Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих», и «новый», утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». В трудовую книжку вносятся:

– сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

57

–сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

–сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и тому подобное);

–сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Личная карточка работника (форма № Т-2) – основной учетный документ. Заполняется на всех работников, кроме государственных служащих, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, страхового свидетельства, диплома (свидетельства об образовании) и на основе опроса работника.

Заполняются личные карточки работником кадровой службы (отдела персонала, менеджера по кадрам и так далее) от руки. Личные карточки заводятся в одном экземпляре, регистрируются и хранятся в отдельной картотеке.

Все последующие изменения данных о работнике отражаются в личной карточке и заверяются подписью работника кадровой службы. Отдельно хранятся личные карточки работников, обучающихся в очно-заочных образовательных учреждениях. В этом же разделе хранятся личные карточки на работающих инвалидов.

Карточки уволенных работников формируются в отдельные дела. Срок хранения карточек по форме № Т-2 – 75 лет.

На работников, поступающих на государственную службу, оформляется аналогичная форма № Т-2 ГС(МС). Форма более объемна по содержанию и

впособии не приводится.

Форма № Т-4 составляется дополнительно только для учета научных и научно-педагогических работников. Она ведется наряду с заполнением формы № Т-2.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель.

Личные дела могут заводиться на всех работников организации, однако, главным образом, – на руководящий состав и ведущих специалистов. Для остальных работников, как правило, ограничиваются оформлением личной карточки по форме № Т-2.

В состав личного дела входят следующие документы:

–внутренняя опись документов, подшитых в личном деле;

–резюме;

–автобиография;

–анкета или личный листок по учету кадров;

58

–копии документов об образовании;

–характеристики на работника;

–трудовой договор (может входить в состав личного дела или храниться отдельно);

–копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

–копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

–копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

–дополнения к анкете или личному листку по учету кадров;

–различные справки, относящиеся к данному работнику (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно).

При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного письма, представленных при поступлении на работу, они также подшиваются в личное дело работника.

Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных или умерших работников должны передаваться

вархив и храниться 75 лет.

Условия и порядок перевода работника на другую работу определяются Трудовым кодексом РФ (гл. 12).

Законодательство допускает три вида переводов на другую работу: перевод на работу на том же предприятии, перевод на другое предприятие, перевод в другую местность, в том числе и вместе с предприятием. Все эти изменения трудового договора допускаются только с письменного согласия работника за исключением случаев, предусмотренных ст. 74 Трудового кодекса. Исключение составляет временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости, аварий, катастроф на срок до одного месяца.

Не считается переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его на том же предприятии на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в предела специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором. Администрация не вправе перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Переводом на другую работу, требующим согласия работника следует считать поручение ему работы, не соответствующей специальности, квалификации, должности, либо работы, при выполнении которой изменяются размер заработной платы, льготы, преимущества и иные существенные условия труда, обусловленных при заключении трудового договора.

59

Наиболее часто встречающимся вариантом перевода является перевод в другое подразделение организации на другую должность

Перевод на другую должность может быть осуществлен в результате аттестации работника в соответствии с действующим в организации Положением об аттестации. Перевод на другую должность оформляется приказом (распоряжением) по форме № Т-5. Форма заполняется работником отдела кадров.

В приказе о переводе указывают:

−фамилию, имя, отчество работника;

−вид перевода (постоянно, временно);

−данные по прежнему месту работы;

−причину перевода (в соответствии с ТК РФ);

−данные по новому месту работы;

−изменения в оплате труда.

Приказ (распоряжение) визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. Перевод на другую должность (продвижение по службе), как правило, влечет за собой изменение оплаты труда. Поэтому копия соответствующего приказа направляется в личное дело и в бухгалтерию.

1.14.Порядок формирования и хранения дел. Передача документов

вархив

Порядок формирования дел в организации. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства − службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

− документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

60