ДОУ-пособие ЮУрГУ-2013

7.При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или)

ееграфу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

8.Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационнораспорядительную документацию.

9.Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

Классификация унифицированных форм документов. В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

− государственные (общероссийские); − отраслевые (ведомственные); − субъектов Российской Федерации;

− формы документов объединений, предприятий, организаций. Общероссийские классификаторы документации. Важными средствами

информационного обеспечения являются классификаторы техникоэкономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации − нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

По содержанию все многообразие классификаторов можно подразделить на следующие группы:

1.Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

− Общероссийский классификатор стандартов (ОКС); − Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

11

−Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

−Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ).

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

−Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОК-

ПО);

−Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (действовал до 2003 года);

−Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации

иметрологии от 6 ноября 2001 года № 454-ст принят и введен в действие с 1 января 2003 года Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), разработанный Минэкономразвития.

3.Классификаторы информации о населении и кадрах:

−Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

−Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

1.3Нормативно-правовая база документационного обеспечения

управления

Нормативно-правовую базу документационного обеспечения управления составляют:

1.Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2.Постановления и Распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

3.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ – Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);

4.Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

5.Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

6.Государственные стандарты на документацию;

7.Унифицированные системы документации;

8.Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

12

9.Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10.Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Законодательное регулирование ДОУ:

1.Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть – 22 декабря 1995г. Гражданский кодекс РФ устанавливает виды

иразновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

2.Федеральный закон (ФЗ) от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» регулирует отношения, возникающие при: разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции, в том числе зданиям и сооружениям (далее − продукция), или к продукции и связанным с требованиями к продукции процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации; разработке, принятии, применении и исполнении на добровольной основе требований к продукции, процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг; оценке соответствия.

3.ФЗ от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, урегулировал взаимоотношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

4.ФЗ от 29.12.1994 №77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование, а также устанавливает виды обязательного экземпляра документов, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документов, ответственность за их нарушение.

13

5.ФЗ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» установил порядок использования электронной цифровой подписи (правовая база для перехода от бумажного документооборота к электронному).

6.Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

7.Закон РФ от 29.07.2007 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

8.В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций

иустановлены сроки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

9.Закон РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле» определил порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

10.Федеральный закон РФ от 04.07.1996 № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене»

11.Федеральный закон РФ от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»

12.Закон РФ от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке РФ»

13.Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-I «О языках народов РФ»

14.Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных дан-

ных» Общегосударственные документы:

1.Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. − это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ − упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание

14

наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. 6 июля 1992 г. Государственной архивной службой утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Она введена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.

В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабатывают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.

2.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68 содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами; требования по подготовке законодательных актов; правила оформления отдельных документов.

3.ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов» является правовой основой регламентации вопросов оформления служебных документов.

4.ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство. Термины и определения»

5.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»

1.4. Уровни управления и соответствующие им документы

На предприятиях туриндустрии в зависимости от уровня управления должностные лица принимают различные решения и составляют документы, являющиеся документальным подтверждением этих решений.

На руководящем уровне: генеральный директор принимает стратегически важные управленческие решения по развитию и совершенствованию деятельности организации на основе анализа информации, представляемой его заместителями.

На стратегическом уровне (уровне заместителей генерального директора): осуществляется процесс планирования жизненного цикла продукции. Каждый заместитель планирует работы по своему направлению деятельно-

15

сти, организует, контролирует и анализирует их выполнение на основе информации, представляемой начальниками подчиненных подразделений, принимает решения по совершенствованию своего вида деятельности и представляет соответствующие отчеты генеральному директору.

На тактическом уровне (уровне подразделений): под руководством начальников подразделений (или лидеров команд-исполнителей) происходит выполнение запланированных работ − осуществляются процессы жизненного цикла продукции и процессы их поддержки (обеспечения). Начальники анализируют ход работ на основе информации, получаемой от исполнителей, и представляют отчеты заместителю директора, которому подчиняются; исполнители выполняют конкретные подпроцессы и операции и информируют начальников своих подразделений о результатах работ.

На оперативном уровне: исполнители выполняют конкретные подпроцессы и операции и информируют начальников своих подразделений о результатах работ.

В процессе документооборота предприятия туриндустрии, и не только сотрудники опираются в своей работе на следующие виды документов:

Правовая документация:

−лицензионные документы;

−распоряжения вышестоящих организаций;

−Постановления Правительства РФ;

−Законы РФ (в том числе касающиеся качества, экологии, безопасно-

сти).

Документация по обеспечению качества:

−внутренние технические документы;

−внутренние нормативные документы;

−внешние нормативные документы;

−методические документы.

Документы по стратегическому и оперативному планированию

−устав организации;

−организационно-распорядительные документы;

−переписка с другими организациями;

−приказы и распоряжения вышестоящих организаций;

−приказы и распоряжения руководства организации;

−служебные записки;

−должностные инструкции;

−штатное расписание;

−положения о подразделениях;

−организационная структура.

Документы по стратегическому и оперативному планированию:

−сметы;

−планы работ;

−бизнес-план;

16

−стратегический план. Методические документы:

−методическая инструкция по разработке положения о подразделении;

−методическая инструкция по разработке должностной инструкции;

−методическая инструкция по разработке документированных проце-

дур;

−методическая инструкция по описанию процессов;

−методические рекомендации по внедрению методов статистического управления процессами в организации;

−методические рекомендации по внедрению методов постоянного улучшения процессов в системе менеджмента качества (СМК).

Внешние нормативные документы:

−документы органов государственного надзора;

−нормативные документы Госстроя, Минтруда, Минприроды России и прочих;

−Национальные стандарты РФ;

−технические регламенты;

−региональные стандарты;

−международные стандарты;

Внутренние нормативные документы:

−договора и контакты с внешними поставщиками и потребителями;

−стандарты фирмы на услуги;

−стандарты фирмы на технологические процессы;

−стандарты фирмы;

−альбом бланков на методы испытаний, измерений и контроля. Внутренние технические документы:

−инструкция по технике безопасности;

−инструкция по охране труда;

−технологические и маршрутные карты;

−технологические регламенты;

−технологические инструкции;

−технические условия на продукцию;

−проектно-конструкторские документы.

1.5. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец

Аппарат управления реализует свои функции при помощи универсальных документов, входящих в систему организационно-распорядительных документов.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – это совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления.

17

В 1990 г. был утвержден ГОСТ 6.38–90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», являвшийся нормативным документом, на основании которого до 1997 г. оформлялись документы ОРД. В 2003 г. появился ГОСТ Р.6.30–2003 «Унифицированная система организа- ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Для построения общей модели документов необходимо дать определение составной части этой модели – это реквизиты. Реквизиты – обязательные признаки на документе, установленные законом (ГОСТом).

Под совокупностью расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации, понимают формуляр-образец.

Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении документов этой системы.

30 реквизитов установил ГОСТ Р 6.30–2003 для системы ОРД: 01 − Государственный герб Российской Федерации; 02 − герб субъекта Российской Федерации;

03 − эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 − код организации;

05 − основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 − идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 − код формы документа;

08 − наименование организации;

09− справочные данные об организации;

10− наименование вида документа;

11− дата документа;

12− регистрационный номер документа;

13− ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14− место составления или издания документа;

15− адресат;

16− гриф утверждения документа;

17− резолюция;

18− заголовок к тексту;

19− отметка о контроле;

20− текст документа;

21− отметка о наличии приложения;

22− подпись;

23− гриф согласования документа;

24− визы согласования документа;

25− оттиск печати;

18

26 − отметка о заверении копии;

27 − отметка об исполнителе; 28 − отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 − отметка о поступлении документа в организацию;

30 − идентификатор электронной копии документа[2]. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов − А4 (210

х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм − левое; 10 мм − правое; 20 мм − верхнее; 20 мм − нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков − угловой (приложение А) и продольный (приложение А).

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

−центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

−флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов (приложение Б):

−общий бланк;

−бланк письма;

−бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для

19

границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги и стро-

ится на основе конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положения табулятора, а по горизонтали – интервалы. Положения табулятора – это количество печатных знаков по горизонтали. Интервал – расстояние между основаниями смежных строк. При печатании документа используют восемь стандартных положений табулятора:

1)нулевое – граница левого поля;

2)первое – после пяти печатных знаков от границы левого поля;

3)второе – после 16 печатных знаков от границы левого поля;

4)третье – после 24 печатных знаков от границы левого поля;

5)четвертое – после 32 печатных знаков от границы левого поля;

6)пятое – после 40 печатных знаков от границы левого поля;

7)шестое – после 48 печатных знаков от границы левого поля;

8)седьмое – после 56 печатных знаков от границы левого поля.

1.6. Правила оформления реквизитов документов

Чтобы правильно составлять документы, необходимо знать правила оформления реквизитов, которые мы рассмотрим в этой теме. Нумерация абзацев соответствует номерам реквизитов, обозначенным в п.1.5.

1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст.5021).

2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

20