ДОУ-пособие ЮУрГУ-2013

3. ПРАКТИКУМ ПО ДИСЦИПЛИНЕ

Тема 1. Реквизиты по гост 6.30–2003. Требования к бланкам документов

План

1.Изучить материал для самостоятельного изучения

2.Составить бланки приказа, делового письма

3.Найти ошибки в приведенных документах

Перечень документов, составленных студентами к концу занятия: бланк приказа, делового письма, исправленные деловые письма (2 экз.)

Тема 2. Деловое письмо

План

1.Составить деловое письмо, применив угловое расположение рекви-

зитов

2.Составить деловое письмо, применив продольное расположение реквизитов

Перечень документов, составленных студентами к концу занятия: 2 деловых письма.

Тема 3. Регистрация входящей и исходящей документации

План

1.Каждому студенту придумать наименование фирмы и вид деятельно-

сти

2.Составить деловое письмо

3.Зарегистрировать деловое письмо в журнале исходящей документа-

ции

4.Студент, получивший деловое письмо, должен зарегистрировать его в журнале входящей документации и сделать отметку о поступлении документа в организацию а также должен написать ответ на деловое письмо

5.Студенту, получившему ответ на деловое письмо, необходимо зарегистрировать его в журнале входящей документации и сделать отметку об исполнении документа

Перечень документов, составленных студентами к концу занятия: 2 исходящих письма, зарегистрированных в журнале исходящей документации, 2 входящих письма, зарегистрированных в журнале входящей документации, журнал входящей документации, журнал исходящей документации.

141

Тема 8. Управленческие структуры предприятий туриндустрии

Составить штатное расписание предприятия туриндустрии, номенклатуру дел, должностные инструкции сотрудников туриндустрии.

Перечень документов, составленных студентами к концу занятия: штатное расписание предприятия туриндустрии, номенклатура дела, должностная инструкция работника туриндустрии (по заданию преподавателя).

Тема 9. Документация, необходимая при проектировании туристских услуг

Порядок работы: занятие проводится в форме деловой игры: студенты должны придумать маршрут и разработать необходимую документацию для него, в соответствии с ГОСТ Р-50681-2010 Туристские услуги. Проектирование туристских услуг.

Перечень документов, составленных студентами к концу занятия: технологическая карта туристского путешествия, информационный листок к путевке туристского путешествия, технологическая карта экскурсии.

Тема 10. Туристские формуляры и документы по организации туристского путешествия

Порядок работы: занятие проводится в форме деловой игры. Студенты делятся на группы по 2 человека: 1 человек − представитель туристской фирмы, 2 человек − турист. Цель − ознакомиться с правилами заполнения туристских формуляров и документов. В конце деловой игры студенты должны предъявить документы, которые должны оказаться у них согласно их «роли».

Перечень документов, составленных студентами к концу занятия: заявка на бронирование туристских услуг, договор туристского обслуживания, туристская путевка, список туристов, ваучер.

Тема 11. Документы и формуляры, применяемые в гостиничном комплексе

Порядок проведения: занятие проводится в форме деловой игры. Студенты делятся на группы по 2 человека: первый студент − представитель гостиницы (администратор), второй студент − турист. Задача каждого из студентов −правильно заполнить документы и проверить как их заполнил второй студент.

Перечень документов, составленных студентами к концу занятия: заявка на бронирование в гостинице, анкета, карта гостя, счет, журнал регистрации заявок.

143

Тема 12. Документы и формуляры, применяемые при организации питания

Порядок работы: заполнение документов, представленных в этом параграфе. Цель — ознакомиться с документами, составляемых в различных отделах предприятий питания.

Перечень документов, составленных студентами к концу занятия: планменю, заказ-счет, калькуляционная карточка.

Тема 13. Документы и формуляры, применяемые при транспортно обслуживании

План Занятие проводится в форме деловой игры. Первый человек — предста-

витель туристской фирмы, Второй человек − представитель транспортной компании. Первый человек пишет заявку в транспортную компанию на предоставление транспорта. Второй человек пишет ответ туристской фирмы о согласии предоставить транспорт. Первый человек составляет список туристов. Первый человек приходит в транспортную компанию со списком туристов, второй человек этот список заверяет и начинает оформлять документы: договор о транспортном обслуживании, выписывает счетфактуру.

Перечень документов, составленных студентами к концу занятия: список туристов, заявка на транспортное обслуживание, договор транспортного обслуживания, счет-фактура.

144

4. ЗАДАНИЯ ДЛЯ СТУДЕНТОВ ЗАОЧНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ

Контрольная работа предназначена для выработки навыков составления документов, анализа управленческих документов на соответствие требованиям управления, систематизации знаний по вопросам организации работы с документами.

Задания выполняются в межсессионный период и сдаются преподавателю в первый день приезда на сессию, в рамках которой сдается экзамен по курсу. Преподаватель проверяет работу до первого практического занятия. Замечания доводятся до студентов на первом семинарском занятии по курсу.

Контрольная работа выполняется рукописным способом или с помощью компьютерных технологий.

Студенты заочной формы обучения выполняют два задания. 1. Составление проектов управленческих документов

Задание: используя модели-образцы, составить проекты документов: приказ (или распоряжение) по основной деятельности; протокол заседания акционеров; акт порчи имущества; заявка на проживание, питание и экскурсионное обслуживание; докладная записка; заявление о приеме на работу.

Методика выполнения задания Не допускается при выполнении задания заимствовать документы, ис-

пользованные в качестве примеров в учебной литературе. Изучить модели-образцы и реквизиты документов.

Документы составляются при помощи формуляров-образцов в рукописном или печатном варианте на листах формата А4.

Защита задания осуществляется на практическом занятии. Каждый документ оценивается отдельно. Оценка за задание № 1 выводится как среднее арифметическое из всех полученных за документы оценок.

Оцениваются:

правильность оформления документов; знания композиционных структур и особенностей составления и

оформления реквизитов документов.

2. Подготовка реферата по одной из предложенных тем Методика выполнения задания по подготовке реферата: выбирается те-

ма реферата в соответствии с буквой алфавита, на которую начинается фамилия студента. Подбираются литература, нормативные документы, необходимые для раскрытия выбранной темы реферата.

Реферат выполняется в соответствии со следующими требованиями: работа должна содержать титульный лист, содержание, введение, основную часть, заключение, список использованной литературы, приложения (при наличии прилагаемых материалов). Количество цитируемых источников – не менее 5. Обязательно наличие в тексте реферата ссылок на используе-

145

мую литературу. В работе необходимо не просто ограничиться изложением теоретического материала по выбранной теме, но и выделить актуальные проблемы рассматриваемого вопроса.

Защита реферата осуществляется на практическом занятии.

Оцениваются:

–самостоятельность и творческий характер выполнения задания;

–знание темы реферата.

Темы рефератов А–Б

Тема 1. Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия, производимые с ними

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: этапы жизненного цикла для внешних и внутренних документов; предметные действия, производимые с управленческими документами на различных этапах их жизненного цикла, и их сущность; набор базовых операций, производимых с управленческими документами; связь базовых операций с этапами жизненного цикла управленческого документа и предметными действиями; технология работы с документами.

В–Г Тема 2. Организация постоянного хранения и поиска управленческих

документов, выполненных на бумажной основе. Номенклатура дел Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно

приведены следующие основные сведения: группировка управленческих документов; понятие дела, его назначение и состав; правила формирования дел; понятие о номенклатуре дел; виды и состав номенклатуры дел; определение индекса дела; определение срока хранения дела; правила разработки и ведения номенклатуры дел; оформление номенклатуры дел; поиск управленческих документов при использовании номенклатуры дел.

Д–З Тема 3. Организация оперативного хранения и поиска документов на

этапе его исполнения Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно

приведены следующие основные сведения: маршрутизация движения документов; маршрутные карты; отслеживание движения документов на маршруте; учет движения документов; отличительные особенности оперативного хранения документов, выполненных на различной материальной основе.

И–К Тема 4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: регистрационный индекс документа; структура регистрационного индекса, правила его образования и

146

нанесения; формы регистрации документов, их виды и назначения; журнальная форма регистрации; регистрационно-контрольные карточки.

Л–М Тема 5. Контроль исполнения документов

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: контроль исполнения управленческих документов, его виды и значение; виды и типовые сроки исполнения управленческих документов; организация контроля исполнения документов; этапы контроля исполнения документов, их содержание.

Н–О Тема 6. Экспертиза ценности документа

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: понятие экспертизы ценности документов; критерии определения ценности документа; этапы проведения экспертизы; составы и функции экспертных комиссий; организация и правила проведения экспертизы. Использование Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2002. для определения сроков хранения документов.

П–Р Тема 7. Управление документационным обеспечением деятельности

организации Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно

приведены следующие основные сведения: содержание управленческих функций и виды работ в документационном обеспечении управления организацией; виды организационных структур в документационном обеспечении управления организацией в зависимости от документооборота; основные задачи службы документационного обеспечения управления; организационная структура службы; функции, выполняемые структурными подразделениями службы; состав руководителей и специалистов службы; функции секретарей и помощников руководителей. Организация труда работников службы и их рабочих мест. Укрупненные нормативы времени по делопроизводственному обслуживанию.

С–Т Тема 8. Архивное дело в России

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: понятие архива; архивный документ; виды архивов. Определение и структура архивного фонда России, архивного фонда организации.

У–Ф Тема 9. Подготовка документов к хранению и передача документов в

архив

147

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: подготовка документов к помещению в архив; оформление дел для архивного хранения документов; порядок приема документов в ведомственный архив и передачи дел на государственное хранение.

Х–Ц Тема 10. Компьютеризация работы с документами

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: принципы построения компьютерных систем управления документами; обзор компьютерных систем управления документами; компьютеризация работы с документами в органах государственной власти и местного самоуправления.

Ч–Ш Тема 11. Документационное обеспечение туристской фирмой

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: этапы процесса обслуживания клиентов, управленческая структура предприятия туриндустрии, документооборот туристской фирмы.

Щ–Э Тема 12. Документационное обеспечение управления гостиничным

комплексом Краткая аннотация темы: см. тему 11. Ю–Я

Тема 13. Документационное обеспечение управления предприятия питания

Краткая аннотация темы: см. тему 11.

148

5 ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ

Для выполнения самостоятельной работы студентам предлагается следующие виды самостоятельной работы:

I. Написание реферата Тематика рефератов

1.Документационное обеспечение управления экскурсионного бюро

2.Документационное обеспечение управления кинотеатра

3.Документационное обеспечение управления музея

4.Документационное обеспечение управления гостиничного комплекса

5.Документационное обеспечение управления тур. оператора

6.Документационное обеспечение управления тур. агентства

7.Документационное обеспечение управления санаторно-курортного предприятия

8.Документационное обеспечение управления транспортного предпри-

ятия

9.Документационное обеспечение управления ресторана

10.Документационное обеспечение управления кафе

11.Документационное обеспечение управления развлекательного ком-

плекса

12.Информационные технологии в делопроизводстве

13.Организация контроля исполнения документов

14.Особенности работ с документами, содержащими гриф ограничения доступа к ним

15.Автоматизация делопроизводства в туристской фирме

16.Автоматизация делопроизводства в гостиничном комплексе

17.Автоматизация делопроизводства на предприятии питания

18.Автоматизация делопроизводства на транспортном предприятии

19.Специфика должностных инструкций учреждений социальнокультурного сервиса

20.Международный туристский ваучер и порядок работы с ним

21.Учредительные документы туристских предприятий

22.Документационное обеспечение управления страховой компании

23.Документация, необходимая для участия в выставках и рекламе туристских услуг

24.Договоры на разработку, внедрение и сервисное сопровождение интеллектуального продукта и маркетинговых услуг для туристских фирм

25.Договоры аренды, лизинга и траста в туристском бизнесе

26.Документационное обеспечение управления спортивнооздоровительных центров

27.Документационное обеспечение управления выставочного центра

149

28. Документационное обеспечение управления соревнований по туристской технике

II. Семестровое задание

Для предприятия туриндустрии (на выбор) составить Инструкцию по делопроизводству и бланки документов (письмо, приказ, протокол, служебная записка), а также Устав предприятия.

Контрольные вопросы по практическим занятиям:

1.Для контрольной работы «Состав реквизитов по ГОСТ 6.30-2003»:

1.Перечислите все реквизиты, описанные в ГОСТ 6.30-2003.

2.Дайте понятие бланка организации.

3.Дайте понятие общего бланка организации.

4.Дайте понятие бланка должностного лица.

5.Составьте общий бланк предприятия с угловым расположением реквизитов.

6.Составьте общий бланк предприятия с продольным расположением реквизитов.

2.Для контрольный работы «Основы делопроизводства»:

1.Составьте деловое письмо.

2.Составьте приказ по основной деятельности.

3.Составьте распоряжение.

4.Составьте протокол.

5.Составьте докладную записку, заявление.

6.Составьте телефонограмму.

Задание на интерактивное занятие «Документооборот предприятий туриндустрии»:

1) в соответствии с ГОСТ Р-50681-2010 «Туристские услуги. Проектирование туристских услуг» составить информационный листок по маршруту, 2) составить список туристов, отбывающих по маршруту, 3) заполнить туристскую путевку, 4) заполнить технологическую карту экскурсии, 5) заполнить анкету, 6) заполнить карту гостя.

Вопросы для контроля самостоятельной работы

1.Дать определение понятий: унификация и стандартизация документов, унифицированные системы документации, унифицированная система организационно-распорядительной документации и ее состав.

2.Хранение документов в архиве

3.Составление распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений. Порядок их разработки, оформления и состав реквизитов.

150