Документы учета личного состава в роте (батарее, отдельном взводе)

Основными документами учёта личного состава подразделения являются "Книга учета личного состава" ф.1 и именной список для производства вечерних поверок ф. 1-ВП (Приложение №3). Книга учёта личного состава ведется лично командиром роты или под его непосредственным руководством хорошо подготовленным писарем.

Требования к ведению книги учета личного состава (форма № 1)

1. Военнослужащие и лица гражданского персонала заносятся в книгу в порядке прибытия в подразделение. Запись производится на основании личных документов (паспортов, военных билетов, удостоверений личности и др.) и учетных документов штаба воинской части.

2. Записи в книге ежемесячно сличаются с данными учетных документов штаба воинской части: личных и учетно-послужных карточек, книг алфавитного и штатно-должностного учета.

3. Книги в подразделения выдаются штабом воинской части под расписку командиру подразделения. Перед выдачей листы пронумеровываются, в конце книги производится запись об их количестве, которая заверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства. Книги учитываются по журналу учета ("учета рабочих тетрадей" РТ или "инвентарного учёта изданий и чертежей" ИНВ.). Новые книги заводятся только после использования всех листов старых книг. При наличии в подразделении значительного количества личного состава (например, учебные подразделения) допускается вести две и более книг учета личного состава, при этом регистрируется первая книга, в которой ведутся все разделы (в 3 разделе записывается только постоянный состав), а остальные книги регистрируются за тем же номером с пометкой том.2(или книга 2),3,4 и т.д. и ведется в них только 3 раздел, нумерация записей в каждом разделе каждой книги самостоятельная, но при этом в томах (книгах), где ведется только 3 раздел в графе 3 (должность и звание) карандашом проставляется подразделение и номер по штатно-должностному расчету.

Использованные книги сдаются в штаб воинской части для уничтожения в установленном порядке. Перед уничтожением этих книг одним из офицеров подразделения и лицом, ведущим учет личного состава в штабе воинской части, производится проверка правильности всех произведенных записей на личный состав, перенесенных для учета из старой книги в новую.

4. Краткие сведения о численности личного состава под­разделения (раздел 1) выверяются ежедневно (после утреннего осмотра и перед построением на развод на занятия) и записываются простым карандашом (графу «по штату» разрешается заполнять шариковой ручкой), через дробь показываются военнослужащие самовольно оставившие части (например: 21/1 – всего 21, в том числе 1-СОЧ). Изменившиеся показатели в численности военнослужащих за прошедший день вытираются, а вместо них записываются новые уточненные данные. Если за прошедшие дни не произошло никаких изменений, исправляется только дата их составления, которая должна строго соответствовать календарному дню месяца.

5. Штатно-должностной расчет (раздел 2) ведется на весь личный состав подразделения. Штатно-должностной расчет записывается с учетом структуры роты (подразделения) со следующим отступом заголовков подразделений:

наименование роты (подразделения) – по центру (допускается в две строки) полужирным шрифтом высотой 5-6 мм.;

наименование "управление роты" (управление) – 3,5 см. от левого края основной таблицы полужирным шрифтом высотой 4 мм.;

наименования взводов – 2 см. от левого края основной таблицы полужирным шрифтом высотой 4 мм.;

наименования отделений – 1 см. от левого края основной таблицы полужирным шрифтом высотой 4 мм.

В расчете указывается наименование каждой должности в порядке расположения их в штате.

Графы 1 – 3 заполняются чернилами (шариковой ручкой) черного цвета, а остальные – простым ка­рандашом. Для удобства в работе графы 2 и 3 заполняются для различных категорий разными цветами (офицеры – красным, прапорщики – зеленым, сержанты и старшины - синим).

В графе 6 «Дата рождения. Время и год призыва» указывается дата рождения, а для сержантов и солдат, проходящих военную службу по призыву, дополнительно время и год призыва (например: «I— 2010 г.», «II— 2010 г., что означает первое и второе полугодие 2010 г. соответственно).

В графе 7 «Дата окончания контракта (военной службы)» для военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, записывается дата окончания контракта, а для военнослужащих, проходящих военную службу по призыву — день окончания военной службы.

При назначении на новую должность военнослужащих или лиц гражданского персонала они записываются вновь по их новой штатной должности. Записи на этих лиц по прежним должностям, а также на лиц, выбывших из подразделения, вытираются.

После перечисления штатно-должностного списка подразделения отводится место для учета прикомандированных свыше 1 месяца и военнослужащих находящихся за штатом (в том числе СОЧ) (обязательно выделяя подзаголовком).

6. Раздел 3 заполняется чернилами (шариковой ручкой) черного или темно синего цвета.

Вначале на отдельном листе записываются военнослужащие, зачисленные приказом Министра обороны Российской Федерации за совершенные ими подвиги в списки роты (подразделения) навечно или почетными солдатами (матросами). Другие военнослужащие на этом листе не запи­сываются.

Для учета офицеров, прапорщиков (мичманов), сержантов и солдат, проходящих военную службу по контракту, и лиц гражданского персонала отводится несколько последующих листов книги (допускается учитывать по категориям раздельно).

Сержанты и солдаты, проходящие военную службу по призыву, учитываются вместе после офицеров, прапорщиков (мичманов), сержантов и солдат, проходящих военную службу по контракту, и лиц гражданского персонала.

В конце книги выделяется несколько листов для учета лиц, временно прикомандированных из других воинских частей на срок свыше одного месяца, и для отметок о проверке состояния учета.

Каждый подраздел раздела 3 выделяется заголовком (размещение заголовка подраздела справа над основной таблицей, отступ от серединной сшивки книги 1,5-2 см, шрифт полужирный высотой 5-6 мм.), нумерация записей в каждом подразделе самостоятельная.

7. Порядок заполнения граф раздела 3 книги:

- в графе 2 фамилия, имя и отчество, личный номер пишутся без сокращения, при этом фамилия пишется несколько крупнее, через 2 строки записывается личный номер (номер военного билета);

- в графе 3 должность записывается, начиная с первой строки, затем записывается присвоенное военнослужащему воинское звание (на солдат и сержантов по призыву указывается «по призыву») (данную графу допускается заполнять простым карандашом, при убытии военнослужащего из подразделения, запись обводится чернилами);

- в графе 5, кроме того, указывается гражданство;

- в графе 6 в пункте «а» для лиц, окончивших только общеобра­зовательные учреждения, указывается: «11 классов», «9 классов» и год окончания, а для окончивших учреждения профессионального образования – наименование учреждения и год окончания. В случае если обучение в профессиональном учебном заведении не завершено, указывается количество оконченных курсов (например: 2 курса Выборгский экономический колледж в 2009 г. (Лен.обл.))

При наличии у военнослужащего нескольких гражданских специальностей указывается та из них, по которой он имеет больший стаж или которая имеет большую ценность для Вооруженных Сил;

- в графе 7 сведения на каждого военнослужащего берутся из послужного списка личного дела (графа 12) или учетно-послужной карточки (графа 15) военнослужащего. На военнослужащих по контракту, кроме того, указывается дата подписания контракта, его вид, срок и дата окончания.

- в графе 8 запись о семейном положении «холост» и адрес семьи производить простым карандашом, остальное записывается чернилами. В адресе семьи обязательно указывать почтовый индекс предприятия связи.

- графа 9 заполняется при исключении из списков подразделения, с указанием причин исключения и куда выбыл, проставляется дата и номер приказа по части. В случае самовольного оставления части производится запись простым карандашом о дате оставления части и номере приказа по строевой части.

Порядок оформления именного списка вечерней поверки

Именной список вечерней поверки составляется на личный состав, проживающий в казарме (на военнослужащих по призыву на весь списочный состав). Именной список регистрируется в строевой части (штабе воинской части) и после использования сдается в строевую часть для уничтожения. Срок хранения именных списков вечерней поверки устанавливается до конца учебного года, именные списки уничтожаются после проведения ежегодной внутрипроверочной комиссии по проверке учета личного состава.

Военнослужащие вносятся в список в соответствии со штатом подразделения (повзводно, по отделениям).

- в начале списка вносятся лица, навечно зачисленные в списки подразделения или почетными солдатами;

- прикомандированные военнослужащие записываются в конце списка, при этом выделяются подзаголовком;

- военнослужащие самовольно оставившие воинскую часть и выведенные за штат подразделения записываются в конце списка с указанием даты самовольного оставления части номера и даты приказа о выведении за штат:

- пример отметки наличия личного состава: «+» - в строю, «от» - в отпуске, «н» - в наряде, «кар» - в карауле, «к» - в командировке, «СОЧ» - самовольное оставление части, «а» - арестован (содержится на гауптвахте или в СИЗО), «-» - отсутствует без уважительной причины, «ув» - в увольнении, «мп» - в медпункте части, «г» - в госпитале, «б» - болен (находится в расположении) и прочие.

В книгу вечерней поверки подразделения должен быть внесен весь личный состав подразделения: личный состав, проживающий в казарме – в именной список вечерней поверки, а личный состав, проживающий вне казармы – в расчет оповещения (расчет выделения посыльных при оповещении).