МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ
КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ И ЗАДАНИЯ
ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ
ПО ДИСЦИПЛИНЕ
«ИНФОРМАТИКА»
для студентов очного, вечернего и заочного отделений
ТЕМА: «ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ФОРМАМИ В WORD2007»
ИЗДАТЕЛЬСТВО
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА
ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ
2010
Рекомендовано научно-методическим советом университета
Методические указания и задания для выполнения лабораторных работ по дисциплинам «Информатика», «Информатика и программирование», «Математика и информатика» для студентов всех форм обучения. Тема: «Основы работы с электронными формами в Word2007»
Составители: ст. преп. О.Л. Окладникова
ст. преп. Е.Б. Усольцева
Рецензент канд. экон. наук, доцент
С.А. Перешивкин
Общие сведения о формах
В документообороте существует множество типичных документов, представленных бумажными бланками. MicrosoftWord, обладая средствами работы с формами, позволяет отказаться от бумажных бланков, что в итоге дает значительный экономический эффект.
Форма – это документ, в который данные вводятся в специальные области. С помощью форм упрощается и ускоряется создание типичных документов, документам придается единый формат и вид, сокращаются типографские расходы.
Существуют следующие виды форм:
печатная форма;
электронная форма;
Web-форма.
В Wordможно создавать все эти виды форм.
Печатная форма мало отличается от бумажного бланка. Она распечатывается на бумаге, а затем пропуски заполняются соответствующей информацией от руки. Применяются такие формы, например, для лиц, не имеющих доступа к компьютерам или не являющихся сотрудниками данного предприятия.
Электронная форма заполняется сразу на компьютере. При необходимости, данные, из заполненной электронной формы, разрешается импортировать в другое приложение, например, в MicrosoftAccessилиExcel. Также такую форму возможно пересылать по сети или по электронной почте.
Web-форма часто применяется вWeb-страницах для сбора и представления данных черезInternet. Просмотр и заполнениеWeb-формы осуществляется в обозревателе. После заполнения данные отправляются пользователем в базу данных наWeb-сервере. В качестве примера можно привести регистрационные формы для предоставления членства или заявки на участие.
Создание электронной формы Шаблоны Word
Электронная форма, как и любой документ, создается на основе какого-либо шаблона.
Шаблон Microsoft Word 2007 включает форматы и объекты, которые упрощают и ускоряют создание новых документов определенного типа. В шаблонах могут храниться тексты, элементы управления содержимым, параметры страницы, колонтитулы, стили, элементы автотекста, элементы автозамены, сноски, графические элементы, макросы, панели инструментов, пользовательские меню и сочетания клавиш.
При использовании шаблон остается неизменным, но документу, создаваемому на его основе, доступны все его элементы. Таким образом, один шаблон служит основой для неограниченного числа документов.
Шаблоны делятся на:
поставляемые вместе с Wordили встроенные шаблоны;
предоставляемые web-узлом Microsoft Office Online. В этом случае копия шаблона сохраняется на локальном компьютере;
созданные пользователем.
По умолчанию новый документ создается на основе встроенного шаблона ОБЫЧНЫЙ (файл Normal.dotm), который содержит настройки, определяющие общий вид большинства документов. Этому шаблону соответствует эскиз НОВЫЙ ДОКУМЕНТ из группы ПУСТЫЕ И ПОСЛЕДНИЕ в диалоговом окне СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА или НОВЫЙ ДОКУМЕНТ из группы МОИ ШАБЛОНЫ в окне СОЗДАТЬ.
Просмотреть встроенные шаблоны для различных типов документов, таких как письма, факсы, отчеты, резюме и записи блога, а затем открыть новый документ на основе одного из них можно выполнив следующие действия:
нажмите кнопку OFFICE;
выберите команду СОЗДАТЬ;
в диалоговом окне СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА (см. рис. 1) в области ШАБЛОНЫ выберите группу УСТАНОВЛЕННЫЕ ШАБЛОНЫ;
выберите нужный эскиз шаблона. Упрощенный макет шаблона отображается в этом же окне в области справа;
проверьте наличие переключателя в позиции ДОКУМЕНТ в группе СОЗДАТЬ;
нажмите кнопку СОЗДАТЬ.
Рис. 1. Окно СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА
В Word 2007 шаблон как файл может иметь расширение dotx или dotm (файл типа dotm позволяет выполнять макросы в файле). При сохранении документа как файла docx или docm документ сохраняется отдельно от шаблона, на котором он основан.
Шаблон можно сохранить в папке на компьютере или в сети, а затем создавать новые документы на основе этого шаблона. Для быстрого доступа к шаблонам существует специальная папка ШАБЛОНЫ. В этом случае шаблон будет отображаться в диалоговом окне СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА в группе МОИ ШАБЛОНЫ.
На основе документов или других шаблонов можно создавать пользовательские шаблоны.
Электронную форму целесообразно сохранять как пользовательский шаблон, т.к. форма используется многократно и при этом достаточно велика вероятность ее случайной порчи, а шаблон на диске неизменен. В этом случае шаблон является как бы «незаполненной формой» и может быть использован повторно.