Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
ИПОВС (2002) / Из инета / Из инета / Эргономика для ИПОВС / Отечественные стандарты или западные технологии.doc
Скачиваний:
11
Добавлен:
16.04.2013
Размер:
65.54 Кб
Скачать

Особенности электронной канцелярии dis:class

Некоторые особенности, выгодно отличающие электронную канцелярию DIS:class от других систем автоматизации делопроизводства.

Настраиваемость системы.

Система настраивается на организационную структуру предприятия и, следовательно, на ту схему документооборота, которая принята именно на этом предприятии.

Действительно, при вертикальном направлении движения документов, те или иные типы документов совершают строго регламентированный путь от подразделения к подразделению, от одного должностного лица к другому. Одни сотрудники имеют право доступа к тем или иным документам, другие нет. Так вот, система DIS:class дает возможность закрепить эти правила документооборота, в дальнейшем отслеживая и регламентируя их в автоматизированном режиме.

Если же в организационной структуре предприятия, в его штатном расписании, правилах доступа и работы с документами происходят изменения, то система легко перенастраивается.

Настройка системы происходит следующим образом. На первом этапе создается ряд картотек (баз данных), которые являются прямым электронным аналогом шкафа с выдвигающимися ящичками, заполненными регистрационно-контрольными карточками. Одна из них - централизованная, с которой могут работать все подразделения предприятия. Если организационная структура предприятия подразумевает наличие подразделений с самостоятельным делопроизводством, то при каждом таком подразделении создается своя собственная картотека (база данных). Таким образом, если над исполнением документа работают в нескольких подразделениях, то и карточка документа будет одновременно находиться в картотеках этих подразделений. Далее, в каждой картотеке (базе данных) в соответствии с правилами документооборота определяется количество пользователей - строго определенного круга должностных лиц. Тем самым регламентируются доступ к работе с теми или иными документами.

При этом карточки могут сортироваться по папкам, в одной из которых будут храниться карточки поступивших, но еще не принятых к работе документов, в другой - карточки находящихся на исполнении документов, в третьей - карточки документов, исполнение которых контролируется владельцем кабинета и т.д. Это сделано как для еще большей локализации поиска требуемого документа, так и для достижения полной идентичности обработки документопотока, если подобные папки использовались в делопроизводстве предприятия до начала эксплуатации системы DIS:class (Электронная канцелярия).

Если же таких папок не было, то, несомненно, их стоит завести.

На втором этапе настройки устанавливаются правила доступа должностных лиц к тем или иным документам. Однако нет правил без исключений. Отдельным лицам может быть предоставлена возможность входа всюду (руководству, например). Таким образом, достигается оперативный контроль исполнения документов.

Во-вторых, может быть ограничен доступ некоторых пользователей к одной или нескольким папкам.

В-третьих, документы могут иметь различные грифы доступа. Право работы должностного лица с документами под тем или иным грифом также фиксируется системой.

На третьем этапе электронную канцелярию настраивают на ту номенклатуру дел, правила деления документов на группы и присвоения им регистрационных номеров, которые уже сложились на предприятии.

Такая гибкость в настройке системы DIS:class позволяет утверждать, что с ее помощью можно автоматизировать делопроизводство любого отечественного предприятия без изменения сложившихся на нем правил документооборота.

DIS:class не привязывается к какой-либо одной схеме организации делопроизводства, - это может быть и централизованная, и распределенная, и децентрализованная схемы. Если предприятие оперирует с небольшим количеством документов, то более естественна их централизованная обработка (система может быть установлена не в сети, а на одном компьютере). Если организационная структура предприятия подразумевает наличие подразделений с самостоятельным делопроизводством, то система DIS:class поддерживает и такую схему.

Установка ссылок между документами.

Электронная канцелярия DIS:class позволяет устанавливать ссылки друг на друга между различными документами.

Владение информацией об этих взаимосвязях отличало просто чиновника от хорошего чиновника. Каждый хороший чиновник имел свою личную картотеку, в которой скрупулезно отслеживал весь жизненный путь доступных ему документов, все связи между основополагающим документом и документами, порожденными основным документом, и документами, порожденными документами, порожденными основным документом и т.д. И чем длиннее была эта цепочка, тем больше ценился чиновник. Потому что на любой запрос о состоянии дела и его предыстории он мог составить исчерпывающий отчет. Электронная канцелярия DIS:class может взять этот труд на себя.