Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
ИПОВС (2002) / Из инета / Из инета / Эргономика для ИПОВС / Отечественные стандарты или западные технологии.doc
Скачиваний:
11
Добавлен:
16.04.2013
Размер:
65.54 Кб
Скачать

Отечественные стандарты или западные технологии? Сергей Моисеев        Конец года всегда располагает к анализу его итогов, событий и попыткам обобщений. Рынок прикладного программного обеспечения пополняется новыми продуктами и новыми версиями систем. Не остались в стороне в году прошедшем и разработки для автоматизации документооборота и делопроизводства. В российской компьютерной прессе можно было встретить несколько публикаций, посвященных обзору систем документооборота, предлагаемых отечественными разработчиками на рынке систем автоматизации делопроизводства. Насколько же традиционная классификация систем электронного документооборота адекватна существующим разработкам? Попытки систематизировать прикладные решения часто осложняются различиями на уровне базовых технологий, т. е. особенностями программных платформ, на которых они реализованы. Как, например, обеспечить реализацию многоуровневой системы разделения прав доступа, в том числе на уровне отдельных частей документов, или синхронизацию данных для территориально-распределенных приложений, или реализацию механизмов замещения и делегирования полномочий, если эти возможности не обеспечиваются базовым технологическим продуктом (скажем, СУБД)? При этом технологические свойства базового ПО, связанные, например, с поддержкой коллективной (групповой) работы, автоматизацией информационных потоков и т. д. определяют функциональные свойства решений. При всем многообразии существующих систем традиционно выделяют две группы ПО: 1 ориентированное на российские предприятия; 1 ориентированное на западные технологии документооборота. Безусловно, данная классификация не является исчерпывающей. Косвенным доказательством этого является тот факт, что система автоматизации делопроизводства и документооборота “OfficeMedia” (разработка компании “ИнтерТраст”), созданная на основе российских ГОСТов в области документационного обеспечения управления в тесном сотрудничестве со специалистами-документоведами ВНИИДАД и реализованная на платформе Lotus Notes, в PC Week/RE (№ 36/97, с. 52—56, 59 была отнесена ко второй группе, а в альманахе “Информ-Ревю”, № 9 (29) — к первой. Непростым кажется вопрос о том, как привнести лучшее, что есть сегодня в концепциях западных производителей ПО (например, возможность встраивания бизнес-логики в приложения, поддержка территориально-распределенной обработки документов и т. д. — иными словами, все то, что кроется за магическими терминами workflow и groupware), в культуру российского делопроизводства. “Золотой”, как известно, является середина: использование механизма workflow накладывается на российские технологии обработки документов, а регламенты коллективной работы приводятся в соответствие со стандартами в области документоведения и документационного обеспечения управления. Принцип интуитивно понятный, но отсутствующий в рассматриваемой классификации. И если стараться сохранить существующую классификацию, то можно ввести еще одну категорию, которая могла бы “примирить” предложенные две другие. Думается, однако, что задачей анализа или обобщения существующих на рынке прикладного ПО разработок является желание помочь пользователю в выборе того или иного программного продукта. А потому он, потенциальный пользователь, должен получить ответ на три основных для него вопроса: 1 что система ему дает; 1 как она вписывается в его существующую информационную инфраструктуру; 1 сколько ему будет стоить обладание этим ПО (стоимость владения). Опишем в двух словах, что кроется за каждым из этих вопросов. 1. Функциональность. Группа свойств, которыми она определяется, наиболее многочисленна, и к ней могут относиться возможности обработки документов, поисковые возможности, ведение и использование классификаторов и справочников, контроль исполнения и многие другие. Хорошо, если при этом для пользователя становится понятным, какие преимущества или выгоду принесет это ПО его бизнесу. 2. Технологичность. Она связана с архитектурой ПО, возможностями работы в территориально-распределенной среде, гетерогенностью, интерфейсом, возможностями интеграции в корпоративную информационную систему и др. 3. Стоимость владения. Этот показатель зависит от стоимости базового и прикладного ПО, а также стоимости поддержки и возможного развития системы. При этом в расчет следует брать оценку стоимости как услуг вендора, так и работы собственных специалистов. Любая классификация, безусловно, имеет право на существование. Главным является то, насколько она соответствует потребностям тех, для кого предназначена. Тех, кто является основными экспертами в вопросах внедрения ПО и оценки его качества, — конечных пользователей.

19 декабря 2000 г. Компания «Электронные офисные системы» (ЭОС) объявила о начале бесплатного распространения облегченной однопользовательской версии своей системы автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО». Этот продукт, получивший название «ДЕЛО-Старт», совместим по форматам данных и интерфейсу со «старшими» продуктами из линейки «ДЕЛА» — многопользовательской сетевой версией на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0 «ДЕЛО-Предприятие» и полнофункциональной однопользовательской версией «ДЕЛО-Секретарь». Несмотря на бесплатное распространение, «ДЕЛО-Старт» не является демонстрационной или оценочной версией — в ЭОС заявляют, что система отвечает всем отечественным нормативным требованиям и обеспечивает поддержку основных делопроизводственных функций, таких как регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, ввод резолюций руководства, контроль исполнения, отметка об отправке документов внешнему адресату, формирование оперативных сводок и стандартных отчетов. Генеральный директор компании ЭОС Владимир Баласанян подчеркивает, что «бесплатное распространение облегченной версии — это не альтруизм, не демпинг и не PR-акция … Для нас это — возможность серьезно расширить пользовательскую базу и — в ближайшей перспективе — сделать очередной шаг к переходу на бизнес-модель, ориентированную на сервис, а не на продукты». В частности, после принятия закона об электронной подписи, ЭОС намерены предложить всем пользователям «ДЕЛА» нашей системы услуги по защищенному обмену документами друг с другом и с государственными ведомствами. Не вполне, впрочем, понятно, почему для этого нужно ждать отдельного закона. «ДЕЛО-Старт» работает только под управлением Microsoft Windows 9x и NT/2000 (что, учитывая стоимость лицензий — $180-330 (впрочем, в OEM — от $25), не считая MS Word (от $30 по OEM-ценам ЭОС) на для получения печатных форм — делает ее «бесплатность» достаточно условной) и не требует наличия предустановленной СУБД. В ЭОС считают, что «ДЕЛО-Старт» –первый в отечественной практике случай выпуска бесплатной версии популярного корпоративного программного обеспечения, что не вполне верно, если вспомнить выпуск Sun Microsystems (www.sun.com, www.sun.ru) локализованной версии StarOffice (www.openoffice.org) и начало активной кампании по его распространению.

Для чего нужна автоматизация делопроизводства

Вступление

В восьмидесятые годы практически все союзные министерства, крупные заводы, организации имели свои вычислительные центры. Многочисленные группы программистов трудились над созданием для своих предприятий систем с загадочным именем АСКИД, которое расшифровывалось: Автоматизированная Система Контроля Исполнения Документов. Уже тогда все крупные организации и предприятия пытались автоматизировать контрольные функции делопроизводства.

Деньги на разработку тратились, системы создавались, но как только дело доходило до эксплуатации, они тихо умирали по причине саботажа со стороны рядовых чиновников. Автоматизированная система отнимала чувство их значимости и незаменимости. С одной стороны, чиновника обязывали предоставлять электронной канцелярии информацию, обладателем которой традиционно был он и только он. С другой стороны получалось, что теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя его, чиновника, из рук какого-то оператора ЭВМ. Более того, система оперативно оповещала о его нерасторопности как исполнителя.

Конечно, существовали и объективные факторы, сдерживающие автоматизацию делопроизводства. Главным из них был крайне неудобный способ передачи информации - на магнитных носителях, но определяющим был, безусловно, фактор субъективный.

Сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку электронного документооборота. Но использование техники более чем для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.

Пример с системами АСКИД свидетельствует о том, что наличие успешно действующей Системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его Руководства не меньше, чем наличие шестисотого Мерседеса у «нового русского». Это означает полную управляемость подчиненных Руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Общие сведения

Любая хорошо спроектированная Система автоматизации делопроизводства и документооборота (в том числе и электронная канцелярия DIS:class), позволяет:

· Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала.

· При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери, и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. По мнению компании DELPHI (проводившую оценку эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами) - около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Компания Coopers&Lybrand оценивает, что организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7.5% всех документов теряется безвозвратно.

· Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения - еще несколько цифр: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, ВЫВОД ПЕРВЫЙ. Автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.

Какие системы автоматизации делопроизводства лучше отечественные или зарубежные?

Необходимость автоматизации делопроизводства не вызывает сомнений. Встает вопрос, на какой электронной канцелярии остановиться: на зарубежной или отечественной?

На первый взгляд ответ очевиден, - на Западе к пониманию этой проблемы пришли давно (даже не поленились провести исследования), системы автоматизации делопроизводства прошли апробацию временем и можно смело закупать, скажем, электронную канцелярию Lotus Notes или Staff ware. И спустя пару месяцев понять, что это действительно очень хорошие системы, но только они не очень стыкуются с нашими отечественными реалиями. И что в России делопроизводство - это понятие национальное.

Главная особенность российского делопроизводства заключается в стремлении любого документа сначала лечь на стол руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резолюциями, спускаться вниз - к непосредственному исполнителю. Чтобы потом, после того, как приказ исполнен проделать тот же путь в обратном направлении. Делопроизводство в России имеет строго вертикальное направление. На Западе он стремится к горизонтальному - документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство.

Другой уникальной особенностью российского делопроизводства со времен того же Петра Великого является отслеживание работы с документами в регистрационном журнале, куда заносятся сведения о перемещениях документов, резолюции начальства, отчеты исполнителей и т.д. Лишь с появлением пишущих машинок альтернативой журналу стала картотека с регистрационными карточками. Но суть дела это не изменило. В отечественном документообороте существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, то есть делопроизводство отделено от работы с самими документами.

Регистрационная карточка становится своеобразным досье документа, благодаря чему можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения документ находится, не интересуясь при этом содержанием работ.

Такого практически нет ни в одной другой стране мира. Чем это объясняется, сказать трудно.

И еще один довод в пользу отечественных систем. Краеугольным камнем делопроизводства является регистрационная карточка документа. А реквизиты этой карточки регламентируются ГОСТом, отменять который никто не собирается. Другие ГОСТы определяют организацию работы с документами. Естественно, российские системы автоматизации делопроизводства эти ГОСТы учитывают.

Итак, ВЫВОД ВТОРОЙ. Автоматизация традиционного делопроизводства российских учреждений в полном объеме может быть реализована только с помощью отечественных разработок. Например, с помощью электронной канцелярии DIS:class.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Мы не исправляем ошибки в тексте (почему?), но будем благодарны, если вы все же напишите об ошибках.