Основные понятия электронного документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Enterprise Content Management (ECM) — управление корпоративным содержанием, управление корпоративными информационными ресурсами. Под термином ECM подразумеваются технологии, используемые для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем пользователям организации. Более широкое понятие, нежели то, что заложено в концепции СЭД. 

Чем сэд отличается от ecm

Основная единица, с которой работает СЭД, – это документ, у которого есть реквизитная и информационная (текст, картинка, в том числе отсканированный документ, файл мультимедиа и пр.) части. СЭД обязательно включает модуль автоматизации работы канцелярии в соответствии с особенностями российского делопроизводства (имеется в виду работа с входящими, исходящими, организационно-распорядительными и внутренними документами). В СЭД могут входить модули автоматизации работы с договорами, обращениями граждан, модуль автоматизации работы секретариата при подготовке и проведении совещаний и т. д.

ECM тоже работает с документами, но при этом цели управления документами иные и соответственно – иной состав модулей. Цель ECM-систем заключается в обеспечении единого информационного пространства организации, непротиворечивости информации в разных документах, обеспечении получения каждым пользователем всей необходимой информации в удобном виде.

Как правило, ECM включает модули:

• управление документами (экспорт/импорт, безопасность и службы библиотек для деловых документов);

• управление образами документов (сканирование бумажных документов, распознавание текста и реквизитов);

• управление записями (долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам);

• управление потоками работ (или workl ow, т. е. поддержка бизнес-процессов, передача документов и другого контента по заранее разработанным маршрутам, назначение рабочих задач, создание журналов хода выполнения бизнес-процессов);

• управление web-контентом (содержанием корпоративного сайта или портала), взаимодействием пользователей;

• управление медиаконтентом (управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами и др.);

• управление знаниями (поддержка систем для накопления и доставки информации, необходимой для принятия решений);

• управление коллективным взаимодействием пользователей при подготовке и использовании документов (поддержка совместной работы пользователей и поддержка проектных команд).

Официальное определение ECM-систем звучит так: стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов.

Некоторая путаница между понятиями ECM м СЭД происходит потому, что СЭД помимо модулей автоматизации работы канцелярии может включать и средства ECM, например поддержку портала и совместную подготовку документов. Тогда можно говорить о расширении функциональности СЭД до ECM. Но следует помнить: в исключительно ECM-системах модуля автоматизации работы канцелярии нет, а это наиболее востребованный среди российских служб ДОУ модуль (хотя такой модуль можно сделать под заказ).

Мировой рынок ECM

Мировой рынок ECM-систем аналитики относят к категории стабильно растущих. В 2012 году он вырос на 7,2%, в 2013 году - на 8,6%, в 2014 году ожидается стабильный прирост (Gartner), причем некоторые исследовательские компании называют даже двузначные цифры. В ближайшие два года (на сентябрь 2014 года) число пользователей ECM-систем в компаниях удвоится. Причем для вендоров остается большое поле для деятельности: рынок не консолидирован, на нем присутствуют множество технологических стартапов и узких локальных решений и систем, предназначенных только для определенных вертикальных отраслей.

Выручка ключевых вендоров на мировом рынке ECM, 2012-2013, $ млн

№	Компания	Доходы 2012	Доходы 2013	Доля 2013, %	Рост 2012-2013,%
1	IBM	864,4	924,8	15,9	7,0
2	Open Text	500,3	509,9	8,8	1,9
3	Microsoft	389,7	428,2	7,4	9,9
4	EMC	414,6	415,5	7,2	0,2
5	Oracle	281	274,5	4,7	-2,3
6	HP	248,1	257,5	4,4	3,8
7	Hyland	198,4	230,5	4,0	16,2
8	Adobe	154,8	209,9	3,6	35,6
9	Dropbox	70,6	157,5	2,7	123,1
10	Lexmark	143,6	157,1	2,7	9,4
	Другие	2077,8	2243,2	38,6	8,0
	Всего	5343,3	5808,6	100	8,7

IDC, 2014

По данным TAdviser, в 2013 году российский рынок СЭД/ECM-систем, включая услуги по внедрению, вырос на 20% к объему 2012 года до 30,72 млрд рублей. 75% рынка по-прежнему приходилось на услуги и только 25% на продажи лицензий. В целом рынок сохранял высокие темпы роста в период с 2011 по 2013 годы: от 20 до 35%. В отличие от других сегментов рынка делового ПО, где, по данным TAdviser, начался небольшой спад (BI-системы) или рост остановился (ERP-системы), рынок СЭД и по итогам 2014 года должен показать двузначный рост: главный драйвер этого рынка - госсектор, где проекты в области автоматизации электронного документооборота реализуются с высокой интенсивностью. В количестве проектов доля госсектора на рынке СЭД составляет до 25%, в денежном выражении - до 40%.