Ресурсы:

рынок электронного документооборота в России в 2014 году отмечает свое 20-летие. За эти годы был пройден большой путь от простейших систем регистрации и учета документов, которые копировали традицион­ные методы работы канцелярий, до продвинутых решений, объединяющих функции управления документами, бизнес-процессами и коллективной работы, которые мы сегодня называем СЭД и ECM-системами* .

Для многих организаций СЭД является критически важным приложением, сбой которого может привести к полной остановке деятельности, поэтому к выбору системы они подходят особенно тщательно. Потому что их по­требности не ограничиваются автоматизацией традиционных задач доку­ментооборота, на ECM возлагается ответственность за поддержку самых различных бизнес-процессов — управления договорами, работой сове­тов директоров и других коллегиальных органов, управления качеством, закупками, тендерами, маркетинговыми кампаниями, нормативной доку­ментацией, юридическими вопросами и т. д.

Пожалуй, нет такой сферы деятельности в бизнесе и в госуправлении, где бы можно было обойтись совсем без документов в электронном или в бумажном виде – значит, везде будут востребованы ECM-решения.

*ECM – Enterprise Content Management, системы управления корпоративным содержанием (или контентом).

СЭД и ECM

С практической точки зрения, разницы между терминами СЭД и ECM нет, любые спекуляции на эту тему безосновательны. Просто истори­чески термин СЭД более привычен российским заказчикам, поэтому отечественные разработчики продолжают им пользоваться. Противо­поставление западного и российского подхода к документообороту на техническом и функциональном уровне также не имеет под собой оснований, различия проявляются скорее в сценариях использования технологии. Поэтому в данном документе мы будем рассматривать термины СЭД и ECM как синонимы.

http://blog.tezis-doc.ru/

ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Ответ на первый вопрос можно найти в работах Пола Страссмана – одного из ведущих специалистов в области оценки эффективности инвестиций в информационные технологии.  Пол Страссман – почетный профессор информатики George Mason School of Information Technology and Engineering; научный сотрудник Центра Информационной безопасности США; автор 8 книг, более 250 статей по информационным технологиям и эффективности инвестиций в информационные технологии. С 1956 года — CIO в компаниях: General Foods Corporation, Kraft Corporation, Xerox. В 1991-1993 — директор по информационной безопасности в Министерстве обороны США. В 2002 — CIO в NASA. П.Страссман являлся консультантом по информационным системам компаний: AT&T, Citicorp, Digital Equipment, General Electric, General Motors, IBM, ING, SAIC, Shell Oil, Sun Microsystems, Texas Instruments.  Пол Страссман исследовал открытую финансовую отчетность более 500 американских компаний, пытаясь найти взаимосвязь между объемом затрат в информационные технологии и экономическими показателями деятельности компаний. Результаты исследований П.Страссмана показали, что прямой зависимости между ИТ-бюджетами компаний и целевыми показателями экономической эффективности бизнеса – нет. На рисунке показана характерная картина статистической связи между уровнем затрат на ИТ (отношение ИТ-бюджета к выручке компании) и уровнем фондоотдачи бизнеса (Return on Assets). Аналогичная картина наблюдалась и в отношении других экономических показателей. При этом, Пол Страссман обнаружил показатель, имевший положительную корреляцию с затратами в ИТ. Им оказалась группа затрат на управление, администрирование и поддержку продаж — Sales, General&Administrative (SG&A). В состав SG&A входят зарплата менеджмента, административного персонала и продавцов, затраты на маркетинг и сбыт, а также на услуги третьих фирм в области управления. Выяснилось, что увеличение затрат на управление и продажи сопровождается (прямо пропорционально!) увеличением затрат на информационные технологии.  Из исследований Пола Страссмана следует, что информационные технологии, в первую очередь, востребованы в областях управления и маркетинга. А это значит, что ИТ должно быть направлено на повышение эффективности управления и продаж. Соответственно и системы электронного документооборота должны решать задачи снижения издержек в деятельности компании и повышения эффективности системы управления. Очевидно, в этом случае мы должны наблюдать положительный эффект от внедрения СЭД.

Формы управления

Исследования Пола Страссмана объясняют задачи, на решение которых должно быть направлено внедрение систем электронного документооборота. Но не отвечают на второй вопрос, — какой должна быть СЭД, чтобы решать поставленные задачи. Для ответа на данный вопрос обратимся к работам одного из ведущих специалистов в области управления – Генри Минцберга.  Генри Минцберг — профессор менеджмента МакГилльского университета в Монреале. Профессор университетов Карнеги Меллон, университета d’Aix-Mardeill, Ecole des hautes etudes commerciales, Монреаль, Лондонской школы бизнеса и INSEAD. Обладатель 15 почетных дипломов университетов всего мира. Г.Минцберг — автор 15 книг; более 150 статей, две из которых получили награду MacKinsey журнала «Harvard Business Review».  По оценке «The Wall Street Journal» Г.Минцберг входит в 10 наиболее влиятельных мыслителей в области менеджмента.  В 1970-х годах Генри Минцберг поставил цель упорядочить выводы исследователей в области управления, объединив их в общую картину структурирования организаций. Работа заняла более 3-х лет. Результаты исследований вылились в 512 страниц текста мелким шрифтом, содержащие выводы о том, что делает организацию эффективной. Выводы подкреплялись цитатами из работ других исследователей.  Г.Минцберга обнаружил, что несмотря на все многообразие видов организаций, отличающихся размером, сферой деятельности, географией, капиталом, и т.д., управление во всех из них строится всего на 5 основных формах, четыре из которых являются базовыми. Данными формами управления являются:

• Прямой контроль

• Взаимное согласование

• Стандартизация операций

• Стандартизация навыков

Форма управления «Прямой контроль»

При прямом контроле, ответственность за работу всех сотрудников, возлагается на одного человека. Руководитель координирует действия своих подчиненных, выдавая поручения и контролируя их исполнение. В небольших организациях все сотрудники подчиняются напрямую руководителю. В более крупных компаниях создается иерархическая структура, с сохранением основного принципа – управление строится на командах сверху. 

Форма управления «Взаимное согласование»

При взаимном согласовании контроль над процессом труда осуществляется самими сотрудниками. Данная форма управления используется в ситуациях с высокой долей неопределенности. Ответственность за принятие решений может взять на себя каждый из сотрудников, координируя свои действия с остальными.

Форма управления «Стандартизация операций»

При стандартизации операций деятельность сотрудников разбивается на простейшие операции, не требующие сложного мыслительного процесса. Процесс деятельности строго регламентируются. Деятельность сотрудников подчиняется инструкциям, которым легко обучаются новые сотрудники.

Форма управления «Стандартизация навыков»

Для областей деятельности, в которых результат непредсказуем и требует высокой квалификации сотрудников, используются механизмы стандартизации навыков и знаний. Достижение результата обеспечивается за счет профессиональных действий сотрудников, специализирующихся в определенных областях. Задача компании – поиск, обучение, сертификация специалистов.

Конфигурации организаций

В организациях, как правило, сочетается несколько форм управления. Вместе с тем, Г.Минцберг показал, что в каждой организации доминирует одна из форм, на которой строится операционная деятельность компании. В соответствии с определяющей формой управления, организация может быть отнесена к одному из типов:

• Простая конфигурация

• Адхократия

• Механистическая бюрократия

• Профессиональная бюрократия

Примеры компаний соответствующие типам конфигураций:Простая конфигурация (прямой контроль) — небольшие компании, имеющие доступ к локальным ресурсам и каналам сбыта – небольшие магазины, фермерские хозяйства, кустарное производство, маленькие туристические компании; частные компании пользующиеся административной поддержкой; бизнес, основанный на личных связях; управляющие компании. Адхократия (взаимное согласование) — стартапы, конструкторские бюро, инновационные подразделения в рамках крупных компаний, медицинские исследовательские центры, инжиниринговые компании, единичное и опытное производство, продажа авторских работ. Механистическая бюрократия (стандартизация операций) — крупные компании, производящие продукты массового потребления, массовые простые услуги; крупные розничные сети; предприятия быстрого питания. Профессиональная бюрократия (стандартизация навыков) — аудиторские компании, консалтинговые фирмы, специализированные медицинские центры, антикварные продажи.