Преимущества от использования сэд

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое множество), выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

• Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;

• Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды.Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; cнижением расходов на персонал и оборудование и др. Кстратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

• Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

• Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

• Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

• Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

• Улучшение контроля за исполнением документов.

http://citforum.ru/consulting/docflow/market/article1.8.200222.html

Классификация систем электронного документооборота

Системы ЭД можно разделить на 9 классификаций на основе платформ, на которых они производятся, при этом мы отдельно выделили некоторые кластерные платформы:

1)      Отечественные СЭД – системы электронного документооборота

2)      Западные ECM или ECMS – Enterprise Content Management System

3)      1С

4)      Microsoft SharePoint

5)      Oracle

6)      IBM

7)      Внутренние разработки (In-house)

8)      Системы документооборота на open-source платформах

9)      Google Apps for Business

10)   Другие ERP

Отечественные СЭД отличаются от западных аналогов глубиной локализации и качеством проработки на уровне соответствия российскому законодательству, и как ещё говорят, «отечественным реалиям». В основном это либо поверхностные разработки широкого применения, либо слабые бесплатные ПО, либо узконаправленные специфические.

Зарубежные ECM отличаются качеством, глубиной проработки, простой системой «ready to buy» и «ready to use», то есть многие программы легко можно купить в пару кликов (и списаний с карточки), самостоятельно установить. У некоторых даже встречаются филиалы в России, а так же есть русификация, но зачастую зарубежные программы не учитывают особенности российского законодательства и русского менталитета.

1С – мы выделили данную платформу в отдельную классификацию, так как рынок 1С один из самых насыщенных в разных сферах (это и СЭД, и CRM, ERP, ITSM, PM, HR-модули, и так далее). Достаточно стать программистом 1С, пройдя курсы, и можно выпускать свои модульные версии на любой случай жизни, взяв за основу, к примеру, «1С документооборот» и назвав модуль «1С: Документооборот в банке». Все модули 1С являются платными, однако за счет платформенности они получают обновление от центра 1С. 1С не требовательны к ресурсам, имеют заранее готовый пакет из множества функций (об этом в следующих главах). ITERANET активно развивает направление 1С, и мы будем рады создать для вас любой модуль по требованию, установить и настроить 1С-Документооборот, вы так же можете заказать у нас абонентское техническое обслуживание 1С. Наши контакты расположены здесь.

Microsoft SharePoint – прочитать о SharePoint можно здесь. SharePoint и есть система электронного документооборота. Система очень проста в использовании, и если раньше вы работали с Office, то сможете быстро обучиться SharePoint, однако код закрытый, что не позволяет дорабатывать SharePoint под свои цели. Функций так же немного, однако присутствует русификация, и цена в 100 рублей за 1 лицензию манит многих пользователей. Такого рода системы подойдут очень маленьким фирмам, к примеру, ИП, или с штатом сотрудников около 10 человек, просто для хранения документов и одновременной работы с ними. При этом стоит отметить, что Google Docs (он же Google Disk) совершенно бесплатен и уже может заменить SharePoint.

Oracle – на платформе Oracle (как и у 1С) есть приложение Oracle UCM. Это достаточно специфичная платформа, и её можно рекомендовать среднему и крупному бизнесу. Если утрировано сравнить 1С и Oracle – то 1С это велосипед, а Oracle – это Lamborghini. Oracle UCM может работать с AutoDesk Auto CAD, Lotus Notes Email,  Microsoft Office, Outlook, Oracle StarOffice, и другими программами. Oracle – это гарант информационной безопасности предприятия, так же на основе Oracle UCM можно конвертировать более 500 форматов прямо через интерфейс без дополнительного ПО. Обо всех преимуществах Oracle UCM мы расскажем отдельной главой. Компания ИТЕРАНЕТ так же разрабатывает и внедряет Oracle UCM, а так же имеет статус партнера Oracle, поэтому мы можем специализировать UCM под ваши требования и пожелания.

IBM документооборот – это очень специфичная платформа, направленное в основном на защиту архива данных, так называемую разработку IBM: Dassault Systemes SmartVault. Если вас интересует СЭД на платформе IBM – то компания ИТЕРАНЕТ с радостью сможет разработать для вас данный комплекс, так как в  нашем штате есть сертифицированные специалисты IBM.

In-house документооборот – это разработки СЭД внутри организаций, которые пишутся на платформах, либо «с нуля»; такие системы действительно существуют, однако информации по ним по понятным причинам практически нет.

Open-Source СЭД – это системы электронного документооборота написанные на открытом коде. Зачастую – это самые дешевые разработки, однако всё зависит от того качества, которое предоставляет разработчик OS платформы, либо разработчик самого программного комплекса. К примеру, можно взять платформу Alfresco – компания ИТЕРАНЕТ давно использует данную платформу в тех местах, где нет возможности применить какие-либо другие платформы. По вопросам работы Alfresco вы можете обратиться к нашим специалистам по телефону +7 (495) 788-85-01.

Google Apps for Business – это облачная разработка от интернет-гиганта, которая позволяет буквально за 150 рублей в месяц (цена на одного пользователя) хранить и обрабатывать всю свою документацию в облаке. Ознакомиться с Google Apps for Business можно на этой странице. Конечно же, облако нельзя модифицировать или переписать, здесь нет локализованных под Россию модулей (вроде бухгалтерских или иных отчетов), но и в этой сфере Google сможет найти своих клиентов. Так же для совсем «бедных» существует Google Disk – который работает на свободной безвозмездной основе.

http://iteranet.ru/sys/kon/sis/sed

http://1c-doc.ru/stati_i_press-relizi/sed.html

http://habrahabr.ru/company/alee/blog/137407/

http://www.directum.ru/425972.aspx

https://ru.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management

http://www.livebusiness.ru/tools/ecm/

PDF

http://services.softline.ru/business-solutions/ecm-sistemy

http://www.piter-soft.ru/automation/more/glossary/ED/ECM-sistema/

http://minsvyaz.ru/common/upload/Otchet_opros_SED.pdf

http://www.itbestsellers.ru/statistics/detail.php?ID=21225

http://www.cnews.ru/news/top/index.shtml?2013/11/07/548739

http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=147015

http://www.intertrust.ru/press_center/articles/view/866-opyt-i-rezultaty-vnedreniya-sistemy-elektronnogo.htm