Бухгалтерия: «иду на Вы»

Для бухгалтера «старой закалки», который с компьютером «на вы», внедрение СЭД может стать настоящим испытанием. Здесь необходимо проявить терпение и настойчивость, убедить сотрудника в том, что новая система облегчит, а не усложнит его работу. Многие боятся сделать ошибку. Однако важно понимать: при формировании документов в СЭД работают механизмы контроля, история хранится, и если нет такого специального намерения, то неправильно сформировать документ практически невозможно. Более того, СЭД защищает от целого ряда ошибок, которые нередко совершаются вследствие «человеческого фактора», а значит, наоборот, снижает груз ответственности, который несет на своих плечах каждый работник бухгалтерии.

Канцелярия и кадровая работа: система решает всё

Отдел кадров и секретариат – люди, для которых СЭД является инструментом ежедневной работы. Они – первое звено важной цепочки по обработке документа. Теперь им придется учиться делать свою работу по-новому. Поэтому от того, насколько система удобна и интуитивно понятна – зависит отношение к ней этой ключевой группы пользователей, скорость их адаптации и в конечном итоге судьба системы. Если они не смогут грамотно работать с СЭД и корректно вносить в нее весь необходимый объем данных – картина будет не полной, система не сможет выдавать желанный результат и повиснет мертвым грузом. Зато, как только СЭД освоит и полюбит эта категория сотрудников – считайте дело сделано! Выходит, что в случае успешного внедрения и грамотного мотивирующего обучения реальную выгоду от новой системы ощутят на себе все сотрудники, имеющие отношение к работе с документами. Более того, практика показывает, что работа с СЭД положительно сказывается на корпоративном духе компании – люди начинают чувствовать себя членами единой команды, снижается количество рабочих конфликтов, повышается лояльность сотрудников к компании. Ну а если внедрение осуществлено несвоевременно, неграмотно или плохо проведено обучение персонала, то тут на зеркало пенять бесполезно. Хороших внедрений!

http://habrahabr.ru/post/241227/

???

http://habrahabr.ru/hub/ecm/

Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. В англоязычном варианте можно часто встретить термин Enterprise Content Management или EСM. В данном случае речь идет об управлении корпоративной информацией, то есть прямым аналогом СЭД. 

Задачи СЭД

• Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях.

• Поддержка системы контроля качества.

• Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа.

• Формализация деятельности каждого сотрудника.

• Оптимизация бизнес-процессов.

• Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.

Классификация СЭД

• Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы).

• Системы с развитыми средствами workflow - рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. С помощью этих систем можно организовать работы, для которых заранее прописываются все этапы следования и работы.

• Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Сочетают в себе элементы двух предыдущих.

• Системы, ориентированные на поддержку совместной работы. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они территориально удалены, и сохранить результаты этой работы.

• Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга, электронной почты. Такие системы могут быть как автономными, так и функционировать в структуре любого из перечисленных классов систем.

Основные принципы электронного документооборота

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.

• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.