Виды документооборота

Структурирование организаций, сделанное Генри Минцбергом, позволяет выделить характерные черты для каждого типа организаций. Контрактная деятельность, структура продаж, работа с персоналом, система поощрений, распорядок рабочего дня, принцип коммуникаций и т.п. — в каждой из конфигураций имеют свои особенности. Документооборот для каждого типа организаций также имеет свою специфику.  Простая конфигурация (прямой контроль) — основа документооборота – поручения руководителей. С ростом иерархии – возрастание поручений, выдаваемых по документам. Большое количество служебных записок, являющихся формой передачи ответственности. Согласование документов распределено по уровням иерархий.  Адхократия (взаимное согласование) – основа документооборота – документы предметной деятельности. Большое количество неструктурированных коммуникаций – форумы, чаты. Практически полное отсутствие поручений. Неструктурированное (коллективное) согласование документов. Механистическая бюрократия (стандартизация операций) – основа документооборота – документы, сопутствующие операционной деятельности компании. Формы документов четко типизированы. Движение документов упорядочено. Согласование структурировано по типам документов и по их разделам. Профессиональная бюрократия (стандартизация навыков) – основа документооборота – документы профессиональной деятельности. Документы структурированы по ролям / профессиональным областям сотрудников. Для создания новых документов сотрудники используют материал, накопленный за свой предыдущий опыт. Отметим важный вывод:Для каждой конфигурации бизнеса характерен свой тип документооборота, поддерживающий структуру управления и операционную деятельность компании.

Архитектуры сэд

Понимая специфику документооборота для каждого типа конфигураций, можно объяснить проблемы, с которыми приходилось сталкиваться в проектах. В большинстве случаев, разработка системы строилась на базе механизма бизнес-процессов. На этап внедрения выдавалась система с типизированными маршрутами. При этом, внедрение систем зачастую проходило в структурах, приближенным к простой конфигурации. Форма управления простой структуры противоречит принципам, которые заложены в архитектуру бизнес-процессов. В результате это приводит к нарушению этапов процесса, смене исполнителей и несоблюдению порядка обработки документов. К еще более плачевным результатам приводит ситуация, когда за основу СЭД в таких проектах берется платформа ECM. В этом случае разработчикам приходится сначала, адаптировать ECM под архитектуру системы, основанную на бизнес-процессах, а уже потом разрушать и вновь созданную архитектуру под требования неструктурированных процессов простой конфигурации. Мы подошли к ответу на поставленный вопрос, какой должна быть система электронного документооборота компаний:  Чтобы избегать системных проблем при внедрении систем электронного документооборота, необходимо выбирать архитектуру СЭД соответствующую типу документооборота и форме управления компании. На рисунке приведены типовые архитектуры систем, наиболее соответствующие типам конфигураций компаний. Для Простой структуры основным элементом архитектуры СЭД является подсистема выдачи и контроля поручений. Наиболее приспособленной архитектурой для такой системы является платформа, в основу которой положены принципы передачи электронных сообщений. Руководитель должен иметь возможность выдать поручение в любое время и в любом месте. Система отчетности должна давать полную информацию о состоянии выполненных и невыполненных поручений. Для Адхократии основным элементом архитектуры СЭД должен является модуль управления содержанием (Enterprise Content Management, ECM) c поддержкой средств коллективной работы. Система должна позволять агрегировать большое количество информации, и предоставлять функциональные средства поиска. В системе должны быть реализованы средства коллективной работы с поддержкой форумов, чатов, новостных лент.  Для Механистической бюрократии основным элементом архитектуры СЭД является модуль управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM), позволяющий автоматизировать бизнес-процессы обработки документов компании. Бизнес-процесс документооборота должен строго вписываться в существующий технологический процесс работы компании, с заранее заданными типами документов и маршрутами их перемещения.  Для Профессиональной бюрократии основным элементом архитектуры СЭД, как и для адхократии, является модуль управления содержанием (ECM) c поддержкой средств индивидуальной работы. Система должна предоставлять средства структурирования информации, давая пользователю возможность категоризировать документы и обращаться к своему предыдущему опыту. Система должна предусматривать создание шаблонов документов и содержать типовые шаблоны для всех ролей пользователей. Система должна поддерживать неформализованные средства согласования документов, основанные на жизненном цикле документов, а также средства коллективной работы, позволяющие нескольким пользователям работать в команде над одним пакетом документов.