3. Создание и сохранение документов

Базовыми операциями обработки текста являются создание нового документа, ввод текста и сохранение документа.

Wordвсегда опирается на шаблон при создании нового документа. Если вы не укажите другого шаблона,Wordв качестве основы использует шаблон “Обычный”, который хранится в файле с именемNORMAL.DOT. Шаблон - это предопределенный набор характеристик форматирования, таких как стиль, ширина полей, параметры абзаца, шрифт и т.д.

Чтобы начать новый документ, надо выбрать команду “Файл, Создать”. Появится диалоговое окно “Создание документа”. В нем есть вкладки, соответствующие шаблонам различных категорий. По умолчанию показывается вкладка “Общие” и выбирается шаблон “Обычный”. Для большинства документов используется именно этот шаблон, но можно выбрать и какой-нибудь другой предопределенный или созданный вами шаблон. Можно предварительно просмотреть шаблон.

При просмотре вкладок можно заметить, что некоторые шаблоны включают в свое название слово Мастер. Мастера руководят созданием нового документа на основе какого-либо шаблона. ( Например, создание почетной грамоты, официального письма, факсимильного сообщения и т.д.).

Каждый новый документ получает очередной порядковый номер: (Документ1, Документ2, Документ3 и т.д.). Даже после закрытия без сохранения Документа1 следующий новый документ в этом сеансе работы будет называться Докумет2.

Ввод текста.Вертикальная черта -курсор (или точка вставки). Ниже точки вставки располагается горизонтальная черта, которая называетсямаркер концадокумента. В отличие от печати на машинке в конце каждой строки не нужно нажимать клавишуEnter.Wordсам переносит предложение на новую строку, чтобы остаться в границах полей. Нажимать клавишуEnterнужно только, чтобы отметить конец абзаца или вставить пустую строку. (Символы абзаца лучше при наборе делать видимыми, но можно их и скрыть, для этого на панели инструментов “Стандартная” есть специальная кнопка). При наборе текста на экране, можно использовать все символы клавиатуры. Текст можно вводить врежиме вставки и в режиме замены символов(соответствующий режим включается клавишей <Insert> или двойным щелчком мыши по индикатору “ЗАМ” в строке состояния, строка состояния включается командой “Сервис, Параметры” во вкладке “Вид”).

Также существуют еще специальные средства ввода текста: автотекстиавтозамена.

Автотекст– это режим автоматического ввода фрагментов теста. Он представлен двумя функциями:автозавершениеми собственноавтотекстом.Wordхранит словарь автотекста, состоящий из слов и фраз, встречающихся в документах достаточно часто. При вводе первых 4-х символов на экране появляется всплывающая подсказка с полным текстом слова или фразы. Если это то, что имел в виду пользователь, то надо нажать клавишу <Enter> - это автозавершение. Однако можно выбрать самостоятельно подходящее слово из списка с иерархической структурой – это автотекст. Настройка словаря автотекста: «Сервис/Автозамена/Автотекст».

Автозамена – позволяет заменить ввод длинных последовательностей символов произвольным (желательно коротким) сочетанием других символов. Например, часто встречающееся «диалоговое окно» можно заменить на «д.о.». Настройка осуществляется с помощью команды «Сервис/Автозамена». Установить флажок «Заменить при вводе», ввести заменяемую композицию в поле «Заменить», а заменяющую – в поле «На», затем кнопка «Добавить». Автозамену удобно использовать для ввода греческих символов: пи (), ро () и т.д.

Сохранение документа. До тех пор, пока вы не сохранили документ, все изменения находятся только в памяти компьютера. Эту память часто называют оперативной памятью, и она является временным местом расположения программ и документов, используемых в работе. При выходе из программы или при выключении компьютера, все, что хранится в памяти, исчезает, поэтому требуется постоянное место для программ и файлов на гибких и жестких дисках. Это магнитные носители, на которых информация может храниться, сколько пожелаете.При первом сохранениинового документа, ему нужно дать имя и определить место его хранения: диск и папку. ВWindows95 при именовании файлов следует помнить:

• Имя файла может содержать до 255 символов, включая пробелы

• Можно использовать латинские буквы от А до Zи русские от А до Я, как строчные, так и прописные, и цифры от 0 до 9

• Разрешается использовать символы переноса (-) и подчеркивания (_), восклицательный знак (!), а также @, #, $, %, &, ( ), { }, причем если имя начинается с одного из этих символов, оно будет в начале списка имен, упорядоченного по алфавиту

• Нельзя использовать символы: \ ? : * “ < > |

• По умолчанию Wordприсвоит имени файла расширениеDOC.

Расширение обычно указывает тип данных файла и приложение, в котором файл был создан.

Таблица расширения файлов FATвWindows95 приспособлена для хранения как имен файлов старого образца (8.3), так и длинных имен файлов. Длинные имена файлов хранятся в расширенной областиFAT- таблицы диска, обычные имена вида 8.3 хранятся в обычном местеFAT-таблицы. Длинные имена преобразуются к обычным 8.3 (которые называются усеченными). Длинное и усеченное имя файла можно увидеть, выполнив команду “Свойства” (“Файл, Свойства”, вкладка “Общие”). Длинное имя находится в верхней части окна, имяMS-DOS(усеченное) - ближе к середине.

Чтобы сохранить файл первый раз, необходимо:

1. Выбрать команду “ Файл, Сохранить как”

2. Ввести имя в поле “Имя файла”

3. В раскрывающемся списке “Папка” выбрать устройство, на котором необходимо сохранить файл (логический диск винчестера, либо гибкий диск)

4. Выбрать папку, в которой будет храниться файл. Для создания новой папки щелкните по кнопке “Создать новую папку”. Появится диалоговое окно “Создание папки”, в поле “Имя папки” надо ввести имя папки.

Чтобы сохранить именованный файл под новым именем, необходимо выбрать команду “Файл, Сохранить как”, изменить имя в поле “Имя файла”, если необходимо, изменить имя устройства и папки. В результате выполнения этих действий получитсядва файла с разными именами, но с одинаковым содержанием.

Процесс сохранения файлов можно ускорить, установив параметр “Разрешить быстрое сохранение”. (Для этого выбрать команду “Сервис, Параметры”, вкладку “Сохранение”, установить флажок “Быстрое сохранение”). Быстрое сохранение выполняется по команде “Файл, Сохранить”. При этом сохраняются только изменения, а не весь документ.

Чтобы включить автоматическое сохранение, необходимо:

1. Включить команду “Сервис, Параметры”, выбрать вкладку “Сохранение”

2. Установить флажок “Автосохранение каждые”

3. В счетчике “минут” выбрать временной интервал.

К одному и тому же документу можно возвращаться столько раз, сколько раз вы хотите напечатать его, отредактировать или добавить новый материал, а также можно открыть существующий документ и использовать его части для создания нового документа. Чтобы открыть существующий документ, необходимо выбрать команду “Файл, Открыть”. Появится диалоговое окно “Открытие документа”, в котором надо выбрать устройство, папку и имя открываемого файла. Чтобы открыть файл, который был закрыт недавно, надо открыть меню “Файл” и выбрать имя файла из нижней части меню.

При первом использовании окон“Открытие документа” и “Сохранение документа” в окне Папка появляется папка, установленнаяпо умолчанию. Эту папку можно переназначить. Для этого надо:

• Выбрать команду “Сервис, Параметры”

• Выбрать вкладку “Расположение”

• В списке “Типы файлов” выделить “Документы”

• Нажать кнопку “Изменить”, появится диалоговое окно “Изменение расположения”

• Выбрать папку, которую вы хотите использовать по умолчанию.