Другие операции

Из других операций расширенного набора отметим:

-списки

-ограничение доступа

-поддержка версий

-автотекст

-вычислительные поля

-связь документов

-примечания и исправления

-рисование

-закладки

-сноски

-автоформатирование

-диаграммы.

24. Принципы создания и принципы форматирования документов. Принципы создания.

При создании документов необходимо придерживаться следующих принципов.

1) Используйте режим просмотра перед печатью.

Перед печатью необходимо посмотреть на экране дисплея документ в том виде, в каком он будет выглядеть на бумаге. Это позволит организовать документ, не допуская перепечатки.

2) Учитесь быстро печатать.

Главное ограничение подготовки документа - это скорость ввода текста с клавиатуры. Учитесь печатать «вслепую».

3)Сначала пишите, потом редактируйте.

Создавая документ, не исправляйте ошибок. Исправления рекомендуется делать потом, когда ошибки исправлены автоматически или явно указаны.

4) Удаляйте с осторожностью.

Не удаляйте текст большими кусками. Работайте в режиме вставки, а не замены. Не держите долго выделение форматов.

5) Сохраняйте чаще.

Перебои с электропитанием, зависание программ, настроение, могут свести на нет многие часы вашей работы. Пользуйтесь режимом автосохранения 1 раз в 20-30мин. Хорошей привычкой является ручное сохранение.

6) Храните копии важных документов.

Создавайте резервные копии файлов на дискетах и на других носителях. Особо важные документы храните на бумаге.

7)Не используйте большие файлы. Ущерб от потери маленького файла мал.

8) Создайте себе удобства.

9) Делайте передышки.

Короткие перерывы по 5 минут в час.

Принципы форматирования документа

Предполагается, что текст документа создан и необходимо его форматировать, (изменить внешний вид)

1) Не пишите убористо.

Оставляйте в тексте достаточно пустого места(не менее 50%). Не пренебрегайте полями по краям листа. Затраты на бумагу меньше, чем затраты на понимание документа.

2) Документ единое целое.

Организуйте фрагменты документа так, чтобы он выглядел единым целым, занимая при этом минимальную площадь страницы.

3) Не используйте длинных строк, предложений, абзацев.

Длинные фрагменты утомляют читателя.

4) Принцип баланса.

Визуальный вес левой и правой частей страницы должен быть, примерно одинаковым Используйте выравнивание по ширине.

5) Принцип выделения.

Выделяйте заголовки крупным рубленым шрифтом. Не выделяйте длинных фрагментов. Используйте серый фон и выделение рамкой.