шпоры(теория организации) на печать

1 «Тектология. Общая организационная наука» А.А. Богданова.

Главная заслуга российских исследователей состоит в разработке фундаментальных методологических проблем теории организации. Одним из выдающихся ученых, внесших наиболее весомый вклад в разработку организационной науки, является А.А. Богданов (настоящая фамилия Малиновский) (1873-1928). Знания по этим проблемам он логично выстроил в труде «Тектология. Всеобщая организационная наука» (1913 г.). в буквальном переводе с греческого тектология означает «учение о строительстве».

Тектология Богданова – это

-общая теория организации и дезорганизации;

-наука об универсальных типах и закономерностях структурного преобразования любых систем;

-наука, объединяющая организационный опыт человечества;

-теория организационных систем, изучающая каждую из них с точки зрения отношений между ее частями, а также отношения системы как единого целого с внешней средой.

Богданов выявил два закона:

1)Первый закон отражает организационный и дезорганизационный опыт. Считая организацию сущностью живой и неживой природы, Богданов любую деятельность сводил в конечном счете к организационной. Дезорганизационную деятельность он считал частным случаем организационной деятельности, то есть стремление коллектива организовать мир и человечество для себя, по-своему.

2)Второй закон Богданов назвал законом расхождения. Он указывает, что:

-В отношениях и взаимосвязях между системами в большинстве случаев имеют место различные противоречия;

-За всяким многообразием надо видеть то сравнительное единство, из которого оно произошло, от сложного восходить к более простому;

-Образовавшиеся части будут обладать прогрессирующими различиями;

-Эти различия будут направлены на создание дополнительных связей, стабилизирующих систему.

Из этого можно сделать вывод, если посредством вмешательства в систему разорвать дополнительные связи, то система распадается, и если каким-либо образом соединить части в единое целое, получится новое системное образование с характерными чертами, отличными от организационных признаков системы, имеющейся до расхождения.

2. Открытая система и ее подсистемы.

Открытые (незамкнутые) – системы, нуждающиеся для своего выживания в контакте с окружающей средой, обмениваясь с ней ресурсами. Они не заблокированы и должны постоянно приспосабливаться к окружению. Могут быть чрезвычайно сложными. К открытой системе относится и человек.

Н

ВНЕШНЯЯ ОКРУЖАЮЩАЯ СРЕДА

Ресурсы на входе

Пограничное взаимодействие с внешней средой

Ресурсы на выходе

Пограничное взаимодействие с внешней средой

На входе в открытую систему поступают работники, сырье и другие материальные ресурсы, информация и финансы. Все эти ресурсы, поступившие из внешней окружающей среды, преобразуются в некие ценности, которые на выходе из системы возвращаются в окружающую среду. Продукты деятельности организации как открытой системы – это определенные товары и услуги, удовлетворяющие потребностям потребителей и клиентов. К продуктам деятельности также можно отнести удовлетворенность работников, загрязнение среды и другие побочные эффекты производства.

Систему образуют несколько подсистем (внизу рисунка), которые выполняют специфические функции, необходимые для выживания организации: производство, связи с внешней средой, и управления. Производственные подсистемы создают товары и услуги – это результат деятельности организации.

Пограничные подсистемы осуществляют связи с внешней средой. Сюда относятся такие виды деятельности, как закупка сырья и продажа продукции.

Эксплуатационные подсистемы обеспечивают бесперебойность работы организации и наличие материальных и людских ресурсов.

Адаптационные подсистемы ответственны за изменения организации и ее приспособление к требованиям внешней среды. Особое место среди подсистем занимает менеджмент, отвечающий за координацию и определение направления работы всех подсистем организации.

3. Типы организационных структур (линейная, линейно-функциональная): особенности, преимущества и недостатки.

Под организационной структурой управления понимаются количество и состав звеньев и ступеней управления, их соподчиненность и взаимную связь. Организационная структура управления должна отражать цели и задачи организации, быть подчиненной производству и меняться вместе с ним.

Согласно классической теории организации процесс создания организационной структуры должен разворачиваться «сверху вниз» и включает последовательность действий из следующих основных шагов:

1) деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности организации;

2) осуществление соотношения полномочий различных должностей;

3) определение должностных обязанностей как совокупности определенных задач и функций и передача их исполнения конкретным лицам.

Линейная структура управления образуется в результате построения аппарата управления только из взаимоподчиненных органов в виде иерархической лестницы (рисунок). Разделение системы управления на составляющие части осуществляется по производственному признаку с учетом степени концентрации производства, широты номенклатуры продукции и т.д.

Преимущества:

- личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности его подразделения;

- быстрая реакция на прямые приказания;

- единство распорядительства и ответственности;

- установление системы взаимных связей между руководителем и подчиненными

Недостатки:

- невозможность использования в крупных масштабах управления организациями, т.к. это приведет к резкому увеличению количества ступеней управления и перегрузке менеджеров верхнего уровня;

- повышенная зависимость выполняемой работы от личных и деловых качеств руководителей высшего звена;

- высокие требования к руководителю, который должен иметь разносторонние знания и опыт по всем функциям управления и сферам деятельности;

- отсутствие звеньев по подготовке управленческих решений;

- несогласованность в решении вопросов между подразделениями.

Применяется на небольших предприятиях или как фрагмент в композиции крупной структуры.

Функциональная специализация аппарата управления значительно повышает его эффективность, поскольку вместо универсальных менеджеров, которые должны разбираться в выполнении всех функций, этим занимаются высококвалифицированные специалисты.

Преимущества:

- возможность использования в работе опытных специалистов;

- подготовка компетентных управленческих решений;

- снижение потребности в специалистах широкого профиля;

- освобождение линейных менеджеров от решения некоторых специфических вопросов.

Недостатки:

- чрезмерная централизации;

- переплетение функциональных зависимостей;

- усложнение взаимосвязей;

- множественная подчиненность, т.е. нарушение принципа единоначалия.

Применяется в управлении организациями с массовым или крупносерийным типом производства.

Линейно-функциональная структура управления обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления осуществляют общее руководство и координацию, а функциональные консультируют, разрабатывают конкретные вопросы.

Преимущества:

- эффективны при решении типичных задач и функций;

- разделение деятельности линейных и функциональных звеньев при

усилении координации их функционирования в процессе управления.

Недостатки:

- мало учитывают постоянно меняющиеся внутренние и внешние условия деятельности;

- опасность нерационального распределения информационных потоков;

- опасность разобщенности функциональных звеньев и увеличение работы по координации их деятельности;

- каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели фирмы.

Применяется для построения любой организации среднего размера.

4.Матричная структура организации.

Матричная структура может быть использована, когда для достижения целей организации необходимы как специальные знания, так и возможность инноваций и изменений при изготовлении продукта. Часто они позволяют исправить ситуацию, когда организации осознают, что функциональные, Дивизиональные и региональные структуры в сочетании с механизмами горизонтальных связей не будут работать.

В матричной структуре горизонтальные связи наиболее выражены. Особенность организации, построенной по матричному принципу, заключается в одновременном использовании дивизиональной и функциональной структур (то есть связей по горизонтали и вертикали).

Пример двойственной власти в организации матричного типа:

Менеджер по

продукту А

Менеджер по

продукту В

Менеджер по

продукту С

Менеджер по

продукту D

Менеджеры по функциям и по продукту обладают равной властью в организации, а непосредственные исполнители отчитываются и перед теми и перед другими. Работа матричных структур подобна работе постоянных интеграторов или менеджеров, отвечающих за работу с определенным продуктом. Их единственное отличие в том, что продукт-менеджеры в матричной структуре (по горизонтали) обладают той же формальной властью, что и функциональные менеджеры (по вертикали).

Пример матричной структуры – компания Worldwide Steel в Питтсбурге.

Сильные и слабые стороны матричной структуры организации

Сильные стороны:

• Обеспечивает координацию, необходимую для выполнения двойственных требований потребителей;

• Оперативно перераспределяет персонал между основными направлениями работы;

• Позволяет принимать комплексные решения и адаптироваться к частым изменениям;

• Дает возможность развития функционального и специального мастерства;

• Наиболее полезна в организациях средних размерах.

Слабые стороны:

• Двойное подчинение сотрудников вызывает напряжение и недоразумения;

• Требует хороших навыков межличностного общения и специального обучения;

• Забирает много времени, включает частые заседания и работу конфликтных комиссий;

• Система не будет работать, пока сотрудники не поймут ее и не приспособятся к коллегиальным, а не к вертикальным отношениям;

• Для поддержания равновесия власти требуются значительные усилия.

5.Составляющие элементы внутренней среды организации.

Внутренние переменные – части самой организации, ситуационные факторы внутри нее, состав и взаимосвязи сложной системы – организации.

Рассмотрим внутреннюю среду организации, к которой относятся следующие переменные:

• Цели – конкретные результаты, которые хотят достигнуть сотрудники совместными усилиями. Количество целей зависит от множества факторов: величины предприятия, характера номенклатуры продукции, направленности деятельности.

• Состав – совокупность элементов, образующих систему, то есть заключает в себе декомпозицию системы, расчленение единого целого на составляющие элементы. То есть цеха, участки, бригады составляют организацию.

• Структура – обеспечивает композицию системы, то есть соединение отдельных составляющих в единое целое. Структура зависит от вертикального и горизонтального разделения труда, от объема и сложности управленческих функций.

• Задача – это работа или часть ее, которая должна быть выполнена в определенный срок или определенным образом в процессе реализации целей. Задачи делятся на работу с людьми, работу с предметами, работу с информацией.

• Технология – это любое средство (навыки), с помощью которого элементы входа (будь то труд, информация или материалы) преобразуются в элементы выхода (конечные продукты или услуги).

• Люди – конкретные лица, составляющие коллектив предприятия со всем разнообразием их индивидуальных и коллективных качеств и поведения.

6. Общие законы организации: закон синергии, закон развития, закон самосохранения

Общие законы организации действуют во всех материальных системах.

К основным из них можно отнести следующие:

Закон синергии;

Закон самосохранения;

Закон развития;

Закон синергии (синергия – с греческого сотрудничество, содружество) гласит: для любой системы (технической, биологической или социальной) существует такой набор ресурсов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов, входящих в нее ресурсов (технологий, персонала, компьютеров и т.д.), либо существенно меньше.

Этот закон действует независимо от воли и сознания руководителя, но результаты действия закона зависят от руководителя, подчиненных и внешней среды по отношению к закону синергии.

Признаки достижения положительной синергии в организациях:

-хорошее настроение в коллективе;

-усиление интереса работников к профессиональному росту;

-активное приобретение акций своей организации;

-усиление лояльности к руководству организации;

-рост числа предложений относительно совершенствования технологии и структуры управления;

-благотворительная деятельность организации;

-устойчивость организации к внутренним и внешним воздействиям.

Для успешной реализации закона синергии необходимо использовать следующие методы:

-Вопросы-ответы;

-Метод «мозговой атаки»;

-Метод эвристического прогнозирования.

Закон самосохранения гласит: каждая система (биологическая или социальная) стремится сохранить себя (выжить) и использует для достижения этого весь свой потенциал (ресурс).

Этот закон имеет особое значение для социальных систем (компаний, фирм, товариществ, обществ).

Для реализации закона самосохранения большое значение имеет следование трем стратегиям поведения фирмы на рынке:

1) достижение лидерства в минимизации издержек производства, в результате чего фирма может за счет более низких цен на аналогичную продукцию завоевать большую долю рынка

2) специализация в производстве продукции. В этом случае организации должна осуществлять курс на особо специализированное производство и добиваться лидерства в избранном виде продукции;

3) концентрация усилий фирмы в выбранном рыночном сегменте. В этом случае фирма может объединить две первые стратегии – снижение издержек и высокую специализацию в производстве продукта

Развитие – это необратимое и направленное изменение материи. Цикл развития вносит элементы новизны в очередной виток создания технических устройств, зарождения жизни, создания научной теории.

Существуют две формы развития:

1)эволюционная – непрерывные, постепенные количественные и качественные изменения;

2)революционная – скачкообразные изменения.

Развитие бывает:

1)прогрессивное – переход от низшего к высшему, от простого к сложному;

2)регрессивное – обратное движение, переход от высшего к низшему, деградация.

Прогресс и регресс тесно связаны между собой. Без прогресса нет регресса, а без регресса нет прогресса. Прогресс и регресс сопутствуют развитию любой организации.

Развитие организаций обусловлено изменением следующих факторов:

1) спроса и предложения на рынке;

2) внешней среды;

3) внутренней среды;

4) экологии и др.

Закон развития гласит: каждая система (биологическая или социальная) стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

7.Организация как обучающаяся система.

В теории организации и на практике организационное обучение рассматривается как непрерывный источник создания конкурентных преимуществ компаний, как их стратегия постоянного обновления методов и повышения эффективности всех видов деятельности. Организации, которые не обучаются (и соответственно не изменяются) в условиях быстрых перемен внешней среды, считаются обреченными. Отсюда и рекомендации создавать группы, обучающиеся в процессе деятельности, сосредоточивать на необходимости генерирования новых идей в процессе обучения. Имеются даже попытки дать символическую интерпретацию организационного обучения. Этот процесс представляется, в частности, в таком виде:

Обучение = P + Q, где Р - программное обучение (чтение книг, лекций и др.), а Q - обучение путем постановки вопросов, получения доказательств, обсуждение выводов, основанных на обобщении практического опыта.

Обучение в действии, т.е. организационное обучение, базируется главным образом на Q. Его основной идеей является организация групп для того, чтобы у каждой из них были две задачи: одна - решить проблему или выполнить проект; другая - обучиться в процессе выполнения задач. Сделать получение задания достоянием всех участников, представлять полученный материал руководству для последующего использования. Современным организациям требуется гораздо более высокий уровень технического управления, действенные и полезные знания, повышение степени согласования совместных действий с долгосрочными обязательствами и понимание необходимости решения сложных проблем. Для этого необходимы, в свою очередь, подготовленные работники, которые открыто высказывают свое мнение, ценят знания и наилучшие решения, стремятся объединить усилия для общей творческой работы.

8.Организации будущего.

Главным свойством организации будущего, как показывают исследования, станет постоянное приспособление к динамичной внешней среде. Образно говоря, организация будет напоминать хамелеона, меняющего свой цвет в связи с изменением света, эмоций, температуры. Как адаптирующийся механизм, организация будет меняться в соответствии с изменениями внешних условий и объективных требований к ней. Обобщение происходящих процессов и наметившихся тенденций показывает, что на первый план выйдут такие черты организаций, как большая гибкость, приверженность индивидуумам, преимущественное использование команд, высокая внутренняя конкурентоспособность, стремление к диверсификации. Как показывают современные исследования, наиболее перспективными организациями будущего станут сетевые, виртуальные, интеллектуальные, самообучающиеся организации.

Сетевые организации

Развитие сетевых организаций началось в 1980-х гг., когда международная конкуренция и быстрые технологические изменения вызвали масштабную реструктуризацию во всех отраслях. В рамках общей тенденции к дезинтеграции руководители экспериментировали с различными организационными структурами. Вместо того чтобы использовать оперативные календарные планы и передачу информации о координации деятельности внутренних подразделений, они обратились к контрактам и другим соглашениям для объединения внешних компонентов в различные типы сетевых структур. В качестве примеров действующих сетевых организаций можно назвать следующие:

1)Сетевая организация при осуществлении крупных проектов. В этих формах работа организуется вокруг специфических проектов и предполагает создание временных коллективов квалифицированных работников разнообразного профиля (например, строительные и промышленные проекты, издательское дело или создание фильмов).

2)Сетевая организация в районах ("долинах") с малыми производственными фирмами. Эти фирмы связей охватывают, например, северные итальянские промышленные районы (включая текстильные компании, такие, как "Бенеттон") или фирмы по производству полупроводников в Силиконовой долине (США).

3)Ведущие крупные производственные фирмы, рассредоточенные географически и объединенные в единую систему. Эти фирмы включают хорошо известные азиатские "keiretsu"(коммерческие объединения) и кооперационные связи между главными сборочными компаниями и разнообразными мелкими поставщиками(например,"Вольво"в Швеции)

4)Стратегические союзы. Союзы этого вида распространены среди всех типов компаний, но особенно среди крупных фирм, стремящихся обеспечить себе конкурентоспособные преимущества в глобальном масштабе.

Виртуальные организации

В последнее время широко обсуждается вопрос о появлении нового вида продукции, получившей название виртуальной. Эта продукция (или услуги) может создаваться благодаря последним достижениям в области обработки информации, организационной динамики и развития производственных систем. Выпуск такой продукции становится доступным в любое время. В любом месте и в бесчисленном количестве вариантов моделей и форматов. Идеальный виртуальный продукт - это то, что производится моментально и адресно, по требованию заказчика. Общей чертой этой продукции является то, что она оплачивается потребителями мгновенно. Виртуальный продукт (как физический продукт, так и услуги) существует даже до того, как он произведен. Его концепция, дизайн и изготовление сохраняется в памяти работников, программах компьютеров и гибких производственных линий, другая отличительная особенность виртуальной продукции - возрастание роли потребителя как сопроизводителя продукции - может быть прослежена на примерах многих отраслей. В каждом случае заказчик может не только контролировать результаты, но в процессе производства устанавливать прочные и длительные связи с поставщиками. Всего лишь за два десятилетия создание интегральных схем прошло путь от новых проектов, которые разрабатывались месяцами группами специалистов, а затем выполнялись в дорогостоящих лабораториях, до виртуальной продукции, создаваемой в течение нескольких часов и "строящейся" за несколько минут инженером, которому нет необходимости покидать свой кабинет, используя настольную "фабрику".

Интеллектуальные организации

В исследованиях специалистов по управлению отмечается, что интеллектуальная организация будет формироваться из большого числа мелких взаимодействующих предприятий по принципу скорее "свободного общества", чем "тоталитарного государства". По своей природе такие организации должны быть полностью плюралистическими, т.е. допускающими столкновение конкурирующих точек зрения и борьбу соперничающих поставщиков, что отличает их от затратных организаций, широко практикующих административный контроль. Рассматривая права работников такой организации, ученые в области управления, прежде всего, называют свободу слова, право свободной коммуникации с другими работниками независимо от их ранга и границ структурных подразделений. Считается, что право принимать важные решения, такие, как "что делать" и "кто будет выполнять работу" в начальный период, будет удерживаться традиционной иерархической структурой. Однако постепенно произойдет передача этих прав более мелким и гибким самоуправляющимся рабочим группам, которые будут сами отвечать за весь рабочий процесс и его результаты. Опыт наделения каждого работника полномочиями и получения отдачи от возможности выбора и широкого партнерства превратит рабочие группы в информационные ученые лаборатории. В будущем свобода и коллективизм будут иметь такое же основополагающее значение, какое имели бюрократия и иерархия в организациях ХХ века.