Тема 4. Єдина державна система діловодства

Важливе місце в курсі „Діловодства” може належати темі, що розкриває сутність Єдиної державної системи діловодства, в якій зафіксовано основні положення, що стосуються головних питань діловодства у сфері управлінських установ. ЄДСД виявляється системою документаційного забезпечення управлінської діяльності, що визначає типові процеси документування та організації роботи з документами – як науково впорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій, що регламентуються здійснення діловодних процесів.

В процесі самостійної роботи над даною темою необхідно звернутися до Постанови Кабінету Міністрів України (17.10.1997, № 1153), якою затверджено „Примірну інструкцію з діловодства у Міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”. Знайомство з основними положеннями ЕДСД надає можливість засвоїти правила документування ОРД, з’ясувати механізм роботи з ними, а також визначитися в основних напрямках подальшого вдосконалення діловодства.

Наступним кроком в опануванні даної теми може бути знайомство із загальними положеннями уніфікованої системи ОРД (УСОРД), її завданнями і визначенням можливостей їх поширенням на відповідні документи. Це передбачає змістовний розгляд: ДСТУ 2732-94 „Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення”, ДСТУ 3843-99 „Державна уніфікована система документації. Основні положення”, ДСТУ 3844-99 „Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови”, ДСТУ 4163-2003 „Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”.

По завершенню вивчення даної теми доцільно розібратися у таких питаннях: документування яких процесів забезпечує УСОРД; що надає його впровадження; що складає зміст методичного забезпечення ЄДСД.

Питання та завдання для самоперевірки

1. Які питання діловодства знайшли своє відбиття в основних положеннях ЕДСД?

2. Які правила документування зафіксовані в ЄДСД?

3. Документування яких процесів забезпечує УСОРД?

4. Які загальні положення уніфікованої системи ОРД (УСОРД)?

5. Що забезпечує впровадження УСОРД?

6. Яким є зміст методичного забезпечення ЄДСД?

Література

1. Комова М.В. Діловодство. Третє видання / Національний університет „Львівська політехніка”. Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів. „Тріада плюс”, Київ „Алеута”, 2009. – С. 22-29.

Тема 5. Діловодство як сфера управлінської діяльності

Вивчення теми „Діловодство як сфера управлінської діяльності” передбачає зосередження уваги на питаннях ролі діловодства у забезпеченні ефективності управлінської діяльності й подальшої розробці понятійного апарату діловодства. Заслуговує на уваги також проблема класифікації діловодства у сучасному культурному просторі.

При розгляді цих питань необхідно виходити із розуміння діловодства як сукупності процесів, що забезпечують безпосередньо документування управлінської інформації і наступну організацію роботи зі службовими документами. При розгляді діловодства як однієї із сфер управлінської діяльності доречно звернути увагу на такі його чинники, як універсальність, оперативність, контрольованість, додержання державних стандартів та основних положень ЄДСД, затвердження уніфікованих систем управління і, відповідно, - уніфікованих систем документації та здійснення діловодства державною мовою. Не менш важливим є усвідомлення такої особливості сучасного діловодства як широке застосування комп’ютерної техніки і технологій, що передбачає необхідність дотримання вимог чинних державних стандартів і впровадження раціональних прийомів процесів документування та роботи з документами (документообігу, процесів збереження документів та передавання в архів).

Розподіл праці в сучасній системі управління і, відповідно, створення розвиненої системи документації актуалізує питання класифікації сучасного діловодства. Сучасну систему документації складають взаємопов’язані і взаємозумовлені документи, які відтворюють результати документування, що здійснюється на основі правових норм (способів) і відповідних форм під час реалізації функцій державних і суспільних систем управління. Перебуваючи у цьому контексті, слід окреслити загальні (планування, організація, координація, контроль тощо), властиві всім органам управління, а також спеціальні (постачання, облік, фінансування) функції управління, які реалізуються в управлінському органі повністю або частково.

При цьому слід визначитися у тому, що документацію, яка забезпечує організаційну функцію апарату управління, називають організаційно-розпорядчою (ОРД). Іншу групу документів утворюють специфічні для кожної із спеціальних функцій управління, розраховані на певні галузі діяльності (транспорт, зв’язок, статистика, юриспруденція, військова справа тощо). Відповідно процеси документування організаційно-розпорядчої діяльності та організації роботи з відповідними документами утворюють загальне (адміністративне) діловодство, а процеси документування, специфічні для кожної функції управління, складають спеціальне діловодство (бухгалтерське, нотаріальне, кадрове діловодство тощо).

Важливим питанням діловодної сфери є вдосконалення його понятійного апарату. В межах даної теми доцільно на прикладі розгляду поняття „документ” окреслити основні шляхи його інтерпретації, враховуючи при цьому його багатозначність і залежність від галузі використання. Доречно розглянути інтерпретації поняття „документ” у різних його значеннях (письмового акту; доказу юридичних відносин або юридичних фактів, що мають індичні наслідки; офіційного посвідчення особи (паспорт, трудова книжка, посвідчення); достовірного історичного письмового джерела; матеріального об’єкта, в якому міститься певна інформація); проаналізувати тлумачення поняття документу у нормативно-законодавчих матеріалах (Закони України, ДСТУ тощо); звернути увагу на його інтерпретації різними науковцями, які представляють певну або різні галузі наукового знання.

Питання та завдання для самоперевірки

1. Сукупність яких процесів складає сутність діловодства?

2. Якими є особливості сучасного діловодства?

3. Яку документацію називають організаційно-розпорядчою?

4. Які процеси складають загальне діловодство?

5. Які процеси характеризують спеціальне діловодство?

6. Які поняття включено в систему понятійного апарату діловодства?

Література

1. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття, терміни та визначення [Текст ]. – К.: Держстандарт України, 1994. – 53 с.

2. ДСТУ 2732-94. Діловодство та документація. Базові поняття, терміни та визначення [Текст]. – К.: Держстандарт України, 1994. – 53 с.

3. ДСТУ 2394-94. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення [Текст]. – К.: Держстандарт України, 1994. – 89 с.

4. ДСТУ 3017-95. Основні види. Терміни та визначення [Текст]. - К.: Держстандарт України, 1995. – 47 с.

5. ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації: формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

6. ДСТУ 4163-2003. Вимоги до оформлення документів (із змінами і доповненнями за станом на 1 вересня 2003 року) [Текст]. – Х.: Конус, 2003. – 176 с.