Тема 19. Технології зберігання та форми використання документів

Під час вивчення даної теми виникає потреба у з’ясуванні матеріальної основи архівних документів, їх різновидів, а також механізмів технологічного здійснення процесу зберігання документів.

Питання та завдання для самоперевірки

1. У чому полягає потреба зберігання документів?

2. Як відбувається процедура зберігання документів?

3. Які документи називаються архівними?

4. Які вимоги висуваються до архівних документів?

5. Якою є матеріальна основа сучасних архівних документів?

6. Які технології (традиційні, новітні) застосовують для збереження архівних документів?

7. Які форми зберігання документів поширені в діяльності архівних установ?

Література

1. Руководство по обеспечению сохранности документов [Текст]. Пособие для работников архивов. – Ленинград: Наука, 1978. – 120 с.

2. Теория и практика архивного дела в СССР [Текст] / Под ред. Ф.И. Долгих и К.И. Рудельсон. – 2-е изд., перераб. и доп. Учебн. для вузов. – М.: Высш. шк., 1980. – 343 с.

3. Хенсен С. Архіви, особові фонди та рукописні зібрання. До правил уніфікованої каталогізації архівних та рукописних документів [Текст] / С. Хенсен / пер. з рос. Л.В. Шарипової // Національна архівна інформаційна система. «Архівна та рукописна українка» і комп’ютерізація архівної справи в Україні: сучасний стан та перспективи: Зб. наук. праць. – К., 1996. – С. 225-239.

4. Як сформувати особистий архівний фонд [Текст] // Архіви України. – 1992. - № 5-6. – С. 85-86.

Тема 20. Організація контролю за виконанням документів в управлінській діяльності

Вивчення даної теми передбачає аналіз питань, що стосуються розгляду контролю як форми організації роботи з документами, його значення, різновидів і форм; сутності строкової картотеки та механізмів використання автоматизованих систем контролю за виконанням документів, його термінів; механізму здійснення контролю за виконанням документів.

Питання та завдання для самоперевірки

1. У чому сенс контролю за виконанням документів в управлінській діяльності?

2. Які види контролю за виконанням документів використовуються в управлінській діяльності?

3. Які існують форми контролю за виконанням документів?

4. Які автоматизовані системи допомагають здійснювати контроль за виконанням документів?

5. Які завдання вирішуються в процесі контролю за виконанням документів в управлінській діяльності?

6. Який порядок здійснення процедури контролю?

7. Якими є терміни виконання документів?

8. Яким чином здійснюється процедура контролю за виконанням документів?

Література

1. Пилипенко О. Делопроизводство сквозь призму ИТ [Текст] / О. Пилипенко. // СНІР. – 2004. - № 1. – С. 66-71.

2. Шевчук С.В. Службове листування [Текст] : Довідник. / С.В. Шевчук. – К.: Літера, 1999. – 208 с.

Тема 21. Номенклатура справ

Вивчення теми „Номенклатура справ” передбачає з’ясування змісту низки питань: розгляду номенклатури справ як схеми розподілу та групування виконаних документів; визначення особливостей номенклатури справ структурного підрозділу і зведеної номенклатури справ установи, а також аналіз основного нормативного документа ( „Перелік типових документів”) для визначення термінів зберігання документів.

Питання та завдання для самоперевірки

1. Наведіть схему розподілу і групування виконаних документів

2. Проаналізуйте зміст, форму і складові номенклатури справ структурного підрозділу

3. Розгляньте структуру зведеної номенклатури справ установи

4. Проаналізуйте зміст „Переліку типових документів”

Література

1. Діденко А.Н. Сучасне діловодство [Текст] : Навч. посібник. / А.Н. Діденко. – 5-те вид. – К.: Либідь, 2006. – С. 165-169; 353-354; 370-374.