Тема 14. Організація роботи з документами. Реєстрація документів. Інформаційно-довідкова робота з документами

Під час вивчення даної теми слід виходити з того, що за словосполученням „організація роботи з документами” приховуються складні діловодні процесі, які стосуються різних етапів функціонування документів в установі, на підприємстві тощо, а саме: приймання вхідних документів, їхнього попереднього розгляду, реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів, використання різних форм реєстрації, організації документообігу, збереження документів тощо. У зв’язку з цим доцільно ознайомитися з сутністю кожного з цих процесів.

Питання та завдання для самоперевірки

1. За якими правилами працює з документами загальний відділ (канцелярія, секретар помічника)?

2. Які правила приймання вхідних документів?

3. Якою є процедура попереднього розгляду документів?

4. Проаналізуйте основні правила реєстрації документів [Див.: Комова М.В. Діловодство [Текст] / М.В. Комова. - Третє видання / Національний університет „Львівська політехніка”, Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів: „Тріада плюс”, Київ „Алеута”, 2009. – С. 36-38].

5. У чому полягає сутність реєстрації документів?

6. Яким чином реєструються вхідні документи?

7. Яка мета попереднього розгляду документів?

8. Як реєструються вихідна документація?

9. Де і як реєструються внутрішні документи?

10. Які існують форми реєстрації документів?

11. Як відбувається процедура розгляду документів керівниками закладів і структурних підрозділів?

12. Який порядок оброблення та надсилання вихідних документів?

13. Які документи підлягають реєстрації діловодною службою?

14. Які реквізити вихідних документів перевіряє канцелярія, приймаючи їх від виконавців?

15. Який порядок надсилання (передачі) вихідних документів адресатам?

Література

1. Комова М.В. Діловодство [Текст] / М.В. Комова. - Третє видання / Національний університет „Львівська політехніка”, Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів: „Тріада плюс”, Київ „Алеута”, 2009. – С. 30-45.

Тема 15. Організація документообігу

Під час вивчення теми „Організація документообігу” слід розглянути питання, що стосуються сутності документообігу як руху потоків управлінської документації - руху документів (в організації, установі) з часу їх отримання (або створення) до завершення виконання (або відправлення), а також визначитись у питаннях: що забезпечує правильна організація документообігу; який вигляді носить процес документообігу, тобто ті процедури, що складають його зміст. На підставі цієї інформації доречно скласти модель здійснення документообігу в установі у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи та структурних підрозділів, безпосередніх працівників) та пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Слід навчитися диференціювати потоки документів (вхідні, вихідні, внутрішні), визначати їх склад, основні параметри (напрям потоку, його обсяг, структуру, режим).

В процесі вивчення теоретичного матеріалу слід освоїти наступні принципи раціональної організації документообігу: 1. рух документів повинен бути прямим; 2. перебування документа в інстанції повинно бути строго визначено необхідністю його опрацювання і відповідати організації та технології праці установи; 3. задля скорочення часу його перебування у сфері діловодства і підвищення оперативності виконання різні операції з опрацювання документа виконуються паралельно; 4. копії документа виготовляються після його розгляду керівником та написання резолюції.

Під час практичної перевірки дії цих принципів доцільно розробити модель руху документопотоків в установі у вигляді схеми основних груп і видів документів; скласти раціональний маршрут документів для виконання посадовими особами низки процесів:

- керівниками – візування документів; приймання рішення щодо маршруту руху документів; проведення аналізу зведень; вживання заходів щодо покращення виконавчої дисципліни;

- канцелярією – приймання документів; їх реєстрації; розсилання; контролю за модифікацією; одержання інформації про виконання; видачу зведень, нагадування; зняття документів з контролю;

виконавцями – отримання документів на виконання; підготовку вихідних документів; підписання у керівництва і передача в канцелярію; одержання розпорядчої інформації; звіт про стан виконання документа.

Питання та завдання для самоперевірки

1. Дайте визначення поняттю „документообіг”.

2. Як диференціюються документні потоки?

3. Якими є основні параметри потоків документів?

4. Які існують принципи раціональної організації документообігу?

5. Якою є процедура приймання вхідних документів?

6. Що являє собою попередній розгляд документів?

7. Які існують загальні положення щодо реєстрації документів?

8. Які правила реєстрації документів?

9. Який порядок реєстрації пропозицій, заяв, скарг?

10. Який порядок реєстрації вихідних документів?

11. Який порядок реєстрації внутрішніх документів?

12. Які форми реєстрації документів?

13. Що являє собою журнальна форма реєстрації документів?

14. Що являє собою карткова форма реєстрації документів?

15. Як формуються довідкові картотеки?

16. Як здійснюється комп’ютерізована реєстрація документів?

17. Який механізм розгляду документів керівниками закладів та структурних підрозділів?

18. Який порядок оброблення та надсилання вихідних документів?

Література

1. Комова М.В. Діловодство [Текст] / М.В. Комова. - Третє видання / Національний університет „Львівська політехніка”, Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів: „Тріада плюс”, Київ „Алеута”, 2009. – С. 30-45.