3. Функции секретаря руководителя

Все обязанности секретаря подразделены на две группы: организационные документационные. Такая классификация весьма условна, т.к. органи­зационные операции также документируются, например, при проведе­нии совещаний принимается решение, зафиксированное в «Протоко­ле». Но объективные основания разделения функций имеются. Первые (организационные) подразумевают при их выполнении постоянное общение с людьми, вторые (документационные) — прежде всего с доку­ментальной информацией, ее поиском, учетом, хранением и т.п.

С учетом изложенного секретарь организации обязан: своевре­менно учитывать документацию, предварительно анализировать ее, организовать работу по оперативному поиску, правильному оформ­лению, формированию дел и их хранению, контролю исполнения документов, их размножению. Выполнение этих обязанностей на­правлено на эффективное циркулирование информации в учрежде­нии, высвобождение руководителя от оперативных, вспомогатель­ных функций, эффективное принятие им управленческих решений и контроль за их выполнением, повышение культуры управленчес­кой деятельности руководителя и сотрудников организации.

Обязанности секретаря по документационному обеспечению де­ятельности руководителя и подразделений организации включают в себя:

 первичную обработку поступающей в организацию корреспон­денции и ее регистрацию;

 предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» - определение корреспонденции, направляемой для анализа и принятия решения руководителем;

 составление проектов резолюций для важнейших документов;

 направление документов, не требующих рассмотрения руково­дителем, непосредственно в структурные подразделения или ответ­ственным исполнителям;

 обработку и отправку корреспонденции;

 организацию передачи документов внутри организации;

 составление номенклатур дел;

 формирование дел;

 контроль исполнения документов (постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предваритель­ную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя);

 участие в деятельности экспертной комиссии по экспертизе цен­ности документальных материалов;

 составление описей на материалы постоянного, долговременно­го хранения и по личному составу;

 составление «актов» на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

 постоянный контроль за правильным оформлением всей доку­ментации, образующейся в деятельности организации;

 оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства.

Конечным результатом четкого выполнения секретарем указан­ных обязанностей является:

 решение вопросов оптимизации документооборота организации;

 эффективное документационное обслуживание руководителя и подразделений.

В целях эффективного выполнения руководителем администра­тивных функций (организации распорядительства, контроля, коор­динации и др.) и четкого проведения таких мероприятий, как пере­говоры, презентации, совещания, прием посетителей, командиров­ки, секретарь обязан: