2.2. Справка

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов ос­новной деятельности организации или подтверждения сведений биогра­фического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятель­ность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в кол­легиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Основные реквизиты справки: назва­ние организации или структурного подразделения (для внутренней справки), название вида документа, дата и номер документа, заголо­вок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме «0 чем?» и вклю­чает указание периода времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

«Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии

2007 г.»

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отража­ющие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однород­ную систематизированную информацию, допускается текст оформ­лять в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового ха­рактера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографи­ческого или служебного характера, составляются на бланках форма­та A3, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заве­ряются печатью.

Образец оформления справки:

ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК Генеральному директору

СПРАВКА компании

02.07.97 №35 г-ну Савельеву М.М.

Об организации авиаперевозок

туристов по состоянию на 01.07.97

К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартер­ным рейсом в Римини (Италия).

К 01.06.97 численность туристических групп, вылетающих в Италию, воз­росла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с отправкой туристов из-за нехватки посадочных мест.

Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «AGT»; которая име­ет возможность предоставить нам 100 посадочных мест на каждом рейсе в Римини.

Ст. менеджер Подпись О.Н.Соколикова

Сводка

Сводка – документ, содержащий обобщённые сведения по какому-либо вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом, сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Сводка подписываетсясоставителем, а при её направлении в другую организацию – руководителем.