2. Документационное обеспечение управления

2.1. Предмет делопроизводства, его содержание

Делопроизводство представляет собой деятельность, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческой деятельности.

Документирование – это процесс подготовки и создания документов. О любой организации можно судить по тому, насколько грамотно в ней поставлено делопроизводство. От этого зависят оперативность, надежность и экономичность организации управленческого труда.

Делопроизводство, как процесс обработки информации, представляет собой часть технологии управления, где предметом труда является информация в различном виде, а средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает качество и высокую производительность обработки информации. Учитывая это, понятие «делопроизводство» меняется на более точно соответствующее его содержанию понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Организация работы с документами– это создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Административным делопроизводством называют операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с документами.

Цель курса состоит в овладении студентами теоретическими знаниям и выработке практических навыков и умений в области документирования организационно-распорядительных документов, а также организации работы с документами.

В этой связи задачами курса являются:

• определение роли делопроизводственных процессов в структуре управленческого труда;

• изучение организации и условий труда работников служб документации;

• определение роли организационной техники и унификации документов в повышении производительности управленческого труда;

• приобретение навыков практического применения нормативно-правовых и методических документов по делопроизводству;

• изучение требований к форматам бумаги, бланкам документов, машинописному тексту, составу реквизитов документов, правилам составления и оформления организационно-распорядительных документов.

2.2. Основные нормативно-правовые и методические документы, регламентирующие делопроизводство

Государственная система делопроизводствапредставляет собойнаучно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендацийпо ведению делопроизводства с момента подготовки и оформления документов, отправления (поступления) до передачи их в ведомственный архив и на государственное хранение.

Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими делопроизводство в Республике Беларусь, являются:

• закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»;

• стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• методические указания по практическому применению стандарта СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь;

• унифицированная система организационно-распорядительной документации;

• основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.

Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»включает 11 глав, регламентирующих деятельность архивов, порядок организации и ведения делопроизводства в госорганах, на предприятиях, в учреждениях и организациях Республики Беларусь.

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»устанавливает состав реквизитов на документе, требования к бланкам и текстам документов, оформление реквизитов и требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств.

В методических указаниях по практическому применению стандарта СТБ 6.38-2004приведен порядок разработки бланков и оформления документов.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь устанавливает:

• правила подготовки и оформления документов;

• организацию работы с документами;

• контроль исполнения документов;

• составление номенклатуры, оформление и формирование дел;

• экспертизу ценности документа;

• составление описи дел;

• оперативное хранение документов;

• передачу дел в ведомственный архив и на государственное хранение.

В унифицированной системе организационно-распорядительной документации приведен классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов:

• по созданию, реорганизации, ликвидации организации (предприятия);

• приватизации государственных и коммунальных организаций;

• распорядительной деятельности предприятий;

• организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия;

• оперативно-информационному регулированию деятельности организаций;

• переводу (перемещению) на другую работу;

• увольнению с работы;

• оформлению отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий.

Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусьопределяют:

• номенклатуру и формирование дел;

• экспертизу ценности документов, подготовку дел к передаче и передачу их в архив;

• обеспечение сохранности документов архива;

• организацию работы архива.