5. Документирование
5.1. Документация, её сущность и значение.
Одной из наиболее существенных особенностей бухгалтерского учета является сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации, являющейся источником учетной информации. Документация представляет совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Содержащиеся в них данные служат в дальнейшем единственным основанием для отражения хозяйственных операций в текущем бухгалтерском учете.
В соответствии с требованиями ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Такие документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и осуществляется сплошное документирование операций.
Хозяйственные операции, не оформленные документально, отражению в регистрах бухгалтерского учета не подлежат.
Как элемент метода бухгалтерского учета ДОКУМЕНТАЦИЯ - это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета, и контроля за ними.
Ни одна хозяйственная операция не может быть учтена, если на неё нет надлежащим образом составленного и оформленного документа. Поэтому каждый документ должен составляться с соблюдением определенных требований и скрепляться подписями лиц, участвующих в совершении или оформлении охватываемой им операции и тем самым подтверждающих, что она действительно имела место на предприятии.
В документах, являющихся основанием для бухгалтерских записей, содержатся сведения об уже закончившихся хозяйственных операциях. Многие из них имеют также данные, разрешающие соответствующим работникам выполнение этих операций. Это разрешение санкционируется лицом, ответственным за работу на данном участке.
Следовательно, бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственной операции, а также права на её совершение.
Значение документации в работе предприятий не ограничивается тем, что она служит средством обоснования учетных записей. Она, помимо этого, имеет большое оперативное значение. Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от распорядителей к исполнителям, т.е. применяются для руководства и управления хозяйственной деятельностью.
Посредством документации контролируется правильность совершенных операций, ведется текущей анализ выполняемой работы, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений. Следовательно, документация выполняет Контрольно-аналитические функции.
Особую роль играет документация в борьбе за сохранность собственности. При помощи документов наблюдают за правильностью действий материально-ответственных лиц (проверяют обоснованность получения и выдачи ими ценностей, соблюдение законности при совершении операций). Документация позволяет вскрывать случаи хищения собственности предприятия и разного рода злоупотреблений, а нередко и предупреждать их.
Очень велико также правовое (юридическое) значение документов. Подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающими между данным предприятием и другими организациями и лицами. Их используют органы суда и арбитража при решении вопросов о различных претензиях, проверках полноты выполнения договоров и других обязательств. Однако должную юридическую силу документы получают только в том случае, если они составлены и оформлены с соблюдением всех предъявляемых к ним требований.