Объединение ячеек
Крайне часто возникает необходимость создать одну большую ячейку, которая находится на пересечении нескольких столбцов и нескольких строк.Это можно сделать двумя способами:
- кнопка "Объединить и поместить в центре" на панели инструментов "Форматирование";
- галочка "объединение ячеек" в окне "Формат ячеек", закладка "Выравнивание".
Сначала выделяем ячейки, которые хотим объединить (можно выделять несвязные диапазоны), затем выполняем одно из вышеуказанных действий. Если в выделенном диапазоне была (одна) ячейка с текстом, текст выровняется по центру объединенной ячейки (только по горизонтали). Если в выделенном диапазоне было несколько ячеек с текстом, то сохранится только значение, которое было верхним левым и тоже выровняется.
При активной объединенной ячейке на панели инструментов "Форматирование" будет вдавлена кнопка "Объединить и поместить в центре". Если при этом нажать ее, объединенная ячейка опять распадется на "родные" маленькие, а значение перенесется в верхнюю левую ячейку.
Адресом объединенной ячейки станет адрес верхней левой ячейки, остальные ячейки выделенного диапазона Excel будет рассматривать как пустые.
Стилистическое форматирование ячеек рабочего листа не затрагивает его содержимого, а только изменяет внешний вид документа. Форматирование можно осуществлять с помощью панели инструментов Форматирование
или с использованием диалогового окна Формат ячеек, которое состоит из множества вкладок. Форматы, устанавливаемые в диалоговом окне, применяются только к выделенным ячейкам.
Выбрав ячейку или диапазон ячеек для форматирования, Вы можете открыть диалоговое окно Формат ячеек одним из следующих методов:
Выполнить команду Формат | Ячейки.
Нажать комбинацию клавиш Ctrl + 1.
Щелкнуть правой кнопкой мыши на выбранной ячейке или диапазоне ячеек и из появившегося контекстного меню выбрать команду Формат ячеек.
Установить переключатель переносить по словам.
Обрамление Электронной таблицы
Выделить ячейки , которые нужно обрамить
Нажать на панели инструментов Форматирование кнопку «настройка границ… Квадратик такой»
Из появившейся таблицы образцов границ выбрать подходящие.
Вопрос 40.Графическое отображение данных средствами ms Excel.
ЭТ Microsoft Excel предоставляет возможность представить информацию не только в виде рабочего листа, но и в виде диаграмм и графиков, которые отображают данные нагляднее, облегчают восприятие и помогают при анализе и сравнении данных.
Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе.
Диаграмма – объект ЭТ, наглядно показывающий соотношение каких-либо величин.
Назначение диаграммы: графическое отображение данных рабочего листа для анализа и сравнения.
Типы диаграмм:
Диаграммы могут быть различных типов и соответственно представлять данные в различной форме. Для каждого набора данных важно правильно подобрать тип создаваемой диаграммы.
В Microsoft Excel имеется возможность выбора из нескольких типов диаграмм, причем каждый тип имеет несколько разновидностей (видов).
Microsoft Excel позволяет выбрать один из 14 стандартных типов диаграмм и 20 нестандартных. Внутри каждого из основных типов диаграмм можно выбрать конкретный подтип.
Объекты диаграммы:
область диаграммы – область, в которой находятся все элементы диаграммы;
область построения диаграммы – место расположения осей, рядов данных и т.д.;
легенда – образец оформления данных;
заголовок – служит для пояснения данных, представленных на диаграмме;
метки (маркеры данных) – символы (столбики, точки, сектора и т.д.) на диаграмме, изображающие отдельный элемент данных;
ряды данных – группы связанных элементов данных на диаграмме, источником которых является отдельная строка или отдельный элемент данных;
ось – линия, ограничивающая одну из сторон области построения диаграммы и создающая шкалу для измерения и сравнения данных на диаграмме:
категории – названия категорий соответствуют подписям вдоль оси Х;
имена рядов – обычно соответствуют надписям вдоль оси У;
метки делений – это короткие отрезки, пересекающие координатные оси подобно разметке линейки.
Создание диаграмм.
Диаграмма могут располагаться как на листе с данными (внедренные диаграммы), так и на отдельных листах.
Автоматическое создание диаграмм.
Для создания листа диаграммы, использующего стандартный тип диаграммы, выделите необходимые данные и нажмите клавишу F11.
Мастер диаграмм.
Для построения диаграммы обычно используется Мастер диаграмм.
Технология создания диаграммы с помощью Мастера диаграмм:
Выделить данные, которые должны быть отражены на диаграмме (если данные расположены в несмежных диапазонах, удерживать нажатой клавишу <Ctrl>).
Щёлкнуть на пиктограмме Мастер Диаграмм на стандартной панели инструментов или выберите команду меню Вставка-Диаграмма, а затем следуйте инструкциям мастера:
Шаг 1. Выбор типа диаграммы.
Шаг 2. Выбор исходных данных для диаграммы: если данные не выбраны перед шагом 1, то выделите столбцы и строки с необходимыми данными и щелкните на кнопке Далее, иначе (если данные выбраны) – сразу щелкните на кнопке Далее.
Шаг 3. Задание параметров диаграммы: выполните необходимые настройки параметров, используя вкладки Заголовки, Оси, Линии сетки, Легенда, Подписи данных, Таблицы данных, затем щелкните на кнопке Далее.
Шаг 4. Размещение диаграммы: определите место для диаграммы (на отдельном листе или на листе с данными) и щелкните на кнопке Готово.
Редактирование диаграмм.
Редактирование готовой диаграммы.
Выделите область диаграммы: щелкните левой кнопкой мыши на границе области диаграммы.
Повторите любой шаг (1-4) построения диаграммы. Для этого:
выберите команду меню Диаграмма;
выберите нужный шаг (Тип диаграммы, Исходные данные, Параметры диаграммы, Размещение);
внесите изменения и нажмите ОК.
Редактирование отдельных элементов диаграммы.
Изменение элемента диаграммы:
выделите отдельный элемент;
щелкните правой кнопкой мыши (вызов контекстного меню для элемента);
выберите нужный пункт меню;
внесите изменения и нажмите ОК.
Удаление выделенной диаграммы:
нажмите клавишу Del.
Перемещение выделенной диаграммы:
установите курсор мыши на границе области диаграммы и методом Drag-and-Drop переместите ее на свободное от таблицы место.
40. Деловая графика на современных ПК в среде инструментального средства – электронные таблицы Excel поддерживается программным компонентом, называемым мастером диаграмм.
Программное обеспечение мастера диаграмм в Excel позволяет выбрать необходимый и приемлемый тип создаваемой компьютерной графики из достаточно представительного ее класса. Для этих целей там предусмотрено использование 15 основных типов диаграмм, среди которых можно выделить 2 самостоятельных класса. К 1му классу относятся двухмерные: с областями, круговая, линейчатая, кольцевая, гистограмма, график и т.д. Ко 2му классу относятся объемные: с областями, график, линейчатая, гистограмма, поверхность.
41. Работа со списками – БАЗАМИ ДАННЫХ в MS Excel.
Представление ЭТ в виде списка
СПИСОК – это один из способов организации данных на рабочем листе. Данные, организованные в список, в терминах Excel часто называются Базой Данных (БД). При этом строки таблицы называются записями, а столбцы – полями. Имена полей должны располагаться в первой строке списка, причем каждое имя – в одной ячейке.
Ввод, просмотр и редактирование списка
Для ввода, просмотра и редактирования списка удобно использовать Форму данных: Данные - Форма
В открывшемся диалоговом окне (по имени рабочего листа), нажать кнопку Добавить, после вода последней записи нажать кнопку Закрыть .Добавление новых записей осуществляется в конец таблицы.
Для внесения исправлений также использовать форму.
1. Вызвать диалоговое окно командой меню Данные, Форма.
2. Нажать кнопку Критерии . При этом поля формы очистятся, а название кнопки Критерии заменится на Правка .
Для удаления записи из списка сначала ее нужно найти, а затем удалить, нажав кнопку Удалить .
Выбор данных из БД (Организация различных запросов)
С помощью фильтров можно выводить на экран и просматривать данные списка. Быстро и удобно можно просматривать нужные записи с помощью автофильтра. Более сложные запросы к базе данных можно реализовать с помощью расширенного фильтра.
Чтобы установить автофильтр, следует:
Выделить область БД;
Задать Данные – Фильтр - Автофильтр
Выполнить команду меню Данные, Фильтр, Автофильтр. В ячейках заголовков столбцов появятся кнопки - стрелки списков фильтров.
Для наложения условия нажать кнопку со стрелкой в поле и выбрать строку Условие. В диалоговом окне Пользовательский автофильтруказать условие и нажать кнопку ОК. После этих действий на экран будет выведена часть таблицы с необходимыми сведениями. Чтобы отключить фильтрацию, следует выбрать команды: Данные –Фильтр – Отобразить все.
Для фильтрации БД по сложным критериям используется расширенный фильтр. Предпосылкой использования расширенного фильтра является наличие на рабочем листе области БД и области критериев. Для её формирования следует скопировать в свободное место рабочего листа имена полей, по которым будет выполняться фильтрация данных, а затем в ячейках под соответствующими именами полей ввести сами критерии. Далее выполнить следующие действия:
выделить область БД;
задать Данные – Фильтр – Расширенный фильтр;
в диалоговом окне «Расширенный фильтр» в поле Исходный диапазон: указать интервал ячеек, содержащий область БД
в поле Диапазон условий: указать интервал ячеек, содержащий область критериев;
в группе Обработка определить, будет ли фильтрация списка выполняться на том же месте или результат будет помещен в другое место рабочего листа. В последнем случае в поле Поместить результат в диапазон: задать интервал ячеек, где предполагается разместить отфильтрованные записи;
нажать кнопку ОК.
Формирование промежуточных итогов
Для вычисления итогов следует выполнить следующие действия:
Записи таблицы должны быть предварительно отсортированы по полю, при каждом изменении значений в котором предполагается подсчитывать итоги. Далее следует:
Выделить область БД и выполнить команду меню Данные, Итоги.
В открывшемся диалоговом окне Промежуточные итоги выполнить следующие действия:
• Раскрыть список в поле ввода При каждом изменении в и выбрать то поле, по которому группируются записи для получения итогов.
• В поле ввода Операция по умолчанию будет выбрана функция Сумма (или выбрать нужную функцию)
• В поле ввода Добавить итоги по выбрать поля, по которым подводятся итоги
• Оставить отметки для флажка Заменить текущие итоги и для флажка Итоги под данными.
• Нажать кнопку ОК .
На экране появятся строки с промежуточными итогами для каждой группы записей и общий итог. Обратите внимание на кнопки, которые появились слева от таблицы. Кнопки с цифрами 1, 2, 3 обеспечивают степень детализации показа данных в таблице: кнопка 3 – вся таблица с промежуточными итогами и общим итогом;
кнопка 2 – только итоги: промежуточный и общий; кнопка 1 – только общий итог. Той же цели служат и кнопки со знаками + и –. Нажать на каждую из кнопок и посмотреть, как свернулась структурная схема слева. После этого развернуть весь список со всеми итогами, нажав кнопку 3 .
Чтобы убрать все итоги, необходимо выделить любую ячейку списка, выполнить команду меню Данные, Итоги и в диалоговом окнеПромежуточные итоги нажать кнопку Убрать все .
Защита данных
Для защиты данных от изменений, а также возможности скрыть формулы следует использовать команды:
1 Сервис, Защита, Защитить лист (Сервис, Защита, Снять защиту листа).
2. Выделить ячейки, содержимое которых не может меняться. Выполнить команду меню Формат, Ячейки, вкладка Защита: установить флажок Защищаемая ячейка. (Для обратных действий- Формат, Ячейки, вкладка Защита: сбросить флажок Защищаемая ячейка.
3. Выделить столбцы, формулы в которых должны быть скрыты. Выполнить команду меню Формат, Ячейки, вкладка Защита установить флажки Защищаемая ячейка и Скрыть формулы.
43. БД – поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.
Классификация БД:
По технологии обработки данных:
А) централизованные
Б) распределенные
2. По способу представления данных:
А) иерархические
Б) сетевые
В)реляционные
3. По способу доступа к данным:
А) с локальным доступом
Б) с удаленным (сетевым) доступом
Краткая характеристика:
БД формируются на материальном носителе по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.
44. Реляционная база данных – это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД.
Краткая характеристика:
Данные представляются двумерными массивами –таблицами
Структурными элементами БД являются поля(домены), записи (картежи)
Каждое поле имеет уникальное имя
Каждую запись таблицы БД идентифицирует ключ ( одно поле – простой ключ, несколько – составной)
Таблицы БД связаны по равенству значений одинаковых ключей
Реляционная модель данных включает следующие компоненты:
Структурный аспект (составляющая) — данные в базе данных представляют собой набор отношений.
Аспект (составляющая) целостности — отношения (таблицы) отвечают определенным условиям целостности. РМД поддерживает декларативные ограничения целостности уровнядомена (типа данных), уровня отношения и уровня базы данных.
Аспект (составляющая) обработки (манипулирования) — РМД поддерживает операторы манипулирования отношениями (реляционная алгебра, реляционное исчисление).
45. Существует 4 типа связей:
1. «Один-к-одному» - любому экземпляру сущности А соответствует только один экземпляр сущности В, и наоборот.
У любого конкретного ученика может быть только одна характеристика, и эта характеристика относится к единственному ученику.
2. «Один-ко-многим» - любому экземпляру сущности А соответствует 0, 1 или несколько экземпляров сущности В, но любому экземпляру сущности В соответствует только один экземпляр сущности А.
Ученику ставят много оценок; поставленная оценка принадлежит только одному ученику.
3. «Многие-к-одному» - любому экземпляру сущности А соответствует только один экземпляр сущности В, но любому экземпляру сущности В соответствует 0, 1 или несколько экземпляров сущности А.
Преподаватель работает только в одном кабинете, однако рабочий кабинет может быть закреплен за несколькими преподавателями.
Какая же разница между связями «один-ко-многим» и «многие-к-одному»? Такая же, как между фразами «портфель ученика» и «ученик портфеля». То есть важно, кто во взаимоотношении двух объектов главный - ученик или портфель. Суть отношений двух объектов отражается в имени связи.
Если при определении связи вам сложно выделить подчиненность, то вывод только один: вы плохо разобрались в предметной области.
4. «Многие-ко-многим» - любому экземпляру сущности А соответствует 0, 1 или несколько экземпляров сущности В, и любому экземпляру сущности В соответствует 0, 1 или несколько экземпляров сущности А.
Ученик Иванов учится у нескольких преподавателей. И каждый преподаватель работает со многими учениками.
Ключ – одно или несколько полей, однозначно определяющей записи.
Запись – структура данных, состоящая из логически связанных между собой полей.
Поле базы данных - это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.
Таблица - это структура, состоящая из множества неупорядоченных горизонтальных строк (rows), каждая из которых содержит одинаковое количество вертикальных столбцов