41. Организация документооборота на предприятии

Документооборот — это движения документов с момента их по­лучения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходи­мой для выработки решения, поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки необходимо уделять большое внимание.

Вся документация предприятия по источнику поступления де­лится на три документопотока: входящая (поступающая), исходя­щая (отправляемая), внутренняя.

Технология обработки и движения документов на предприятии должна осуществляться в соответствии с требованиями гостов и включает следующие основные этапы: 1) прием и первичная обра­ботка документов; 2) предварительное их рассмотрение и распре­деление; 3) регистрация; 4) контроль за исполнением; 5) инфор­мационно-справочные работы; 6) исполнение документов и от­правка ответов.

Регистрация документа — фиксация факта его создания или получения путем присвоения порядкового номера и записи уста­новленных сведений — может быть трех видов: журнальная, кар­точная и автоматизированная электронная (на базе пэвм). Наи­более рациональной и перспективной является регистрация документов на компьютере.

Своевременный и качественный контроль за исполнением документов является обязательной функцией управления. Он включает постановку документа на контроль, проверку своев­ременного доведения до исполнителей, предварительную про­верку и регулирование хода исполнения, регулярное инфор­мирование руководителей о ходе исполнения, учет и обобще­ние результатов исполнения и формирование картотеки ис­полненных документов. Аналогично формам регистрации документов он может быть журнальной, карточной и автома­тизированной.

Посредством регистрации создается банк данных о докумен­тах и ведется информационно-справочная работа на предприя­тии. Информационно-справочная работа, как и система регист­рации и контроля, может вестись с помощью картотек (сгруппи­рованных по подразделениям или направлениям деятельности) или в автоматизированном режиме. Автоматизированная систе­ма расширяет возможности информационно-справочной работы.

Завершающими этапами делопроизводства на предприятии яв­ляются систематизация документов; формирование дел; организа­ция хранения и сдача в архив. Все эти этапы должны осуществ­ляться в соответствии с действующим законодательством и требо­ваниями гостов в области делопроизводства.

42. Совершенствование информационного и документационного обеспечения управления на предприятиях апк

Систематическое совершенствование документооборота проводится по направлениям: рационализация со­става и форм основных комплексов документации; механизация и автоматизация процессов создания и обработки документов; чет­кое распределение функций работников аппарата управления по созданию и обработке документов во всех службах управления; рацио­нализация документопотоков, разработка оптимальных маршру­тов их движения; внедрение более современной системы регист­рации и отправки документов, организация соответствующей информационно-справочной службы; совершенствование но­менклатуры дел, организация действенного контроля исполне­ния документов; совершенствование организации оперативного и архивного хранения; повышение уровня знаний и квалифика­ции персонала в области ДОУ.

В управленческой деятельности решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные повто­ряющиеся. Для однотипных повторяющихся задач в большинстве случаев целесообразно унифицировать и стандартизировать как технологию решения, так и формы представления информации. Применительно к управленческим документам унификация зак­лючается в установлении единообразия их состава и форм, созда­ваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций.

Стандартизация — это форма юридического закрепления ре­зультатов унификации в нормативных актах. Объектами унифика­ции и стандартизации в управленческой деятельности являются: термины и определения, используемые при работе с управленчес­кой информацией; организационные структуры учреждений и предприятий; классификаторы управленческих функций; управ­ленческая документация.

Унификация документов организации заключается в отборе и закреплении тех из них, которые необходимы и достаточны для решения управленческих задач. Результаты унификации доку­ментов закрепляются в табеле (перечне) форм документов, а сами формы — в альбоме форм документов, применяемых в деятельно­сти предприятий.

Табель форм документов, применяемых в деятельности пред­приятия, — это перечень разрешенных к применению унифици­рованных форм, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

Альбом форм документов — это сборник эталонных унифициро­ванных форм документов, применяемых для документирования деятельности предприятия, включенных в табель. Применение табеля и альбома обеспечивает: соответствие используемых форм документов решаемым зада­чам; оперативность реализации управленческих функций предприя­тия; сокращение затрат времени на составление, оформление и об­работку документов.

Достижения, связанные с созданием со­временных видов электронно-вычислительной и организацион­ной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально новой, более эффективной информационной тех­нологии в управлении предприятием.

Информационная технология — это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, предоставле­ния и использования информации на основе применения техни­ческих средств. Современная информационная технология пред­полагает наличие следующих компонентов:

Комплекса технических средств, базирующихся на компьюте­рах;

Системы программных средств, обеспечивающих функциони­рование комплекса технических средств;

Системы организационно-методического обеспечения, увязы­вающей использование технических средств и деятельность управ­ленческого персонала в рамках единого технологического процес­са.

Современные средства компьютерной техники включают пер­сональные компьютеры, корпоративные компьютеры, суперком­пьютеры.

Работу по внедрению автоматизированных систем для реше­ния задач делопроизводства и управления производством в апк целесообразно вести в следующих направлениях: переходить к использованию типовых решений при обработке информации; унифицировать аппаратуру эвм, математическое обеспечение, прикладные программы и модели; создавать интегрированные базы данных общего назначения; широко использовать модели ibm — совместных компьютеров. Объединение пк в локальную вычисли­тельную сеть в пределах одного предприятия выдвигает их в ка­честве средства построения взаимосвязанных арм, обеспечива­ющих полную и комплексную автоматизацию функций управле­ния предприятием.

На предприятиях с небольшим документооборотом задачи асдоу можно решать единичным арм секретаря руководителя, которое может быть коллективным, то есть использоваться други­ми работниками управления, решающими свои функциональные задачи.

На предприятиях, имеющих большой документооборот, це­лесообразно иметь несколько арм, разделенных по подсисте­мам асдоу и размещенных на двух уровнях. На верхнем уров­не — пк с быстродействующим процессором и большим объе­мом оперативной и внешней памяти. Это центральный компьютер, обрабатывающий основной поток первичных документов, поступающих с пк нижнего уровня. На нижнем уровне нахо­дятся пк работников управления, менее производительные, чем центральный. Они оснащены периферийным оборудовани­ем, в состав которого входят процессор, дисплей, накопители на магнитных дисках, клавиатура, печатающее устройство и ап­паратура передачи данных для связи с центральным компьюте­ром.