40. Системы управленческой документации

Под системой документации понимают совокупность докумен­тов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, требований к оформлению. Официаль­ные документы в зависимости от обслуживаемой сферы деятель­ности подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации.

Управленческая документация представлена комплексом сис­тем, основными из которых являются организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная и справочно-аналитическая, плановая, отчетная, финансовая и др.

Система организационно-правовой документации. Управленчес­кая деятельность предприятия выражается в разработке и утверж­дении комплекса организационно-правовых документов, содер­жащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы адми­нистративного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Они оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением необходимых реквизитов.

К ним относятся: устав и положение об организации, положения о структурных подразде­лениях, коллегиальных и совещательных органах; регламенты ра­боты органов, аппарата управления; штатное расписание, инст­рукции по отдельным видам деятельности, должностные инструк­ции работников, правила, памятки и др.

Система распорядительной документации. Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию по­ставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. От того, насколько эффективно регулируется деятельность предприя­тия, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение кон­кретные юридически властные предписания субъектов исполни­тельной власти.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия реше­ния) все распорядительные документы делятся на две группы:

Документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения и постановления);

Документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания).

Система справочно-информационной документации — служебная по отношению к организационной и распорядительной. Она сообщает сведения, побуждающие прини­мать определенные решения, то есть инициирует управленческие решения, позволяет выбрать тот или иной способ действия. Осо­бенность этой документации состоит в том, что, как правило, она идет снизу вверх в системе управления: от исполнителя к руково­дителю. К основным справочно-информационным документам относятся протокол, докладная записка, предложение, объясни­тельная записка, представление, переписка, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список, отчет.

Особое место (до 80 % информации) в системе документации занимает переписка.