Laboratory_Jur(7) / Лр7_Word5

Челябинский государственный университет

Курс «Информатика. Дополнительные разделы информатики»

Методические указания для студентов юридического факультета

Лабораторная работа №7

Цель работы: научиться автоматизировать подготовку однотипных документов любого вида, для этого необходимо производить слияние двух документов: основного документа и источника данных.

 Слияние документов.

Информация:

С помощью команды Слияние из меню Сервис Вы можете автоматизировать подготовку однотипных документов любого вида. Для этого необходимо произвести слияние двух документов: основного документа и источника данных.

Основной документ содержит неизменяемую часть документа.

Источник данных содержит переменную часть: информацию, которая изменяется от документа к документу.

Слияние этих документов производится с помощью специальных инструкций, называемых полями слияния, которые Вы вставляете в основной документ. Во время слияния источника данных и основного документа поля слияния заменяются соответствующей информацией из источника данных.

Задание 1. Подготовить с помощью слияния документов поздравительные открытки.

1. Создание основного документа

• Откройте документ otkr.doc.

• Выполните: Сервис – Письма и рассылки - Слияние

• Нажать внизу панели слияния Далее. Открытие документа, затем Далее.Выбор получателей.

1. Создание источника данных

3. На панели задач Слияние выбрать Создание списка, нажать Создать…

4. Удалить стандартные поля слияния

5. Добавить нужные поля слияния (Обращение1, Обращение2), ОК

6. Сохранить документ под именем Источник данных в личной папке

2. Правка источника данных

3. Заполнить поля реальными данными по своему усмотрению

4. Добавить еще 3 записи, заполнить, ОК

5. Добавить поля слияния в основной документ: выделить в основном документе слово Обращение1 , выбрать в меню Добавить поле слияния, Обращение1. Так же  добавить второе поле слияния.

3. Нажать на инструмент Слияние в новый документ.

 Автоматизация подготовки платежных поручений.

Задание 2. Вы работаете в фирме «Эврика» секретарем-референтом. Вам поручено автоматизировать работу по подготовке платежных поручений, используя текстовый процессор Word. Создайте документ plat.doc с бланком платежного поручения (см. рисунок 1).

Указание: 1) Создайте новый документ. Введите 2 строки заголовка.

Рис. 1

           2) Вставьте в документ таблицу-прототип бланка платежного поручения размера 20х5 и заполните ее указанным ниже образом (Рис. 2).

 3)Установите размер шрифта в ячейках 10, а текста заголовка -12.

4) Сохраните документ под именем plat.doc.

5) Двигаясь сверху вниз, осуществляйте, где нужно, слияние ячеек, которое можно выполнить, используя команду Таблица – Объединить ячейки (предварительно выделите объединяемые ячейки) или инструментом Ластик.

6) Установите обрамление ячеек так, чтобы получить бланк платежного поручения (См. Рис. 1)

Рис. 2

Замечание. Инструментом Внешние границы уберите ненужные границы ячеек. Периодически сохраняйте документ.

 Внимание! Неудачное действие отменяйте кнопкой Отменить.

Задание 3. 1) Вставьте в основной документ поля слияния: номер, дата, сумма платежа цифрами, сумма платежа словами, назначение платежа, получатель, банк получателя, МФО получателя, счет получателя и корсчет.

2) Подготовьте источник данных о платежных поручениях и сохраните его в документе d_plat.doc.

Указание:

1.  Откройте документ Платежное поручение.

2.             Выберите в меню Сервис команду Письма и рассылки - Мастер слияния.

3.             В открывшемся окне Слияние выберите тип документа Письма и нажмите на ссылку Далее. Открытие документа.

4.             В окне Выбор документа выберите Текущий документ. Нажмите на ссылку Далее. Выбор получателя.

5.             В окне Выбор получателей выберите пункт Создание из списка. В пункте Ввести список нажмите на ссылку Создать.

6.             В открывшемся диалоговом окне Новый список адресов, нажав кнопку Настройка, в диалоговом окне Настройка списка адресов с помощью кнопки Удалить, удалите все общеупотребительные поля слияния Обращение, Имя, Фамилия и пр.

7.             Добавьте поля слияния, необходимые для платежного поручения. Нажмите кнопку Добавить.

 

∙   В окне Добавление поля наберите слово Номер, нажмите кнопку ОК.

∙   Аналогичным образом добавьте другие поля слияния, названия поля набирайте без пробелов: Дата, Сумма, СуммаСловами, Назначение, Назначение!, Получатель, Получателъ2, БанкПолучателя, ГородПолучателя, МФОПолучателя, СчетПолучателя, Корсчет, и нажмите кнопку Ок.

8.   В диалоговом окне Новый список адресов введите данные о платежных поручениях в соответствии с таблицей. По окончании ввода данных по первой записи нажмите кнопку Создать запись. По окончании ввода второй записи нажмите кнопку Закрыть.

Номер	175	345
Дата	20 февраля 2001г.	1 апреля 2001г.
Сумма	12700-00	13000-00
СуммаСловами	Двенадцать тысяч семьсот руб.	Тринадцать тысяч руб.
Назначение	Налог на милицию за ноябрь месяц	Аренда помещения за март
Назначение2	Р. 12/75	Договор б/н от 01.03.01
Получатель	ГНИ Металлург.района	АО «Челябсветотехника»
Получатель2
БанкПолучателя	Металлургическое отделение ИКБ	Инкомбанк
ГородПолучателя	Челябинск	Челябинск
МФОПолучателя	27834500	12345678
СчетПолучателя	10130301	64648023
Корсчет	14567822	34563412

9.             В открывшемся диалоговом окне Сохранение списка адресов в поле Папка найдите свою личную папку, в поле Имя файла наберите d_plat и нажмите кнопку Сохранить.

В окне Получатели слияния нажмите кнопку ОК.

Нажмите на ссылку Далее. Создание письма.

10.      В Платежном поручении вставьте поля слияния. Вставьте поле слияния Номер:

 ∙          Удалите имеющийся номер 175, оставьте курсор на этом же месте;

∙          В окне Создание письма выберите пункт Другие элементы.

∙          В окне Добавление поля слияния выберите из списка полей поле Номер, нажмите на кнопку Вставить.

∙          Поле слияния добавляется на место, где находится курсор.

11.  Вставьте аналогичным образом остальные поля слияния.

Обратитесь к преподавателю, чтобы проконтролировал правильность Ваших действий.

Слияние данных. Печать платежных поручений.

Информация: Основной документ plat.doc и источник данных к нему d__plat.mdb подготовлены. Теперь нужно осуществить их слияние. Рекомендуется сначала осуществлять слияние в новый документ, который после просмотра можно напечатать, а в случае ошибок отредактировать основной документ или источник данных.

Задание 7. Произведите слияние данных о платежных поручениях в новый документ.

Указание: Выберите ссылку Далее. Просмотр писем. Просмотрите документ Письма 1. Закройте его, предварительно сохранив.

Задание 8. Добавьте в источник данных данные о новом платежном поручении:

Номер	227
Дата	8 марта 2001г.
Сумма	500000-00
СуммаСловами	Пятьсот тысяч руб.
Назначение	Подарки прекрасной половине
Назначение2
Получатель	АОЗТ «Все для Вас»
Получатель2
БанкПолучателя	СкаредБанк
ГородПолучателя	Челябинск
МФОПолучателя	64568023
СчетПолучателя	12116008
Корсчет	34559211

Указание:

∙   Нажмите ссылку Изменить список.

∙   В открывшемся окне диалога Получатели слияния нажмите кнопку Изменить.

. В окне Ввод данных адреса нажмите кнопку Создать запись, введите данные в поля в соответствии с таблицей.

∙ Нажмите кнопку Закрыть. Нажмите кнопку Ок.

. Чтобы исключить из списка 1 и 2 запись, нажмите ссылку Изменить список. В окне Получатели слияния уберите флажки в начале 1 и 2 строк. Нажмите кнопку ОК.

∙ Просмотрите документ Письма2. При необходимости этот документ можно распечатать ( Далее. Завершение слияния - Слияние - Печать). Закройте документ, сохранив его в воей папке.

 

Пьянкова О.И.

pian@csu.ru

6