3.5. Фаза учета.

Комплекс задач, решаемых в этой фазе, относится в основном к задачам бухгалтерского учета и имеет в своем составе такие задачи как учет основных средств и материальных ценностей, учет труда и его оплаты, учет себестоимости продукции, учет денежных операций и т.п. Математические модели здесь достаточно просты, а итоговой информацией являются бухгалтерские регистры учета и отчетности, характеризующие состояние производства (рис. 10).

Выходная информация фазы учета используется на фазе анализа, на вход моделей которой поступает также выходная информация фазы планирования как эталон состояния производства.

Рис.10. Комплексы задач и модели фазы учета.

3.6. Фаза анализа

На этой фазе решаются задачи по анализу состояния отдельных параметров производственного процесса по отношению к заданным значениям (плану). Это задачи анализа себестоимости выпускаемой продукции, трудовых ресурсов и трудозатрат, состояния материальных и финансовых ресурсов (рис. 11).

Рис. 11. Комплексы задач и модели фазы анализа

На фазе анализа в результате решения функциональных задач получают аналитические таблицы, графики, рекомендации по регулированию производства. Выходная информация этой фазы поступает к лицу, принимающему решение, которое с четом дополнительных факторов принимает решение о размерах и направлениях регулирования производства. В сложных ситуациях в фазе анализе используется информация экспертов, в качестве которых могут выступать как опытные специалисты, так и компьютерные экспертные системы. Это повышает обоснованность и корректность принимаемых решений.

3.7. Фаза регулирования.

На этой фазе решаются функциональные задачи календарного планирования и диспетчеризации производства, то есть происходит оперативное воздействие на параметры производственного процесса (рис. 12).

Выходной информацией этой фазы являются календарные и сетевые графики производства продукции, маршруты, алгоритмы диспетчеризации.

Рис. 12. Комплексы задач и модели фазы регулирования

Математические модели и методы решения функциональных задач тесно переплетаются на различных фазах управления, поэтому алгоритмическое и программное обеспечение различных фаз управления является общим и составляет обобщенную алгоритмическую модель процесса обработки данных.

4 Офисная информационная технология

4.1. Офис как информационная система

Офисом называется служба управления предприятием или организацией. Предприятие связано информационными потоками с внешним миром, и принимать оптимальные решения без их учета невозможно. Значительная часть этого потока поступает в виде разного рода сообщений – электронных писем, факсов, телефонных сообщений, видеофрагментов, пересылаемых с помощью электронных средств связи.

Главным условием успешной профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации.

К офисным задачам можно отнести следующие:

• делопроизводство;

• управление,

• контроль управления;

• составление отчетов;

• поиск информации;

• ввод и обновление информации;

• составление расписаний;

• обмен информацией между отделами офиса;

• обмен информацией между предприятиями.

• обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

• сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

• хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:

• работа между исполнителями должна быть скоординирована;

• движение документов должно быть по возможности оптимизировано;

• должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов в рамках объединения.

С помощью автоматизированных информационных технологий можно реализовать, как минимум, три важнейших этапа обработки и использования офисной информации: учет, анализ и принятие решений.

К офисам, основным видом продукции которых является информация, (документы) можно отнести бухгалтерские подразделения, страховые компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, банки, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы, налоговые службы и т.п. Работа исполнителей в таких офисах связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду монотонности труда и большого психологического напряжения.

Коммерческий успех предприятия в значительной степени зависит от того, насколько его сотрудникам удается осмысливать и упорядочивать входящую информацию и оперативно отвечать на поступающие запросы. Для решения этих задач желательно использовать технологию, благодаря которой можно было бы обращать внимание только на содержание сообщений, в максимальной степени абстрагируясь от их конкретной формы – факс, электронное письмо, телефонный звонок.

Вся входящая информация – голосовые и факсимильные сообщения и электронные письма – попадает в один и тот же входной почтовый ящик. С содержимым этого почтового ящика пользователь может ознакомиться, используя компьютер или телефон. С помощью телефона пользователь получает возможность прослушать голосовые сообщения, переслать факсы на находящийся по близости факсимильный аппарат. Электронные письма можно либо переслать туда же по факсу, либо прослушать в голосовом виде.