9. За стадіями створення:

– оригінали – основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

– копії – це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій: а) відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг – копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат – другий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.

10. За складністю:

– прості – містять інформацію з одного питання;

– складні – містять інформацію щодо двох і більше питань.

11. За терміном зберігання:

– тимчасового зберігання – термін зберігання встановлюють в межах 10 років;

– тривалого зберігання – термін зберігання обмежується 10 роками;

– постійного зберігання – для цих документів не існує терміну давності.

12. За технікою відтворення:

– рукописні;

– відтворені механічним способом;

- відтворені електронним способом.

13. За спеціалізацією:

– загальні;

– з адміністративних питань;

– спеціалізовані – сукупність документів, які взаємодіють, створюють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юридичних, комерційних та інших питань.

Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні – створюють документи, інші забезпечують їх передачу, треті керуються документами в практичній діяльності.

16. Реквізит – елемент документа.

Кожен документ складається з окремих елементів – реквізитів.

Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили (наприклад: державний герб; назва міністерства чи відомства; назва підприємства (установи, організації, фірми); прізвище виконавця та номер його телефону; відбиток печатки; заголовок до тексту; текст; позначка про наявність додатка; підпис; дата тощо). Кожний документ має свій набір реквізитів, що є обов’язковим.

Розрізняють постійні та змінні реквізити. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання. Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій відповідності, називається формуляром. Кожен вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів. Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі рекві зити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.

Місце розташування та зміст  реквізитів повинні відповідати вимогам державного стандарту. Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинопис не оформлення їх окремих реквізитів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах уп равління. Це значно спрощує і прискорює процес складання, оформлення та обробки документів.

Ось деякі правила щодо розміщення реквізитів та їх змісту:

1. Державний герб розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.

2. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.

3. Повна назва устано ви, організації або підприємства- автора документа розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

4. Назва структурного підрозділу  розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати маши нописним способом.

5. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, но мер телефону, факсу, номер рахунку в банку - розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил.

6. Назва виду документа розташовується посередині сторінки. В усіх документах, крім лис тів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особли вості викладу.

7. Дата. Документ датується днем його під писання або затвердження. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим  (17.06.96).  У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.

8. Текст - головний елемент документа, розташовується по всій ширині сторін ки (від поля до поля).  При складанні тексту документа мають виконуватися такі вимоги: достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повно та інформації та максимальна стислість. Текст складається з таких логічних елементів: вступу (зазначається привід, що призвів до укладення до кумента, викладається історія питання та ін.); доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, по силаннями на законодавчі акти й інші матеріали); закінчення (формулюється мета, заради якої складено до кумент).

   1. Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотній (спочатку викла дається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розта шування логічних елементів. В тексті документа обов’язковим є відмітка про наявність додатків. При великій кількості додатків окремо складається їх список.

Підпис. Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: зазначення посади (з лівого боку), підпис (з правого боку), ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч). Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає займаній посаді. Розшифрування підпису в дужки не береться