Часть 2 / презентации / Контур администрирования / Материалы / Доп. материалы / Администрирование
.docx2.9 Административный контур
2.9.1. Управление проектами
Модуль Управление проектами обеспечивает производство проектных работ, как в обычном производстве, так и в отраслях, где производство ведется по проектам.
Задачи, решаемые модулем:
Составление планов подразделений и отдельных исполнителей в разрезе направлений деятельности в режиме сетевого многопользовательского использования системы.
Планирование необходимых ресурсов для выполнения намеченных планов.
Обобщение планов в единый хозяйственный план предприятия, корпорации.
Увязка работ в единый календарно-сетевой график.
Формирование планов работ по исполнителям на любой период.
Регистрация хода выполнения планов, ведение журнала проведенных мероприятий.
Контроль исполнения планов администрацией.
Ведение документооборота в разрезе структуры хозяйственного плана.
Важные свойства модуля:
объединение нескольких планов в единый календарно-сетевой график, поддержка иерархии планов, ведение единого плана корпорации и осуществление контроля его выполнения при наличии удаленных филиалов, управление территориально-распределенными проектами;
разграничение доступа на уровне отдельных планов или их частей, возможность разнесения по отдельным рабочим местам сети вопросов составления планов, регистрации и контроля хода их выполнения;
планирование ресурсов для выполнения плана в целом и его отдельных пунктов, получение графика распределения потребностей в ресурсах, необходимых для выполнения хозплана по периодам планирования.
Пример использования модулей финансового и хозяйственного планирования при управлении распределенными проектами приведен на схеме (см. Рис. 28).
Рис. 28. Схема использования модулей планирования
Финансовый план и структура хозяйственного плана формируются в головной фирме. При этом в плане закладывается схема финансирования и схема возврата средств по периодам планирования, календарно-сетевой график проектов.
В фирме-филиале формируются планы выполнения тех частей общего проекта, которыми занимается фирма-филиал, проводится регистрация хода выполнения работ.
Связь баз данных осуществляется с применением модуля Репликация данных. В качестве средства доставки информации используется электронная почта, модем или магнитный носитель информации. После обновления базы данных, периодичность которого определяется руководителем проекта, в головной фирме видят общий календарно-сетевой график выполнения проекта. Получая отчеты о ходе выполнения хозяйственного плана, руководитель может осуществлять контроль реализации проекта и оперативно реагировать на отклонения в сроках выполнения отдельных работ, отслеживать расходы и поступления.
2.9.2. Управление документооборотом
Модуль Управление документооборотом предназначен для учета, хранения и обработки документов и учетных карточек бумажных документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и др.) в электронной форме, а также для организации общения пользователей при решении производственных задач.
Документы, входящие в документооборот, могут быть получены по электронной почте, сканированы с бумажных документов или подготовлены с помощью различных текстовых редакторов.
Модуль Управление документооборотом предоставляет пользователю следующие возможности:
создание и ведение номенклатуры дел фирмы;
создание документов с помощью встроенного текстового процессора БИЗНЕС-ТЕКСТ или указанного внешнего редактора;
создание классификации документов и использование ее в процессе работы;
ведение стадий обработки документов и контроль исполнения документов;
поиск документов по формальным полям, присвоенным данному документу;
продвижение документов по маршруту обработки;
массовая рассылка документов в подразделения;
регистрация (постановка на учет) отчетов системы Галактика как документов;
вывод на экран списка всех учтенных документов, связанных с документами-основаниями системы Галактика (например, счетами за проданные товары или услуги) и направлениями работ хозяйственного плана; просмотр любого из указанных документов. Связь с документами-основаниями устанавливается пользователем.
Схема документооборота на предприятии (в организации) представлена на Рис. 33.