Excel__базы_ данных_
.pdf
Сортировка выделенной части таблицы. С помощью кнопок сортировки можно провести упорядочение данных внутри некоторого выделенного диапазона (рис. 8). Однако при этом нужно помнить, что при выделении неполных строк сортировка может привести к совершенно неправильным результатам, поскольку при сортировке будут переставлены фрагменты строк. Если такого результата заранее не предвидеть, то ваши таблицы превратятся в бесполезный набор данных.
Рис. 8. Сортировка внутри выделенного диапазона.
Перед тем как выполнить сортировку выделенного диапазона, учтите, что упорядочение будет произведено по значениям левого крайнего столбца. Если сортировка оказалась неудачной, вы можете ее отменить сразу после того, как она была выполнена. Щелкните для этого по кнопке Отменить на панели инструментов, либо задайте команду Отменить Сортировка из меню Правка, либо нажмите клавиши Ctrl+Z.
Сортировка по нескольким параметрам
На рис. 9 представлен список, отсортированный в алфавитном порядке по фамилиям студентов с помощью кнопки Сортировка по возрастанию стандартной панели инструментов.
11
Рис. 9. Список отсортированный в алфавитном порядке фамилий студентов.
Предположим, вы хотите представить этот список в таком виде, чтобы для студентов фамилии, которых одинаковы (8-10 записи, причем у двоих из этих студентов совпадают и имена), имена и отчества шли также в алфавитном порядке.
Кнопки стандартной панели инструментов сортируют список только по одному столбцу. Чтобы осуществить сортировку по нескольким столбцам сразу, необходимо воспользоваться командой Сортировка из меню Данные. Эта команда дает возможность выбрать до трех столбцов, по которым будет проходить сортировка, причем для каждого столбца можно установить независимо от других столбцов сортировку либо по возрастанию, либо по убыванию.
Чтобы отсортировать записи по нескольким столбцам, необходимо выполнить следующие действия.
1.Выделите любую ячейку в списке.
2.В меню Данные выберите команду Сортировка. Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона (рис. 10).
12
Рис. 10. Диалоговое окно Сортировка диапазона (в поле первого раскрывающегося списка отображен заголовок столбца, содержащего активную ячейку).
3.Из раскрывающегося списка Сортировка по выберите заголовок столбца, по которому будет выполняться первый этап сортировки. Установите переключатель по возрастанию или по убыванию. В примере на рис. 10 записи будут отсортированы по возрастанию данных в столбце Фамилия.
4.Если вы хотите продолжить сортировку данных по значениям из другого столбца, выберите его заголовок из раскрывающегося списка Затем по. Установите опцию по возрастанию или по убыванию. В примере на рис.
11.второй этап сортировки записей будет проведен по столбцу Имя в порядке возрастания.
5.Если двух этапов сортировки недостаточно, выберите следующий столбец из раскрывающегося списка В последнюю очередь, по и установите порядок сортировки (рис. 12).
6.По умолчанию Excel предполагает, что поля вашего списка определяются по заголовкам столбцов. Если же список не имеет строки
13
заголовков, выберите в группе переключателей опций Идентифицировать поля по переключатель обозначениям столбцов листа.
Рис. 11. Задание критериев сортировки по второму столбцу.
Рис. 12. Задание критериев сортировки по третьему столбцу.
7. Щелкните кнопку ОК.
На рис. 13 представлен список, отсортированный по трем столбцам в соответствии с заданными в пп.3-5 критериями сортировки.
14
Рис. 13. Список, отсортированный по трем столбцам в соответствии с заданными в пп.3-5 критериями сортировки
Обычно в качестве полей сортировки используют столбцы, а не строки, хотя процедура допускает сортировку и по строкам. Последнее реализуется, если в диалоговом окне сортировки (рис. 12) нажать кнопку Параметры и в следующем диалоговом окне Параметры сортировки (рис. 14) установить для переключателя Сортировать значение столбцы диапазона.
Рис. 14. Диалоговое окно параметры сортировки
В диалоговом окне Параметры сортировки имеется также флажок Учитывать регистр. Его установка приведет к тому, что слова, начинающиеся с прописной буквы, будут сортироваться раньше слов, начинающихся со строчной буквы. В списке Сортировки по первому ключу содержатся варианты сортировки, отличные от сортировки по возрастанию или убыванию, например, упорядочение данных по дням недели и по месяцам.
15
5. Фильтрация данных
Отбор записей или, другими словами, фильтрация представляет собой выделение из списка определенных записей, которые удовлетворяют заданным критериям. Это одна из наиболее распространенных операций над списками, которая в Excel имеет результатом создание таблицы из отфильтрованных записей.
В Excel предусмотрены три способа фильтрации: Автофильтр, Форма и Расширенный фильтр.
Каким же образом можно объяснить Excel, что необходимо найти? Критерии (или условия) являются примерами тех данных списка, которые нужно найти. Excel использует критерии для поиска данных в списке и отображения тех строк, которые удовлетворяют заданным пользователем критериям. Все остальные строки при этом временно спрятаны.
Независимо от применяемого метода фильтрации, критерии можно разделить на два типа:
1)критерии сравнения – возвращают записи, данные в которых точно соответствуют заданным критериям или попадают в определенный критерием интервал;
2)вычисляемые критерии – значение критерия определяется заданной формулой.
Чаще всего используются критерии сравнения, и именно их мы будем рассматривать.
Критерии сравнения можно разделить на три категории: точные совпадения, знаки подстановки и операторы сравнения.
При использовании критериев точного совпадения Excel ищет в списке элементы, в точности удовлетворяющие заданному критерию. Такие критерии можно определить для текста и чисел, включая даты. Критерий указывается в том виде, в каком он представлен в списке. В критериях Excel не различает прописные и строчные буквы.
16
Знаки подстановки (символы шаблонов) – это символы, которые можно использовать в случае, если пользователь не уверен в точности написания или не знает одного или нескольких символов в критерии. В Excel используется два знака подстановки – знак вопроса (?) и звездочка (*). Для замещения в критерии одного символа используется знак вопроса (?), а для замещения в критерии последовательности символов – звездочка (*).
В базе данных, фрагмент которой представлен на рис. 15, содержится список студентов.
Рис. 15. Сводный контингент студентов Института экономики и бизнеса.
Допустим надо найти студента, который учится на специальности Менеджмент, а в какой из групп А или Б неизвестно. Тогда в качестве критерия для поиска можно использовать "Мен?". Предположим, что пользователь забыл, как точно звучит фамилия одной из студенток – Гончаренко или Гончарова. Тогда в критерии, ту часть слова, которая забыта, можно заменить звездочкой – "Гончар*".
Операторы сравнения – это символы, используемые для нахождения данных внутри заданного диапазона: < (меньше), > (больше), <= (меньше или равно), >= (больше или равно), <> (не равно).
17
На рис. 15 список студентов упорядочен по алфавиту. Чтобы отобразить на экране список студентов, которые учатся на 5 курсе, в качестве критерия следует указать =5. Чтобы увидеть список студентов, которые учатся на 1 и 2 курсах, критерием должно быть <3.
В предыдущих примерах фильтрация проводилась по одному критерию. Чтобы задать несколько критериев, надо использовать логические операторы И и ИЛИ. При использовании в критерии оператора И отображены будут только строки (записи), удовлетворяющие всем критериям. В случае применения оператора ИЛИ если строка (запись) соответствует хотя бы одному из установленных критериев, она будет показана на экране.
Пример критерия с использованием оператора И:
Студент первого курса И учится на специальности Менеджмент.
Пример критерия с использованием оператора ИЛИ:
Студент учится на специальности Финансы ИЛИ Менеджмент.
Рассмотрим, каким из трех способов фильтрации, предлагаемых Excel, лучше воспользоваться для решения конкретной задачи.
Автофильтр. Самый быстрый способ, предназначенный для создания простых фильтров. Отображает набор строк (записей), удовлетворяющий критериям. Допускает использование одного условия И или ИЛИ. Предполагает использование мыши.
Форма. Отображает только одну строку (запись). Не позволяет использовать оператор ИЛИ.
Расширенный фильтр. Отображает набор строк (записей), удовлетворяющих критериям. Допускает использование нескольких условий И и ИЛИ. Допускает использование вычисляемых критериев. Позволяет скопировать результаты применения фильтра в другое место.
18
Отбор записей с помощью средства Автофильтр
Уже из названия средства Автофильтр следует, что оно должно представлять собой простой и автоматизированный инструмент фильтрации данных. Это средство вызывается командой Данные→ Фильтр→ Автофильтр. В применении автофильтра следует различаются два случая: Фильтрация без выделения диапазона и Фильтрация выделенного диапазона.
Фильтрация без выделения диапазона
Если перед выполнением фильтрации не был выделен диапазон, то после команды Автофильтр справа от названия каждого столбца появится кнопка с раскрывающимся списком (рис. 16).
Рис 16. Результат применения команды Данные→ Фильтр→ Автофильтр.
Этот список открывают позиции Все, Первые 10... Условие... затем следуют элементы столбца, расположенные в алфавитном порядке, и завершают список пункты Пустые и Непустые. Прокрутив список, вы можете выбрать необходимый вам элемент. Сразу после этого на экране останутся лишь записи, прошедшие фильтрацию, а остальные записи будут скрыты. Заголовки отфильтрованных строк окрашены по умолчанию в синий цвет (рис. 17). Вы можете продолжить фильтрацию, указывая в списках других столбцов необходимые элементы, а можете вернуться к исходному виду
19
таблицы, отметив в списке пункт Все. Для полной отмены процедуры фильтрации нужно выполнить команду Данные→ Фильтр и убрать галочку с команды Автофильтр.
Рис. 17. Результат применения Автофильтра (фильтрация произведена по полю Группа, отобраны студенты, которые учатся в группе МаркА).
Фильтрация выделенного диапазона
Если перед вызовом команды Автофильтр был выделен диапазон ячеек, то в списках элементов для фильтрации будут указаны лишь столбцы из этого диапазона. Отметив пункт Первые 10... в раскрывающихся списках, вы сможете выбрать первые десять строк в формируемой таблице. Если указать на этот пункт в столбцах, содержащих числа, то откроется диалог Наложение условий по списку, в котором вам будет предложено выбрать критерий для отбора 10 элементов списка: наибольших или наименьших. Для столбцов, содержащих текстовые данные, критерия для отбора первых 10 записей не существует, то есть в этом случае выводятся действительно первые десять записей исходной таблицы. Кстати, количество выводимых записей вы можете изменить, задав нужное число с помощью счетчика в диалоге Наложение условий по списку.
Пользовательский автофильтр
Точные критерии для фильтрации можно задать с помощью пункта Условие, который имеется в раскрывающихся списках автофильтра (см. рис. 16). Если отметить этот пункт, то появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр (рис. 18), в который нужно ввести условие фильтрации по соответствующему столбцу. Название этого столбца отображается в верхней части диалогового окна над строками ввода условий.
20