1. Разработка отчетов
1.1. Создание отчетов
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер полезен даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.
Создание отчета с помощью мастера
В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.
Нажмите кнопку Создать.
В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет.
П
римечание.
Microsoft Access по умолчанию использует эту
таблицу или запрос как базовый источник
данных для отчета. Однако мастер
позволяет изменить источник данных, а
также выбрать поля из других таблиц
или запросов.
Нажмите кнопку OK.
Если на шаге 3 выбран мастер отчетов, мастер диаграмм или мастер наклеек, выполняйте инструкции мастера, выводящиеся в диалоговом окне. Если выбран один из мастеров автоотчетов, отчет создается автоматически.
1.2. Создание почтовых наклеек
В
окне базы данных выберите вкладкуОтчеты.Нажмите кнопку Создать.
В диалоговом окне Новый отчет выберите мастера по созданию почтовых наклеек.
Выберите таблицу или запрос, содержащие данные для наклеек, и нажмите кнопку OK.
Выполняйте инструкции, выводящиеся в диалоговых окнах мастера.
Если созданный отчет, содержащий почтовые наклейки, вас не удовлетворяет, удалите его и снова вызовите мастера.
1.3. Переключение между режимами отображения отчета
Отчеты могут быть открыты в трех режимах: в режиме конструктора, в режиме предварительного просмотра и в режиме просмотра образца. Режим конструктора используют для создания отчета или изменения структуры существующего отчета. Режим предварительного просмотра позволяет просматривать данные в том виде, в котором они будут размещаться на печатных страницах. В режиме просмотра образца выводятся основные элементы макета отчета с образцами данных, демонстрирующих представление данных в отчете.
Переключение между режимами осуществляется следующим образом:
Откройте отчет в любом режиме.
Нажмите кнопку Вид на панели инструментов, чтобы изменить режим отображения отчета.
Чтобы просмотреть список всех возможных режимов вывода отчета на экран, нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Вид.
1.4. Печать отчетов и предварительный просмотр
1.4.1. Задание параметров страницы
Откройте отчет в любом режиме.
В меню Файл выберите команду Параметры страницы.
Выберите одну из следующих вкладок, содержащую нужные параметры:
Поля. Здесь задается ширина полей, а также режим печати только данных.
Вкладка. Здесь определяется ориентация, размер бумаги, принтер.
Столбцы. Здесь задается число, размер и макет столбца только для форм, отчетов и макросов.
Нажмите кнопку OK.
Microsoft Access сохраняет заданные параметры страницы вместе с отчетом, поэтому для каждого отчета эти параметры достаточно задать один раз.